Comment choisir un logiciel de dématérialisation des documents ?
Comment choisir un logiciel de dématérialisation des documents ?
septembre 9, 2022
Vous souhaitez réaliser un projet de dématérialisation des documents d’entreprise ? La digitalisation des documents n’est plus une tendance, c’est une nécessité pour chaque entreprise afin de mener à bien ses activités. Pour dématérialiser ou numériser des documents-papier, vous avez besoin d’un outil dédié à la transformation numérique et à la gestion documentaire. La question étant : quel logiciel de dématérialisation de documents utilisés ? Découvrez les 5 critères pour bien choisir la solution logicielle et passer du support-papier au format électronique.
Quels sont les besoins en dématérialisation de documents ?
Chaque entreprise possède ses propres besoins dans le processus de dématérialisation. Pour certains, la dématérialisation de l’ensemble des documents est nécessaire pour obtenir une base de données « zéro papier ». Pour d’autres, le format papier est toujours d’actualité, mais doit être limité à l’essentiel pour réaliser une réduction des coûts. De ce fait, pour disposer d’une solution sur mesure, définissez en premier lieu les besoins en matière de digitalisation. Quels sont les domaines qui requièrent des données dématérialisées ensuite ? Puis quels sont les processus métiers à améliorer pour gagner du temps ? Posez-vous les bonnes questions pour connaitre les besoins et les solutions adaptées.
En cas de besoin, faites-vous accompagner par un spécialiste pour réussir la dématérialisation des documents.
De quelle taille et secteur d’activité est l’entreprise ?
Les besoins d’une entreprise peuvent être orientés en fonction de sa taille. En effet, le flux de documents d’une TPE ou d’une PME ne sera pas le même que celui d’un grand groupe. Le secteur d’activité est également à prendre en compte pour bien définir les besoins nécessaires. Chaque domaine possède des besoins spécifiques ce qui peut nécessiter des outils dédiés et des demarches différents . Pour certaines entreprises, le plus important concerne peut-être la compatibilité. Il faut savoir que les factures électroniques sont de plus en plus plébiscitées, voire même indispensables. Dans d’autres cas, le plus important est peut-être le stockage et l’archivage numérique.
Quelles sont les fonctionnalités du logiciel ?
Une fois que vous savez quels sont les besoins en numérisation, il faut maintenant se demander quels sont les outils qui peuvent y répondre. Pour bien choisir votre logiciel de dématérialisation, attardez-vous sur les fonctionnalités proposées. À cet effet, la première fonction essentielle est un système OCR (ou ROC). Cette reconnaissance de caractères permet de numériser les documents imprimés au format électronique. Bien entendu, un projet de dématérialisation ne s’arrête pas à cette unique fonction. Vous avez besoin d’autres fonctions pour assurer la diffusion, le stockage et l’archivage électronique. La sécurisation des documents numérisés est également à prendre en compte.
Le logiciel de dématérialisation est-il flexible et évolutif ?
À mesure que votre structure évolue, ses besoins vont également devenir plus grands. C’est d’autant plus vrai dans la mesure où la numérisation de documents entraîne un gain de temps et une augmentation de la productivité. Il ne faut donc pas penser sur le court terme, voyez loin en imaginant les perspectives d’évolution qui s’offrent à vous. Pour profiter des bénéfices de la dématérialisation, il faut s’orienter vers une solution capable de prendre en charge vos besoins sur le long terme. Optez pour une solution de dématérialisation évolutive comme une solution GED en mode Saas. Doté de mises à jour régulières, ce type de logiciel de GED est conçu pour évoluer et s’adapter aux besoins des utilisateurs.
Combien coûte la solution de dématérialisation ?
Quelle que soit le logiciel de dématérialisation que vous utilisez pour la transformation digitale, cela va assurément engendrer un coût. Bien que ce critère soit cité en dernier, il n’en est pas le moindre. Au contraire, le coût de la démarche de dématérialisation des documents doit tenir compte de tous les éléments cités ci-dessous. Si vous optez pour des outils de gestion documentaire en Saas, le coût d’utilisation est proposé sous forme d’abonnement mensuel. Vous pouvez choisir entre plusieurs formules selon les fonctionnalités recherchées (capture de documents, automatisation des processus de traitement des documents, gestion centralisée et sécurisée, etc.).
