Comment identifier un problème de gestion des impressions ?
Comment identifier un problème de gestion des impressions ?
mars 11, 2022
La gestion des impressions est essentielle pour assurer la productivité dans une entreprise, une collectivité ou une administration. Il est donc dans l’intérêt de toute structure de mettre en place des solutions d’impression efficace. Mais pour cela, il faut déjà comprendre ce qu’est une mauvaise gestion d’un parc d’impression. Découvrez comment identifier les problèmes de gestion des impressions.
Quel type de problème peut-on rencontrer dans la gestion des impressions ?
Pour identifier un problème dans la gestion de l’impression dans une entreprise, une administration ou une collectivité, il faut tenir compte des différents paramètres d’impression. Ce sont ces paramètres qui déterminent l’origine du problème du parc d’imprimantes.
Une gestion des impressions décentralisée
En général, quand il y a plusieurs sites de travail ou site d’entreprises, la gestion de vos périphériques d’impression est confiée à un seul responsable pour chaque site de bureau. Le problème avec cette politique d’impression est la redondance dans le déploiement de serveurs d’impression par wifi ou clé USB. Il s’agit là d’un problème majeur qu’il faut impérativement éviter, car il entraîne des problèmes d’impression sur l’aspect pratique et budgétaire. On cite une augmentation des coûts des impressions de la société au niveau de la maintenance du service informatique et des serveurs d’impression. Aussi, il est fortement recommandé de procéder à la centralisation de la gestion de l’impression pour la réduction des coûts.
Une absence d’infrastructure de sécurité du parc d’impression
La numérisation (dématérialisation) des documents est essentielle pour faciliter le partage des informations au sein du bureau. Mais encore faut-il que les documents partagés restent aux mains de chaque utilisateur concerné. Aujourd’hui, hacking ou piratage informatique est courant surtout dans le domaine professionnel. Or, les systèmes d’impression par défaut des périphériques comme imprimantes multifonctions et photocopieurs sont vulnérables aux failles de sécurité. Votre entreprise a donc tout intérêt à prioriser la sécurisation des services d’impression pour éviter la fuite de documents confidentiels et de données sensibles. Aussi, une fonctionnalité de sécurité avec contrôle d’accès par authentification est requise pour avoir un parc d’impression sécurisée.
Une gestion des impressions sans restriction
Le service d’impression constitue une grande part de dépense budgétaire pour une entreprise. Et pour cause, les ressources d’impression ne sont pas utilisées correctement. Elles ne servent pas uniquement à des activités d’impression pour l’entreprise. Les gaspillages sont courants dans des contextes d’impression d’entreprise standards. Pour éviter l’abus par les collaborateurs ou les employés, la gestion d’impression centralisée est le meilleur recours. Dans ce contexte, l’administrateur peut définir des restrictions du travail d’impression globale en fonction des profils d’utilisateur. Grâce à la création de profils d’imprimantes, vous limitez la capacité d’impression de documents par les employés. Les utilisateurs peuvent ajouter de la personnalisation aux documents imprimés, ce qui est pratique pour des travaux d’impression spécifiques.
Un support technique aux abonnés absents
Les utilisateurs finaux des périphériques d’impression ne sont pas forcément des spécialistes en la matière. Aussi, ils peuvent se confronter à toutes sortes de problèmes techniques comme un pilote d’imprimante multifonction incompatible avec le système d’exploitation. C’est d’autant plus problématique avec un environnement d’impression composé de différents systèmes (Windows, Linux ou Mac). Un utilisateur n’ayant pas les compétences d’un technicien va se retrouver sans solution. Ce n’est là qu’un des différents problèmes rencontrés par les utilisateurs en termes de paramètres d’impression. De tels problèmes ralentissent le flux d’impression causant une perte de temps et une réduction de la productivité (workflow). Ainsi, avoir un support technique est une solution de gestion d’impression primordiale.
