Comment identifier un problème de gestion des impressions ?
La gestion des impressions est essentielle pour assurer la productivité dans une entreprise, une collectivité ou une administration. Il est donc dans l’intérêt de toute structure de mettre en place des solutions d’impression efficace. Mais pour cela, il faut déjà comprendre ce qu’est une mauvaise gestion d’un parc d’impression. Découvrez comment identifier les problèmes de gestion des impressions.
Quel type de problème peut-on rencontrer dans la gestion des impressions ?
Pour identifier un problème dans la gestion de l’impression dans une entreprise, une administration ou une collectivité, il faut tenir compte des différents paramètres d’impression. Ce sont ces paramètres qui déterminent l’origine du problème du parc d’imprimantes.Une gestion des impressions décentralisée
En général, quand il y a plusieurs sites de travail ou site d’entreprises, la gestion de vos périphériques d’impression est confiée à un seul responsable pour chaque site de bureau. Le problème avec cette politique d’impression est la redondance dans le déploiement de serveurs d’impression par wifi ou clé USB. Il s’agit là d’un problème majeur qu’il faut impérativement éviter, car il entraîne des problèmes d’impression sur l’aspect pratique et budgétaire. On cite une augmentation des coûts des impressions de la société au niveau de la maintenance du service informatique et des serveurs d’impression. Aussi, il est fortement recommandé de procéder à la centralisation de la gestion de l’impression pour la réduction des coûts.Une absence d’infrastructure de sécurité du parc d’impression
La numérisation (dématérialisation) des documents est essentielle pour faciliter le partage des informations au sein du bureau. Mais encore faut-il que les documents partagés restent aux mains de chaque utilisateur concerné. Aujourd’hui, hacking ou piratage informatique est courant surtout dans le domaine professionnel. Or, les systèmes d’impression par défaut des périphériques comme imprimantes multifonctions et photocopieurs sont vulnérables aux failles de sécurité. Votre entreprise a donc tout intérêt à prioriser la sécurisation des services d’impression pour éviter la fuite de documents confidentiels et de données sensibles. Aussi, une fonctionnalité de sécurité avec contrôle d’accès par authentification est requise pour avoir un parc d’impression sécurisée.Une gestion des impressions sans restriction
Le service d’impression constitue une grande part de dépense budgétaire pour une entreprise. Et pour cause, les ressources d’impression ne sont pas utilisées correctement. Elles ne servent pas uniquement à des activités d’impression pour l’entreprise. Les gaspillages sont courants dans des contextes d’impression d’entreprise standards. Pour éviter l’abus par les collaborateurs ou les employés, la gestion d’impression centralisée est le meilleur recours. Dans ce contexte, l’administrateur peut définir des restrictions du travail d’impression globale en fonction des profils d’utilisateur. Grâce à la création de profils d’imprimantes, vous limitez la capacité d’impression de documents par les employés. Les utilisateurs peuvent ajouter de la personnalisation aux documents imprimés, ce qui est pratique pour des travaux d’impression spécifiques.Un support technique aux abonnés absents
Les utilisateurs finaux des périphériques d’impression ne sont pas forcément des spécialistes en la matière. Aussi, ils peuvent se confronter à toutes sortes de problèmes techniques comme un pilote d’imprimante multifonction incompatible avec le système d’exploitation. C’est d’autant plus problématique avec un environnement d’impression composé de différents systèmes (Windows, Linux ou Mac). Un utilisateur n’ayant pas les compétences d’un technicien va se retrouver sans solution. Ce n’est là qu’un des différents problèmes rencontrés par les utilisateurs en termes de paramètres d’impression. De tels problèmes ralentissent le flux d’impression causant une perte de temps et une réduction de la productivité (workflow). Ainsi, avoir un support technique est une solution de gestion d’impression primordiale.Une mauvaise gestion des consommables d’impression
Un problème récurrent dans la gestion des impressions est la mauvaise gestion des consommables d’impression. À l’acquisition d’une imprimante laser ou d’un photocopieur (copieur), le nombre des consommables d’impression est délimité par le type de matériel d’impression. Or, dans une entreprise, administration ou collectivité, l’utilisation des imprimantes professionnelles est régulière et continue. Par conséquent, le remplacement des encres, du toner et de ramette de papier est fréquent. Avec une politique de gestion documentaire visant l’optimisation des consommables d’impression, vous pouvez faire des économies sur votre budget. Parmi les solutions contre le gaspillage, il y a l’impression en noir et blanc, une police économe en encre (Calibri) avec une taille réduite (10 ou 12) et un mode brouillon pour les documents internes.
