La dématérialisation des documents : quels sont les risques pour l’entreprise ?
La dématérialisation des documents : quels sont les risques pour l’entreprise ?
novembre 6, 2022
Vous souhaitez numériser ou dématérialiser vos documents d’entreprise ? A l’ère du numérique, dématérialiser les documents est un atout, voire une nécessité. Mais avant de vous lancer dans ce projet, informez-vous en premier lieu sur les potentiels inconvénients. Découvrez les risques de la dématérialisation des documents.
Pourquoi procéder à la dématérialisation des documents ?
À l’heure actuelle, la dématérialisation des documents n’est plus une simple tendance, mais une véritable nécessité pour les entreprises et organisations. Et pour cause, l’utilisation de documents numériques ou fichiers numériques est devenue indispensable dans le milieu professionnel. En effet, toutes structures sont dans l’obligation d’émettre et de recevoir des documents numérisés comme des factures électroniques (factures clients et factures fournisseurs). Cela est effectif depuis le 1er janvier 2020 pour toutes les entreprises traitant avec le secteur public. D’ailleurs, à partir de 2024, ce sont toutes les entreprises françaises qui sont sujettes à la dématérialisation des factures. Aussi, procurez-vous au plus vite une solution de dématérialisation des documents pour se conformer aux normes NF en vigueur.
Quels sont les risques de la dématérialisation des documents ?
Les potentiels risques de la dématérialisation des documents concernent principalement la sécurité des données et des documents électroniques.
Les risques de cyberattaque
La transformation numérique va de pair avec les risques de cyberattaque. En effet, le format électronique n’est pas sans risque lorsque le niveau de sécurité est faible. Les risques peuvent prendre plusieurs formes dont la cybercriminalité. Cette activité criminelle vise la destruction ou le vol de données à des fins de sabotage ou d’espionnage. Les pirates informatiques peuvent voler les documents dématérialisés via l’intrusion de logiciels malveillants dans le système d’information. Il est donc impératif de sécuriser les documents sensibles comme les documents comptables. Voilà pourquoi, il faut optimiser la sécurité des données dès le début du processus de dématérialisation.
Les risques de perte de données sensibles et confidentielles
Outre les attaques extérieures, craignez également les problèmes en interne. En effet, si la gestion des documents numériques n’est pas bien encadrée, cela peut engendrer toutes sortes de risques. Parmi ces risques, il y a la perte de données par accident ou négligence d’un utilisateur. Que faire si des documents sensibles ou confidentiels sont supprimés définitivement ou sont endommagés ? De plus, ne négligez pas non plus le fait que des collaborateurs peuvent avoir de mauvaises intentions. Prêtez surtout attention aux droits d’accès aux documents entrants et sortants. Il ne faut surtout pas compromettre la disponibilité, l’intégrité et l’authenticité de chaque document numérisé.
Les contraintes de la gestion documentaire
En plus des risques de la sécurité des données, sachez qu’un projet se heurte à certaines contraintes. Parmi les points à voir, il y a la question du stockage des documents. À mesure que le temps passe, les données stockées s’amoncellent. Les besoins en matériels performants et modulables vont donc se faire sentir. Et qui dit « nouveaux matériels » dit « budget conséquent ». Ajoutez à cela la mise en place d’une bonne logistique de gestion des documents. Il faut mettre en place un bon plan de classement ou arborescence pour hiérarchiser les fichiers. Il y a aussi l’indexation qui nécessite de bien choisir les métadonnées selon la catégorie du document dématérialisé.
Pour mener à bien votre projet, familiarisez-vous avec les étapes d’une bonne dématérialisation des documents.
Comment parer aux risques de la dématérialisation ?
Les risques liés à la dématérialisation ne sont pas insurmontables. Découvrez les deux solutions à cet effet.