Une mauvaise gestion des consommables d’impression
Un problème récurrent dans la gestion des impressions est la mauvaise gestion des consommables d’impression. À l’acquisition d’une imprimante laser ou d’un photocopieur (copieur), le nombre des consommables d’impression est délimité par le type de matériel d’impression. Or, dans une entreprise, administration ou collectivité, l’utilisation des imprimantes professionnelles est régulière et continue. Par conséquent, le remplacement des encres, du toner et de ramette de papier est fréquent. Avec une politique de gestion documentaire visant l’optimisation des consommables d’impression, vous pouvez faire des économies sur votre budget. Parmi les solutions contre le gaspillage, il y a l’impression en noir et blanc, une police économe en encre (Calibri) avec une taille réduite (10 ou 12) et un mode brouillon pour les documents internes.
Comment identifier un problème dans son parc de périphérique d’impression ?
Suivre l’activité d’impression au sein d’une grande structure ou plusieurs sites n’est pas chose aisée. Pour gérer et surveiller un parc de périphérique d’impression et de copie, une solution d’impression moderne s’impose. Optez pour un logiciel de gestion.
L’utilisation des solutions logicielles
Le 21e siècle est l’ère de la connectivité, un fait qu’il faut assimiler et utiliser à son avantage. Parmi les solutions de gestion disponible, il y a l’utilisation de logiciel de gestion des impressions. Cette option vous permet de disposer d’un outil qui confère des données d’impression importante du parc d’impression professionnelle comme les pannes et les défaillances. C’est très pratique pour identifier un problème au niveau des appareils comme les imprimantes et les photocopieurs. Cela permet aussi de vérifier l’état des consommables d’impression comme les cartouches d’encre et toner. Le logiciel d’impression fournit des indicateurs pour informer sur l’usage du périphérique, l’usage du recto verso ou le ratio monochrome/couleur, et alerter si un réapprovisionnement est nécessaire.
Les services de gestion d’impression de Bluemega
Les besoins en gestion d’impression sont si nombreux et complexes que cela peut freiner l’activité de l’entreprise, de l’administration ou de la collectivité. L’infogérance ou gestion déléguée se présente comme une solution idéale pour éviter la focalisation de l’attention de ses collaborateurs. L’externalisation de la gestion des impressions offre le gain de temps et les compétences en la matière. Pour cela, vous pouvez vous adresser à Bluemega, un fournisseur de solution de gestion de parc d’impression multimarque/solution de gestion d’impression. Nos solutions de gestion d’impression sont diverses et variées, s’adaptant à tous vos besoins. Les solutions logicielles proposées par Bluemega permettent le suivi des usages, la mise en place de règles, l’authentification, l’impression mobile (tablette et Smartphone) et BYOD.
« Avant d’arriver chez Bluemega en 2018, je faisais (déjà) du support technique chez un petit éditeur de logiciel, rien de spécial, jusqu’à ce qu’une boîte de recrutement me contacte et me présente Bluemega, son esprit, ses valeurs, et ce qu’ils cherchaient, et tout avait l’air de coller à ce que je cherchais également.
J’ai pu faire un premier entretien téléphonique avec le DG en personne, qui m’a fait comprendre que j’arriverai dans un endroit peu conventionnel, un esprit familial, un travail intéressant, et beaucoup d’humour… il en a profité pour me raconter une blague un peu « trash » d’un des développeurs pour me mettre dans l’ambiance… je ne vais pas la raconter ici, mais elle était trash (ça m’a mis dans l’ambiance) …
L’entretien a duré plusieurs heures, j’ai eu droit a des questions classiques, des questions moins classiques, et a un froissage/balançage de CV accompagné d’un « ça va pas le faire » lorsqu’ils ont appris que je ne jouais pas (encore) à StarCraft.
J’étais assez septique au début, j’imaginais la « Start-up Silicon Valley », toute belle avec plein d’avantages dont personne ne profite jamais, mais en réalité loin de là ! Tout le monde m’a très bien accueilli, partage de bons moments dans la bonne humeur, et concrètement, chaque service est libre de travailler un peu « comme il veut », tant que le travail est bien fait.
Les premiers jours (comprendre « les premières années »), j’ai été formé par Arthur (parti chez KPAX depuis), qui m’a tout appris et qui est devenu mon héros. À mon arrivée nous avions tout un tas de projets et de chantiers en cours pour améliorer le plus possible la qualité du support et l’expérience de nos partenaires. Aujourd’hui, Bluemega a pas mal évolué, l’équipe a grandi, les services se sont structurés, et c’est maintenant à moi d’apprendre tout ce que je sais aux nouveaux supports.