Aussi, peu importe la solution sélectionnée (logiciel ERP ou GED), analysez minutieusement le coût sur le long terme.
Où se procurer un logiciel de dématérialisation ?
Vous ne savez pas où vous procurer un logiciel de dématérialisation et de gestion des documents dématérialisés ? Adressez-vous à Bluemega, le spécialiste des solutions logicielles à destination des professionnels.
Secteur privé ou public, nous proposons des solutions logicielles pour tous les types de structure, quels que soient la taille et le secteur d’activité. Cela va des entreprises privées aux collectivités territoriales en passant par les administrations. Nos solutions de dématérialisation permettent de dématérialiser tous types de documents. Il est question de dématérialisation des factures (factures fournisseurs et factures clients), des bulletins de paie, des bons de commande, des documents administratifs, etc.
Aussi, n’attendez plus pour disposer de la solution sur mesure pour faire la transition numérique de votre entreprise ou organisation chez Bluemega.
Parce que j’ai grandi autant professionnellement que personnellement très proche d’Olivier, il m’a toujours demandé pourquoi je ne venais pas rejoindre l’équipe Bluemega.
J’ai voulu suivre mon chemin mais en 2019 j’ai enfin compris qu’au-delà de notre amitié, il y avait surtout ce petit truc qui nous lie : notre état d’esprit… et qui est aussi celui de Bluemega.
J’ai rejoint l’équipe commerciale en janvier 2020 et depuis ce jour pas une seule fois je ne regrette mon choix.
Sauf peut-être de ne pas l’avoir fait avant 😊
Je me sens à ma place ! Nous sommes travailleurs, solidaires, enthousiastes, attentifs aux autres et surtout nous ne nous prenons pas au sérieux. Le cadre idéal pour se réaliser !
Chaque individu de la BueTeam est l’ingrédient spécial d’une recette qui fonctionne, « Luminomagifantastic » ! J’ai gardé mon âme d’enfant, je crois que tout est possible, et ici encore plus !
Mon évolution va de pair avec celle que je vise pour chacun de mes clients-partenaires : notre croissance, notre réussite !
(Et petit message à mes collègues qui rient de ma précision lors de mon entretien d’embauche sur le fait que je ne suis pas « une conquête » : c’est Vous qui m’avez conquise ! Merci ! 😊)
Anne peg
Responsable partenaires
Our Spring Sale Has Started
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En 2010, Séb m’a proposé une mission en me précisant « bon ça peut faire pschit ».
On m’a confié la mission de « récupérer » et « poursuivre » l’activité de la société CNMB que nous venions de racheter.
En 2011, cette activité faisait X2.
En 2013, nous étions une poignée de salariés à reprendre les rênes de Bluemega.
En 2021 … quel chemin parcouru, quelle chance de participer à cette belle aventure professionnelle et humaine.
Damien
Responsable partenaires
A mon arrivée chez Bluemega, j’ai été chaleureusement accueilli pour mes compétences techniques et mes atouts personnels.Depuis, la culture du challenge, couplée à l’exigence de communications saines et productives, m’ont permis de m’épanouir professionnellement.
Mon évolution contribue à l’évolution de Bluemega, et cette concordance des destins génère une efficacité redoutable.
Etienne
Développeur web leader
Arrivé chez Bluemega en tant que première recrue externe, je me suis vite rendu compte que cette société était différente des autres quand, à la première réunion générale mon président était déguisé en « télétubbies » et mon directeur général en « bob l’éponge » (photo disponible).
Bluemega m’a d’abord permis d’évoluer du métier d’administrateur système et réseau à consultant avant-vente. Et ce nouveau challenge m’a donné la chance de parcourir la France pour installer et faire la promotion de ces solutions. Aujourd’hui pour développer le business KPAX, j’ai la chance de voyager et d’échanger avec gens dans le monde. Ils devaient être des collègues et se sont devenu des amis 🙂