Utiliser un bon logiciel de numérisation de documents
Pour capturer vos documents papier et procéder à la dématérialisation, il vous faut un outil dédié à cet effet. Un large choix de solutions de numérisation est disponible sur le marché, mais sachez que toutes ne se valent pas. En choisissant une bonne solution de dématérialisation, vous pouvez profiter de nombreux avantages. On cite la gestion du flux de documents et la sécurisation des données dématérialisées. Si votre besoin principal est la gestion des documents, optez pour un logiciel de GED (gestion électronique de documents). Si c’est la sécurité des données, optez pour un SAE (Système d’archivage électronique) avec un coffre-fort numérique.
Pour disposer d’un bon logiciel de dématérialisation, adoptez les bons critères de choix.
Faire appel à un des experts en dématérialisation et en gestion documentaire
Dématérialiser les documents d’entreprise n’est pas une tâche aisée, surtout si vous ne savez pas comment vous y prendre. Il y a plusieurs règles à suivre pour réussir votre projet. D’autant plus qu’il faut respecter des normes en sécurisation des documents conformément au RGPD. Pensez également au temps qu’il faut pour se familiariser avec les nouveaux processus métiers pour le traitement des documents. Dans ce contexte, déléguer la réalisation du projet de dématérialisation, voire même de la gestion des documents, est à considérer. Cela permet de gagner du temps, de la productivité tout en profitant des services de professionnels pour former les utilisateurs.
Où trouver une solution de dématérialisation des documents ?
Vous cherchez une solution pour dématérialiser une partie ou l’ensemble des documents de votre entreprise ? Contactez BLUEMEGA, le fournisseur de référence pour les solutions logicielles de gestion documentaire.
Nous vous proposons un panel de solutions de numérisation en mode Saas pour dématérialiser tous types de documents. On cite les factures, les bulletins de paie, les contrats de travail, les documents administratifs, etc. Nos solutions logicielles s’adressent à tous les types de structures : entreprises privées, administrations et collectivités territoriales.
N’attendez plus pour dématérialiser vos documents en toute sécurité avec nos solutions de dématérialisation et de gestion documentaire.
« Mon arrivée chez Bluemega est le fruit d’un
concours de circonstances : un soir de réveillon, en discutant boulot avec Marion (développeuse chez
KPAX), j’ai réalisé que j’avais besoin de changement. Après 12 ans dans une entreprise « à
l’ancienne », j’ai postulé chez Bluemega, un milieu technologique où je savais que je me sentirais
plus à l’aise.
Dès les entretiens, le courant est passé. Pas
de filtres, pas de retenue, juste de l’écoute et de la confiance – une ambiance de travail que je
n’avais jamais connue. Dès la première semaine, un kick-off en Tunisie m’a permis de créer des liens
solides avec les équipes.
J’ai eu l’opportunité de faire du
télétravail, ça a été un défi majeur car il a fallu changer mes habitudes mais j’ai appris à mieux
gérer mon autonomie, tout en bénéficiant de la confiance accordée par Bluemega. Bien sûr, le
télétravail a eu ses inconvénients, comme mes quelques kilos en trop – heureusement reperdus depuis
!
Ce qui m’a marqué chez Bluemega, c’est la
fluidité des échanges entre services, et l’efficacité des réunions trimestrielles qui vont à
l’essentiel. Ici, chacun contribue équitablement et dans un esprit de collaboration.
L’arrivée d’un nouveau responsable en 2022 a
été un vrai tournant pour moi. Son écoute et ses échanges constructifs m’ont apporté un « vent de
fraîcheur ». Grâce à sa bienveillance et au soutien constant de mon équipe, je me sens épaulé et
encouragé à progresser.
Mon conseil à quelqu’un qui souhaiterait nous
rejoindre ? Restez authentique ! Ici, on valorise l’authenticité et l’esprit familial. J’ai trouvé
l’équilibre parfait entre professionnalisme et ambiance conviviale – un équilibre rare et précieux.
»
Clement
Responsable partenaires
« J’ai rejoint Bluemega en 2002. Deux ans
plus tard, j’ai souhaité découvrir de nouveaux horizons, mais en 2006, j’ai fait mon retour… cette
fois pour de bon. Cette fidélité reflète la culture unique de Bluemega, fondée sur des valeurs
essentielles à mes yeux : l’autonomie, la bienveillance, et un véritable esprit collectif.
