Vous est-il déjà arrivé d’appuyer sur le bouton d’impression et d’oublier de récupérer votre document à la sortie de l’imprimante ? Ou pire encore, ce document contenait des informations confidentielles et une simple erreur s’est transformée en problème de sécurité ? Vous n’êtes pas le seul. L’impression sur le lieu de travail pose souvent ce type de problèmes. Sans une configuration adéquate, l’impression directe au sein d’un effectif important peut poser des problèmes de flux de travail et de sécurité. Mais il existe une solution simple : un logiciel de gestion doté d’une fonctionnalité de libération d’ impression.

Qu’est-ce que la libération sécurisée des impressions ?

La libération sécurisée des impressions est une forme de récupération contrôlée des travaux d’impression. Il s’agit d’un programme qui vous permet d’imprimer vos documents de manière sûre et pratique, sans vous soucier d’envoyer vos documents à la mauvaise imprimante ou de les laisser sans surveillance dans le bac de sortie. Au lieu de cela, vous pouvez envoyer vos documents dans une file d’attente virtuelle, puis libérer les travaux d’impression sur l’imprimante ou la station de libération de votre choix en utilisant la méthode d’autorisation de votre choix (code PIN, carte d’identité, appareil mobile, etc.). La libération sécurisée des impressions peut vous aider à gagner du temps, de l’argent et des ressources en réduisant les erreurs d’impression, les déchets et les réimpressions. Elle peut également vous aider à renforcer la sécurité et la confidentialité en empêchant l’accès non autorisé à vos documents. Enfin, elle peut améliorer l’expérience de l’utilisateur en lui donnant plus de souplesse et de contrôle sur ses impressions.  

Comment fonctionne la libération sécurisée de l’impression ?

Pour comprendre le fonctionnement de la libération sécurisée des impressions, commençons par le contexte de l’impression directe et des files d’attente d’impression partagée. L’impression directe est ce que vous rencontrez habituellement à la maison ou sur un petit lieu de travail. Vous appuyez sur « imprimer » et le document commence immédiatement à s’imprimer. L’impression directe signifie que le périphérique client communique directement avec l’imprimante qui commence à imprimer automatiquement dès que vous appuyez sur « Imprimer ». La différence entre cette configuration et l’impression sur le lieu de travail est une file d’attente d’impression partagée – une configuration d’impression qui permet à plusieurs utilisateurs d’envoyer des travaux d’impression à une imprimante ou à un groupe d’imprimantes partagées. Certains lieux de travail disposent d’imprimantes de bureau personnalisées, mais pour réduire les dépenses de fonctionnement et/ou d’investissement, de nombreuses organisations louent un parc d’imprimantes à partager par le personnel. L’impression directe a son temps et sa place, mais dans un environnement de file d’attente d’impression partagée, elle peut être à l’origine de nombreux problèmes, tels que des messages d’erreur perpétuels « Spooling error » et des documents oubliés ou égarés. La libération sécurisée de l’impression place immédiatement votre travail d’impression en attente dans une file d’attente de mise en attente/libération. Le document ne sera libéré qu’une fois que l’utilisateur se sera authentifié sur l’appareil en confirmant son identité en tant que propriétaire et initiateur du document. Cela signifie que l’impression n’est pas directe par défaut. C’est l’utilisateur qui contrôle le lancement et la récupération du travail d’impression.  

Secteurs d’activité bénéficiant de la validation d’impression sécurisée

La validation d’impression sécurisée est d’abord un outil de sécurité et d’habilitation, mais elle est bénéfique pour un grand nombre de secteurs et offre de multiples avantages :

• L’éducation :

Les écoles et les universités peuvent utiliser la libération d’impression sécurisée pour protéger les dossiers des étudiants, les examens, les notes et les devoirs des regards indiscrets. Elles peuvent également l’utiliser pour gérer les coûts d’impression et les quotas pour les étudiants et le personnel.

• Soins de santé :

Les hôpitaux et les cliniques peuvent utiliser la libération d’impression sécurisée pour se conformer aux réglementations de cybersécurité qui protègent les données des patients et les informations sur la santé. Ils peuvent également l’utiliser pour réduire le gaspillage de papier et rationaliser les flux de travail.

• Juridique :

Les cabinets d’avocats et les tribunaux peuvent utiliser la validation d’impression sécurisée pour protéger les dossiers des clients, les contrats, les preuves et les documents judiciaires contre tout accès non autorisé. Ils peuvent également l’utiliser pour suivre les activités d’impression et la facturation des clients et des affaires.

• Finance :

Les banques et les cabinets comptables peuvent utiliser la validation d’impression sécurisée pour prévenir la fraude et l’usurpation d’identité en sécurisant les données, les transactions, les rapports et les relevés des clients. Ils peuvent également l’utiliser pour optimiser l’efficacité de l’impression et contrôler les coûts des consommables d’impression.

Avez-vous besoin d’envisager un logiciel de libération d’impression pour votre entreprise ?

Si vous souhaitez améliorer la sécurité, l’efficacité et la durabilité de vos activités d’impression, un logiciel de libération d’impression peut vous apporter les avantages suivants :

• Sécurité : Protégez vos documents confidentiels de la vue ou du vol par d’autres personnes.
• Flux de travail : Réduction des erreurs d’impression, du gaspillage et des réimpressions.
• Réduction des coûts : Économisez sur le papier, le toner et l’énergie.
• Visibilité : Suivi de l’activité et des coûts d’impression.
• Gouvernance : Respect des réglementations légales ou sectorielles.
• Expérience utilisateur : Améliorez la satisfaction et la productivité de vos utilisateurs.

 

Libération sécurisée des impressions par PaperCut Software

La fonction de libération sécurisée des impressions de PaperCut est disponible avec nos produits PaperCut MF, PaperCut Hive et PaperCut Pocket. Avec la fonction d’impression sécurisée de PaperCut, vous pouvez :

• Envoyer vos documents dans une file d’attente virtuelle et les publier sur n’importe quelle imprimante grâce à l’impression Find-me – une superposition de la fonction de libération d’impression sécurisée qui crée une expérience d’impression des plus pratiques.
• Utiliser votre propre appareil comme station de validation personnelle avec Mobility Print , PaperCut Pocket , ou PaperCut Hive
• Utilisez 2FA ou MFA pour vous authentifier auprès de l’imprimante via un code PIN, une carte d’identité, un appareil mobile ou un code QR.
• Définir des règles et des politiques pour imposer l’impression recto-verso, l’impression en niveaux de gris ou la limitation du nombre de pages avec Print Deploy.

PaperCut Secure Print Release fonctionne avec n’importe quelle marque ou modèle d’imprimante, n’importe quel système d’exploitation ou périphérique, et n’importe quel environnement réseau ou cloud. Il est facile à installer, à configurer et à utiliser. Il bénéficie de la confiance de plus de 150 millions d’utilisateurs dans 96 000 entreprises réparties dans 195 pays.

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Rédigé par Kieron Byatt, Journaliste tech de renom

Au-delà de son amour pour l’impression, le premier et le seul journaliste interne de PaperCut est un amateur de hip-hop, de jazz, de bandes dessinées, de baskets, de sport, de roman policier dur, de nachos et de whisky. Quand il n’est pas un fléau sur le nombre de mots pour le blog et les communications de notre équipe marketing, il écrit ailleurs sur ses diverses obsessions, notamment The Guardian, DJBooth et CBR. Pour conserver son physique de Lex Luthor, Kieron joue au football et au basket-ball, à l’haltérophilie et à la course sur de longues distances. Inspiré et traduit de l’article de PaperCut : Print release: what it is and why it matters    

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