Vous souhaitez améliorer le processus d’impression de votre entreprise ou organisation. Le BYOD est une solution d’impression en vogue auprès des entreprises privées, en particulier pour les TPE et PME. Ce concept permet d’imprimer des documents depuis des équipements personnels, soient des appareils mobiles. Mais cela n’est pas sans risque. Focus sur la relation BYOD et Sécurité imprimante : avantages, inconvénients, bonnes pratiques.

Rappel : Qu’est-ce que le BYOD ?

Pour faire simple, le BYOD ou « Bring Your Own Device » est un concept encourageant l’utilisation des équipements personnels au travail. À titre d’exemple, vous pouvez imprimer un document PDF ou une photo en utilisant votre appareil mobile. On parle d’impression mobile qui permet de connecter une imprimante wifi à votre smartphone, votre tablette ou votre ordinateur portable. Le BYOD est surtout populaire auprès des startups et des PME, car il permet de réduire les charges de l’entreprise. Cela peut aussi s’avérer intéressant pour une grande entreprise, surtout dans le cadre de la numérisation ou la dématérialisation des documents.

Quels sont les avantages et les inconvénients du BYOD ?

Pratiquer le BYOD, notamment l’impression mobile, présente à la fois des avantages et des inconvénients pour les professionnels. Découvrez lesquels.

Les avantages du BYOD pour le service d’impression

Le BYOD présente plusieurs avantages pour les proffesionnels, surtout pour les services d’impression. Puisque l’utilisateur connaît déjà les outils, le temps d’adaptation est court. Imprimer directement depuis des smartphones ou des tablettes permet aux collaborateurs d’être plus efficaces. Outre la productivité, le BYOD procure confort et souplesse aux utilisateurs dans leur environnement de travail. Les utilisateurs ressentent donc une certaine liberté. Pour l’entreprise, le BYOD permet la réduction des coûts de fonctionnement sans l’achat de nouveaux équipements. Cela améliore aussi l’image de l’entreprise avec cette idée de souplesse dans le management au travail.  

Les inconvénients du BYOD pour la sécurité imprimante

Les grands principaux inconvénients du BYOB concernent la sécurité des données et la pérennité de l’équipement. Les outils personnels peuvent causer la perte ou le vol de données confidentielles dus au faible niveau de sécurité informatique. En effet, un utilisateur peut causer à son insu l’intrusion de logiciel malveillant dans le système informatique de l’entreprise. De plus, l’utilisateur met également l’entreprise en difficulté si l’appareil mobile contenant des informations professionnelles est perdu ou volé. En dernier, les outils personnels peuvent s’abimer plus rapidement en étant sollicités au travail et à la maison. D’ailleurs, sachez qu’en cas de panne, les frais sont à la charge de l’utilisateur. Pour optimiser la sécurité imprimante de votre entreprise, surveillez les menaces potentielles.

Comment optimiser la sécurité imprimante ?

Découvrez les mesures à prendre pour assurer la sécurité des données tout en utilisant le BYOB.

Utiliser des outils dédiés à l’impression

Pour sécuriser les données d’entreprise, utilisez des outils dédiés à des usages professionnels. Il est impératif de séparer les usages à caractère personnel et professionnel. Autrement dit, l’impression mobile doit se faire avec des appareils mobiles dédiés à cet usage. C’est une mesure qui assure la sécurité des données de l’entreprise et les informations personnelles des collaborateurs. Si vous souhaitez quand même permettre l’utilisation des équipements personnels, subordonnez cette pratique par une autorisation au préalable. Cette autorisation doit être délivrée par un responsable comme l’administrateur réseau et le chef du service d’impression.

Instaurer une politique d’impression

Pour assurer l’intégrité et la confidentialité de vos documents d’entreprise, il est essentiel de mettre en place des protocoles de sécurité. Pour ce faire, instaurez une politique d’impression avec des règles d’utilisation et des interdits (ex : téléchargement sur des sites frauduleux). Cette politique de sécurité doit mettre en avant des mesures de contrôle d’accès aux périphériques d’impression (imprimante, scanner, photocopieur, fax, etc.). Il peut s’agir d’un badge, d’un compte utilisateur avec mot de passe, d’un code PIN, etc. Ainsi, seuls les personnels autorisés peuvent lancer l’impression sur les imprimantes multifonctions (Mfp). Bien entendu, une sensibilisation et une formation des utilisateurs finaux sont à prévoir pour assurer le respect de la politique d’impression.

Suivre et contrôler l’environnement d’impression

Une vulnérabilité ou faille de sécurité peut se produire à n’importe quel moment. Pour parer les menaces potentielles, il faut pouvoir les identifier. L’utilisation d’un logiciel de gestion des impressions est recommandée. Non seulement vous pouvez sécuriser vos travaux, mais vous disposez de fonctionnalités pour gérer le flux d’impression. Vous pouvez voir qui effectue une impression et sur quel périphérique. Il y a même des fonctions qui permettent de recueillir des données statistiques et des analyses. Ces fonctionnalités sont essentielles pour rationaliser le travail d’impression et éviter les gaspillages des consommables (papiers et cartouches d’encre).

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