Comme Bluemega aime que ses équipes soient heureuses et épanouies, ils m’ont autorisé à ramener quelques plantes, j’en ai mis quelques-unes à côté de mon bureau (j’appelle ça « le bureau des plantes »), et d’autres un peu partout, ça me donne l’occasion d’aller papoter avec les collègues quand je vais les arroser (les plantes, pas les collègues), ou de papoter avec les plantes quand les collègues ne sont pas là.
Je pourrai également parler d’un tas de souvenirs incroyables, le kick-off stage de survie, la soirée des 10 ans, ou une sombre histoire de koala, mais on m’a demandé de ne pas dépasser une copie double. »
Aymeric
Support technique
« 22 ans de boîte… et pas une ride (enfin, presque) !
Mars 2003, je fais mon entrée dans ce qui était alors l’ancien Bluemega, sans me douter que je venais de signer pour une aventure hors du commun. 22 ans plus tard, me voilà toujours là, fidèle au poste, avec une multitude de souvenirs, des moments forts, des défis relevés, et surtout des rencontres inoubliables.
On a traversé des périodes compliquées, mais c’est quand l’équipe a repris les rênes que tout a changé.
À ce moment-là, nous sommes devenus une famille. Et dans une famille, il faut bien une maman, non ? C’est ainsi que mon surnom « Mam’s » est né ! Toujours là pour veiller sur les autres, pour assurer que tout le monde a ce qu’il faut pour bien travailler, et parfois, pour râler un peu, heuuu beaucoup… mais avec amour, bien sûr ! (C’est la comptable qui parle).
Avec le temps, la société a grandi, évolué, et moi aussi.
La routine ? Très peu pour moi ! J’aime optimiser, améliorer, simplifier, que ce soit avec de nouveaux outils ou en repensant les processus.
À tel point qu’on a fini par créer notre propre outil de gestion (merci mes talentueux développeurs), et cerise sur le gâteau… il me fait même le café ! (Oui, j’ai des priorités dans la vie).
La devise de Bluemega ? « Être sérieux sans se prendre au sérieux. » Une devise qui me va comme un gant, Parce qu’un bon équilibre entre rigueur et bonne humeur, c’est le secret pour tenir 22 ans… et plus encore !
Et maintenant ? On continue l’aventure, avec toujours autant de passion et, bien sûr, un bon café à la main »
Hélène
Responsable administrative & RH
« Avant de rejoindre Bluemega, je faisais partie de la société NEWDOC depuis 7 ans. En juillet 2022, Bluemega nous a rachetés et j’étais vraiment ravie car je connaissais déjà certaines personnes de l’équipe et la culture de l’entreprise via les réseaux sociaux. Chez NEWDOC, nous formions une petite équipe de 4 personnes, et en rejoignant Bluemega, j’ai intégré une entreprise avec beaucoup plus de collaborateurs, ce qui m’a fait énormément de bien ! Mes 3 autres collègues de NEWDOC ont également rejoint Bluemega, et nous avons été très bien accueillis.
Mes missions étaient assez similaires à celles que j’avais chez NEWDOC, et comme je venais du monde de l’impression, cela a facilité mon adaptation. J’ai rapidement ressenti la confiance de mes collaborateurs et de ma responsable, ce qui m’a permis de m’intégrer rapidement.
Après quelques changements dans l’équipe, j’ai pris en charge l’assistanat commercial et j’ai formé une nouvelle collaboratrice. Nous avons également élargi nos missions, en prenant en charge une partie du marketing et la communication sur les réseaux sociaux ainsi que l’organisation des événements comme les kick-offs et réunions générales, et çà c’est plutôt sympa !
L’un des projets dont je suis plutôt fière est d’avoir organisé le kick-off de l’ensemble de la société quelques mois après mon arrivée. Nous avons passé un super moment à Annecy, ce qui a renforcé nos liens.
Ce que j’apprécie le plus chez Bluemega, c’est l’ambiance et l’entraide entre les collaborateurs, ainsi que la transparence et la sincérité dans nos échanges. Les relations sont basées sur la confiance, et même si des « clashs » peuvent survenir, il n’y a jamais de rancune.