Ce que j’apprécie le plus ici, c’est
l’autonomie qu’on nous accorde et la collaboration qui unit les équipes. L’ambiance est vraiment
collective, sans barrières entre les services, ce qui facilite les échanges. Peu importe d’où l’on
vient ou notre âge, une bienveillance commune nous unit. Des moments forts comme les réunions
trimestrielles ou le kick-off annuel renforcent cette alchimie et contribuent à notre succès.
Bluemega évolue sur un marché très
spécifique, et c’est grâce à cela que nous avons développé des compétences uniques. C’est ce qui
nous distingue et nous permet d’avancer en confiance.
Je suis particulièrement fier d’avoir
contribué à transformer Bluemega : de ses débuts parfois complexes, nous avons construit une
entreprise solide et performante. Pour ceux qui souhaitent nous rejoindre, mon conseil est simple :
pour réussir, il suffit de s’investir et de bien communiquer car le travail paie toujours. »
Oliver
Responsable partenaires
A mon arrivée chez Bluemega, j’ai été chaleureusement accueilli pour mes compétences techniques et mes
atouts personnels.Depuis, la culture du challenge, couplée à l’exigence de communications saines et
productives, m’ont permis de m’épanouir professionnellement.
Mon évolution contribue à l’évolution de Bluemega, et cette concordance des destins génère une efficacité
redoutable.
Etienne
Développeur web leader
En 2010, Séb m’a proposé une mission en me précisant « bon ça peut faire pschit ».
On m’a confié la mission de « récupérer » et « poursuivre » l’activité de la société CNMB que nous venions de racheter.
En 2011, cette activité faisait X2.
En 2013, nous étions une poignée de salariés à reprendre les rênes de Bluemega.
En 2021 … quel chemin parcouru, quelle chance de participer à cette belle aventure professionnelle et humaine.
Damien
Responsable partenaires
Arrivé chez Bluemega en tant que première recrue externe, je me suis vite rendu compte que cette société était différente des autres quand, à la première réunion générale mon président était déguisé en « télétubbies » et mon directeur général en « bob l’éponge » (photo disponible).
Bluemega m’a d’abord permis d’évoluer du métier d’administrateur système et réseau à consultant avant-vente. Et ce nouveau challenge m’a donné la chance de parcourir la France pour installer et faire la promotion de ces solutions. Aujourd’hui pour développer le business KPAX, j’ai la chance de voyager et d’échanger avec gens dans le monde. Ils devaient être des collègues et se sont devenu des amis 🙂
Dimitri
Consultant technique
Parce que j’ai grandi autant professionnellement que personnellement très proche d’Olivier, il m’a toujours demandé pourquoi je ne venais pas rejoindre l’équipe Bluemega.
J’ai voulu suivre mon chemin mais en 2019 j’ai enfin compris qu’au-delà de notre amitié, il y avait surtout ce petit truc qui nous lie : notre état d’esprit… et qui est aussi celui de Bluemega.
J’ai rejoint l’équipe commerciale en janvier 2020 et depuis ce jour pas une seule fois je ne regrette mon choix.
Sauf peut-être de ne pas l’avoir fait avant 😊
Je me sens à ma place ! Nous sommes travailleurs, solidaires, enthousiastes, attentifs aux autres et surtout nous ne nous prenons pas au sérieux. Le cadre idéal pour se réaliser !
Chaque individu de la BueTeam est l’ingrédient spécial d’une recette qui fonctionne, « Luminomagifantastic » ! J’ai gardé mon âme d’enfant, je crois que tout est possible, et ici encore plus !
Mon évolution va de pair avec celle que je vise pour chacun de mes clients-partenaires : notre croissance, notre réussite !
(Et petit message à mes collègues qui rient de ma précision lors de mon entretien d’embauche sur le fait que je ne suis pas « une conquête » : c’est Vous qui m’avez conquise ! Merci ! 😊)
Anne peg
Responsable partenaires
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