Vous utilisez une ou plusieurs imprimantes dans votre entreprise ? Sachez que les imprimantes sont considérées comme le maillon faible en termes de sécurité informatique. Or, les impressions et les copies sont essentielles pour le partage de données sensibles. Face à ce constat, il est donc urgent d’optimiser la sécurité d’impression de votre entreprise. Découvrez alors comment améliorer la sécurité de votre imprimante multifonction ou parc d’impression.

Paramétrer correctement la sécurité d’impression des imprimantes

La sécurité des documents sensibles est un enjeu majeur pour toutes les entreprises, peu importe la taille ou le secteur d’activité. C’est pourquoi toutes les marques (Brother, Canon, HP) proposent des périphériques d’impression dotées de fonctions de sécurité. En effet, les imprimantes, les photocopieurs et les scanners possèdent déjà des paramètres de sécurité intégrée dans le système d’impression. La première étape dans l’amélioration de la sécurité d’impression consiste donc à paramétrer vos multifonctions (MFP) correctement. Les nouveaux modèles d’imprimantes multifonctions disposent de plus de 250 paramètres de sécurité. Parmi les paramètres de sécurité proposés, on cite la création de mots de passe pour administrateurs et utilisateurs finaux.

Intégrer la sécurité d’impression dans la sécurité informatique

Certes, les imprimantes de grandes marques possèdent des fonctions de sécurité. Néanmoins, pour imprimer en toute sécurité, d’autres mesures s’imposent. Sachez que le niveau de sécurité par défaut des systèmes d’impression reste encore vulnérable aux cyberattaques. Pour éviter le vol ou la perte des données, il faut intégrer la sécurité d’impression à la sécurité informatique. L’objectif est de conférer aux imprimantes et autres périphériques d’impressions le même statut que l’ordinateur en termes de sécurisation. À cet effet, il faut instaurer une politique d’impression réglementant l’ensemble des travaux d’impression et des flux documentaires. C’est la clé pour rationaliser le travail d’impression et booster la productivité de l’entreprise. Cela permet d’assurer la réduction des coûts.

Surveiller les travaux d’impression au sein de l’entreprise

Pour optimiser la sécurité de vos imprimés, identifiez d’abord les problèmes d’impression. En sachant qui fait quoi, vous pouvez intervenir avec une action préventive ou résoudre le problème de manière réactive. Dès que les incidents se présentent, résolvez le problème en utilisant les outils d’impression appropriés. Pour cela, munissez-vous d’une solution de gestion électronique de documents ou GED pour surveiller les activités d’impression. Plusieurs solutions d’impression offrent une surveillance en temps réel avec des alertes et des rapports. Vous pouvez donc obtenir rapidement des informations sur les documents sensibles imprimés et consultés. Grâce à cet audit des impressions, vous êtes en mesure de comprendre les failles de sécurité et d’adopter une politique d’impression sur mesure.

Remplacer les imprimantes anciennes par de nouveaux modèles

Tout comme la technologie évolue, les virus et les logiciels malveillants deviennent de plus en plus dangereux. Pour s’adapter aux dangers, munissez-vous de meilleures imprimantes professionnelles. Le remplacement des anciennes imprimantes est essentiel pour que vos périphériques soient adaptés aux protocoles du réseau informatique. D’autres raisons sont également à prendre en compte comme la connectivité pour une impression mobile. Pour une entreprise avec un volume d’impression conséquent au quotidien, l’impression à distance est très pratique. En outre, une large gamme d’imprimantes assure une meilleure qualité d’impression couleur ou en noir et blanc. Grâce aux fonctions d’impression proposées, des documents imprimés disposent aussi de personnalisation. La compatibilité des différents types de périphériques est primordiale pour un parc d’imprimantes. Toutes les marques proposent divers systèmes d’impression, divers pilotes d’imprimante et des applications mobiles différentes.

Optimiser la sécurité d’impression des documents numériques

Depuis quelques années, la numérisation est de plus en plus pratiquée au sein des entreprises. Et pour cause, la transformation digitale facilite l’accès et le partage des données en interne et entre plusieurs sites de travail. Mais attention, la dématérialisation des documents ne garantit pas la sécurité des données. En effet, le réseau informatique ou le serveur d’impression restent susceptibles à des attaques externes. Ainsi, au même titre que les documents imprimés, il faut également sécuriser les fichiers électroniques comme les PDF. En pratique, il est recommandé d’utiliser un protocole de transfert de fichiers sécurisé comme le SFTP. Ce protocole de sécurité ajoute une couche de chiffrement qui protège les données numérisées durant le transfert.

Restreindre l’accès à l’imprimante selon l’utilisateur final

La perte de documents sensibles n’est pas toujours causée par une attaque extérieure. Dans la mesure où il n’y a pas de limitation d’accès à l’imprimante laser, vous donnez libre cours aux partages de données. Or, si des données confidentielles tombent entre les mains de personnes mal intentionnées, cela est néfaste pour l’entreprise. Pour écarter ces cas de figure, il faut restreindre l’accès à une imprimante. Fort heureusement, il existe des fonctionnalités d’impression à cet effet. Le processus d’impression peut incorporer une demande d’autorisation comme un mot de passe d’utilisateur ou un badge d’authentification. Si la personne ne dispose pas de l’autorisation, il ne peut pas lancer une impression. Notez que cette solution de gestion évite également le gaspillage des consommables d’impression comme les papiers, les cartouches d’encre ou de toner. En réduisant les dépenses liées aux fournitures, vous faites des économies sur votre budget d’impression.

Opter pour une gestion déléguée de la sécurité d’impression

Les besoins d’impression de votre entreprise sont-ils importants ? Si tel est le cas, la gestion déléguée est la solution idéale pour maîtriser votre infrastructure d’impression. Il y a de nombreux avantages pour une entreprise de déléguer la gestion des documents. En premier lieu, cela permet à votre équipe de mieux se concentrer sur le cœur du métier et donc de booster leur productivité. C’est pratique autant pour une PME que pour une grande entreprise. En second lieu, l’infogérance permet de disposer des compétences de professionnels de l’impression. C’est idéal pour disposer de services d’impression et d’outils d’impression adaptés à vos besoins. En cas de problèmes d’impression, vous disposez d’un support technique rapide pour éviter l’interruption du flux documentaire.

Bluemega, pour une sécurité d’impression optimale

Vous cherchez des solutions logicielles pour améliorer la sécurité des périphériques d’impression ? Bluemega vous propose ses services pour disposer des meilleures solutions de gestion documentaire. Plusieurs solutions sont proposées pour répondre à vos besoins et vos problèmes de gestion de documents dont le suivi d’un parc d’imprimantes et la protection des documents. Nos solutions s’adressent à différents secteurs d’activités, dont les industries et les BTP, les banques et les assurances ainsi que les administrations et les collectivités (collectivités locales et territoriales). N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur nos services et nos réalisations en matière de gestion des impressions.

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