Un de mes meilleurs souvenirs reste notre première sortie d’équipe à Lyon, où nous avons travaillé dans la maison d’Olivier (et profiter de la piscine pendant la pause déjeuner !). Ce n’étaient pas les provinciaux qui venaient à nous, mais nous qui venions à eux, ce qui a permis de casser la routine. Cela m’a permis de mieux connaître mes collègues et de passer un très bon moment.
Au quotidien, je m’efforce de faciliter la communication au sein de notre équipe, car elle est la clé d’une collaboration réussie. J’aime organiser et mettre de l’ordre dans les dossiers, même si mon impatience avec les outils est souvent source de blagues. Ce que j’apprécie le plus chez mes collègues, c’est leur transparence et leur volonté constante d’améliorer nos processus. »
Elodie
Assistante Administrative et Commerciale
« Mon arrivée chez Bluemega est le fruit d’un
concours de circonstances : un soir de réveillon, en discutant boulot avec Marion (développeuse chez
KPAX), j’ai réalisé que j’avais besoin de changement. Après 12 ans dans une entreprise « à
l’ancienne », j’ai postulé chez Bluemega, un milieu technologique où je savais que je me sentirais
plus à l’aise.
Dès les entretiens, le courant est passé. Pas
de filtres, pas de retenue, juste de l’écoute et de la confiance – une ambiance de travail que je
n’avais jamais connue. Dès la première semaine, un kick-off en Tunisie m’a permis de créer des liens
solides avec les équipes.
J’ai eu l’opportunité de faire du
télétravail, ça a été un défi majeur car il a fallu changer mes habitudes mais j’ai appris à mieux
gérer mon autonomie, tout en bénéficiant de la confiance accordée par Bluemega. Bien sûr, le
télétravail a eu ses inconvénients, comme mes quelques kilos en trop – heureusement reperdus depuis
!
Ce qui m’a marqué chez Bluemega, c’est la
fluidité des échanges entre services, et l’efficacité des réunions trimestrielles qui vont à
l’essentiel. Ici, chacun contribue équitablement et dans un esprit de collaboration.
L’arrivée d’un nouveau responsable en 2022 a
été un vrai tournant pour moi. Son écoute et ses échanges constructifs m’ont apporté un « vent de
fraîcheur ». Grâce à sa bienveillance et au soutien constant de mon équipe, je me sens épaulé et
encouragé à progresser.
Mon conseil à quelqu’un qui souhaiterait nous
rejoindre ? Restez authentique ! Ici, on valorise l’authenticité et l’esprit familial. J’ai trouvé
l’équilibre parfait entre professionnalisme et ambiance conviviale – un équilibre rare et précieux.
»
Clément
Consultant technique
« J’ai rejoint Bluemega en 2002. Deux ans
plus tard, j’ai souhaité découvrir de nouveaux horizons, mais en 2006, j’ai fait mon retour… cette
fois pour de bon. Cette fidélité reflète la culture unique de Bluemega, fondée sur des valeurs
essentielles à mes yeux : l’autonomie, la bienveillance, et un véritable esprit collectif.
Ce que j’apprécie le plus ici, c’est
l’autonomie qu’on nous accorde et la collaboration qui unit les équipes. L’ambiance est vraiment
collective, sans barrières entre les services, ce qui facilite les échanges. Peu importe d’où l’on
vient ou notre âge, une bienveillance commune nous unit. Des moments forts comme les réunions
trimestrielles ou le kick-off annuel renforcent cette alchimie et contribuent à notre succès.
Bluemega évolue sur un marché très
spécifique, et c’est grâce à cela que nous avons développé des compétences uniques. C’est ce qui
nous distingue et nous permet d’avancer en confiance.
Je suis particulièrement fier d’avoir
contribué à transformer Bluemega : de ses débuts parfois complexes, nous avons construit une
entreprise solide et performante. Pour ceux qui souhaitent nous rejoindre, mon conseil est simple :
pour réussir, il suffit de s’investir et de bien communiquer car le travail paie toujours. »
Olivier
Directeur commercial
Parce que j’ai grandi autant professionnellement que personnellement très proche d’Olivier, il m’a toujours demandé pourquoi je ne venais pas rejoindre l’équipe Bluemega.
J’ai voulu suivre mon chemin mais en 2019 j’ai enfin compris qu’au-delà de notre amitié, il y avait surtout ce petit truc qui nous lie : notre état d’esprit… et qui est aussi celui de Bluemega.
