Votre société utilise-t-elle une ou plusieurs imprimantes ? La mise en place d’une bonne politique est essentielle pour gérer l’impression dans votre parc. Mais l’élaboration de cet outil de gestion des impressions ne s’improvise pas. Aussi, découvrez comment mettre en place une bonne politique d’impression.
Qu’est-ce qu’une politique d’impression ?
Une politique d’impression est un
ensemble de bonnes pratiques à respecter pour assurer la bonne gestion de l’impression d’une entreprise. Cet
outil de gestion des impressions doit répondre à plusieurs enjeux. On cite notamment la
réduction des coûts des impressions et de l’
impact environnemental. Comptez également la
sécurité des documents imprimés et données sensibles. Notez que chaque structure possède des besoins d’impression différents. De ce fait, les objectifs et les règles ainsi que les outils utilisés peuvent varier d’une politique d’impression à une autre.
Quels sont les critères d’une politique d’impression ?
Certes, chaque entreprise possède des besoins différents en matière d’impression. Néanmoins, certains éléments sont indispensables à une politique d’impression. Découvrez lesquels.
Réduire les coûts des impressions
L’une des raisons principales de mettre en place une politique d’impression est de
maîtriser les coûts. En effet, un parc d’impression avec imprimantes, photocopieurs, scanners ou
multifonctions peut engendrer de grosses dépenses.
Parmi les sources de dépenses, il y a le
gaspillage des consommables comme les cartouches d’encre et de toner avec des travaux d’impression à des fins personnelles (par exemple). On cite aussi le nombre de périphériques d’impression qui n’est pas compatible avec les volumes d’impression.
Pour parer à ces sources de dépenses, mettez en place une politique d’impression qui
restreint les activités d’impression à certains utilisateurs finaux. Faites également un audit de votre parc d’imprimantes multifonctions (mfp) pour faire correspondre le matériel d’impression et le volume d’impression.
Ainsi, une bonne politique d’impression permet de
maîtriser votre budget d’impression et de
faire des économies.
La sécurité des données d’impression et documents imprimés
Selon la nature de votre activité, vous pouvez être amené à traiter des
données sensibles et confidentielles. Aussi, la sécurisation des données imprimées doit être au cœur de votre politique d’impression.
Aussi, incluez dans votre politique d’impression des
mesures et des
protocoles de sécurité stricts. Pour les fichiers numériques, le cryptage (chiffrement) est indispensable afin d’éviter la perte ou le vol de données confidentielles.
Concernant les documents imprimés, il faut
surveiller et contrôler les flux d’impression. En pratique, utilisez un logiciel de gestion des documents imprimés comme une solution
de gestion électronique de documents (GED) est appropriée. Cet outil permet de réaliser une impression sécurisée avec des fonctions comme le
monitoring, les
alertes et l’
authentification (badge) des utilisateurs.
Imprimez en toute sécurité en vous équipant de la
meilleure solution d’impression adaptée à vos besoins et objectifs.
Améliorer la productivité de votre structure
Vous êtes à la tête d’une startup, d’une PME ou d’un grand groupe ? La
productivité est un enjeu majeur pour toutes les entreprises. La question étant : votre service d’impression participe-t-elle à cet objectif ?
Une bonne politique d’impression doit permettre l’
optimisation du processus d’impression. Autrement dit, votre infrastructure d’impression doit permettre d’
imprimer facilement et rapidement. En pratique, demandez-vous quelles sont les solutions pour gagner du temps et optimiser la productivité. Faut-il donner aux utilisateurs un libre accès à toutes les fonctionnalités du système d’impression ou en restreindre certaines ?
Pour permettre aux collaborateurs d’assimiler une nouvelle politique d’impression, prévoyez une phase de
sensibilisation et de
formation.
Favoriser la mobilité et la satisfaction des utilisateurs
Pour optimiser le gain de temps et la productivité d’une entreprise, optez pour des technologies et des outils dédiés. Parmi les tendances à cet effet, il y a la pratique du
BYOD et plus précisément de l’
impression mobile.
Imprimer avec des appareils mobiles dans l’environnement de travail
simplifie et accélère le travail d’impression. Plus besoin de se déplacer vers une imprimante multifonction pour lancer un travail d’impression. Vous pouvez le faire depuis votre bureau, voire même depuis un autre site.
Cette technologie procure donc
le confort et l’aisance dans la réalisation des activités d’impression. C’est un atout, car elle participe à la
satisfaction des utilisateurs. Voilà un point à ne pas négliger dans votre politique d’impression.
Pour imprimer à partir d’un smartphone ou une tablette, familiarisez-vous avec les
règles indispensables en impression mobile.
L’impact environnemental des impressions
À notre époque, la question de l’
impact environnemental est une des principales préoccupations des entreprises. L’objectif est de réduire au maximum l’
empreinte carbone de sa structure pour ne pas être cataloguée comme « polluante ».
À cet égard, pratiquer une
activité d’impression éco-responsable est capital. La politique d’impression doit en premier lieu s’intéresser au volume d’impression. Il faut procéder à la
dématérialisation des documents d’entreprise et
réduire les travaux d’impression au nécessaire.
Ensuite, il y a la question de la
consommation d’énergie. Faut-il acheter une nouvelle gamme d’imprimantes laser ou jet d’encre pour une meilleure performance énergétique ? Sinon, préférez-vous paramétrer les systèmes d’impression pour une extinction et un allumage automatique ?
Pour approfondir le sujet, apprenez quelques
conseils pour une gestion des impressions éco-responsables.
Faut-il faire appel à des spécialistes pour écrire une politique d’impression ?
Mettre en place une bonne politique d’impression n’est pas une tâche aisée. Cela requiert de bien connaître les besoins de son parc de périphériques d’impression et les normes NF en vigueur. Dans ce contexte, les services de professionnels de l’impression sont donc les bienvenus.
En plus de rédiger la politique d’impression, la
gestion déléguée ou l’infogérance peut même s’avérer utile, voire même indispensable. Il est question de
services d’impression gérés ou
Managed Print Services (MPS). Cette alternative est idéale pour disposer de l’expertise de professionnels en cas de pannes ou d’incidents. De plus, vous profitez de solutions d’impression sur mesure à votre structure.
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