J’ai rejoint l’équipe commerciale en janvier 2020 et depuis ce jour pas une seule fois je ne regrette mon choix.
Sauf peut-être de ne pas l’avoir fait avant 😊
Je me sens à ma place ! Nous sommes travailleurs, solidaires, enthousiastes, attentifs aux autres et surtout nous ne nous prenons pas au sérieux. Le cadre idéal pour se réaliser !
Chaque individu de la BueTeam est l’ingrédient spécial d’une recette qui fonctionne, « Luminomagifantastic » ! J’ai gardé mon âme d’enfant, je crois que tout est possible, et ici encore plus !
Mon évolution va de pair avec celle que je vise pour chacun de mes clients-partenaires : notre croissance, notre réussite !
(Et petit message à mes collègues qui rient de ma précision lors de mon entretien d’embauche sur le fait que je ne suis pas « une conquête » : c’est Vous qui m’avez conquise ! Merci ! 😊)
Anne peg
Responsable partenaires
« Tout a commencé en 2010, lors de mon entretien, qui s’est déroulé à côté d’une grosse peluche en singe, l’emblème de KPAX. Ça m’a marqué !
À la base, j’avais été recruté pour gérer la reprise commerciale des clients de CNMB, rachetée par Bluemega. L’année suivante, nous avons doublé le chiffre d’affaires, un vrai succès ! J’ai ensuite continué en me consacrant à la vente de solutions comme ECP et Megaform.
En 2013, j’ai eu l’opportunité de rejoindre l’aventure Bluemega en reprenant, avec une poignée de salariés, la société Bluemega elle-même, un défi de taille ! En 2014, j’ai pris en charge la gestion commerciale de la solution KPAX, en plus des autres solutions. Au fil des années, j’ai accompagné commercialement les nouveaux arrivants et j’ai vu la famille Bluemega grandir. Aujourd’hui, je continue cette belle aventure avec la même motivation, entouré de personnes que j’apprécie.
Le succès de Bluemega repose sur notre accompagnement, notre réactivité, notre souplesse et la transparence que nous offrons à nos partenaires. Ce sont ces éléments qui font une réelle différence et créent une relation de confiance.
Ce qui me plaît le plus chez Bluemega, c’est l’ambiance, la bienveillance et ce côté solidarité/famille. L’accompagnement constant et la relation de continuité que nous avons avec nos partenaires, que nous avons vus grandir et évoluer, est une expérience enrichissante. C’est une véritable relation de confiance, parfois même d’amitié avec certains.
Parmi mes meilleurs souvenirs, il y a les sorties canyoning lors des kick-offs, surtout celle aux Baléares, avec une descente en rappel successive. Le paysage était magnifique, c’était une expérience incroyable que je n’oublierai jamais.
Pour quelqu’un qui viendrait nous rejoindre, je lui dirais de bien aimer le babyfoot pour participer aux battles ! Mais au-delà de ça, on recherche des personnes avec des valeurs humaines qui correspondent à celles de Bluemega. Les compétences professionnelles sont évidemment importantes, mais ce sont les valeurs humaines qui font toute la différence dans notre équipe. »
Damien
Responsable partenaires
Arrivé chez Bluemega en tant que première recrue externe, je me suis vite rendu compte que cette société était différente des autres quand, à la première réunion générale mon président était déguisé en « télétubbies » et mon directeur général en « bob l’éponge » (photo disponible).
Bluemega m’a d’abord permis d’évoluer du métier d’administrateur système et réseau à consultant avant-vente. Et ce nouveau challenge m’a donné la chance de parcourir la France pour installer et faire la promotion de ces solutions. Aujourd’hui pour développer le business KPAX, j’ai la chance de voyager et d’échanger avec gens dans le monde. Ils devaient être des collègues et se sont devenu des amis 🙂
Dimitri
Consultant technique
A mon arrivée chez Bluemega, j’ai été chaleureusement accueilli pour mes compétences techniques et mes
atouts personnels.Depuis, la culture du challenge, couplée à l’exigence de communications saines et
productives, m’ont permis de m’épanouir professionnellement.
Mon évolution contribue à l’évolution de Bluemega, et cette concordance des destins génère une efficacité
redoutable.
Etienne
Développeur web leader
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