Projet de dématérialisation des documents : les erreurs à éviter
Projet de dématérialisation des documents : les erreurs à éviter
décembre 5, 2022
Vous souhaitez dématérialiser vos documents d’entreprise ? Un projet de dématérialisation est essentiel pour raccourcir le temps de traitement des documents et gagner en productivité. Mais encore faut-il s’y prendre correctement pour réussir votre transformation digitale. À ce titre, découvrez les erreurs à éviter dans le cadre de la numérisation de vos documents.
Erreur n° 1 : Prendre à la légère le projet
Aujourd’hui, dématérialiser des documents est devenu monnaie courante, si bien que certaines entreprises sous-estiment sa mise en place. C’est la première erreur qu’il faut absolument éviter pour mener à bien votre projet. Sachez que les étapes de la dématérialisation n’impliquent pas seulement de passer de l’usage de documents papier aux documents numériques. Cette transformation digitale va également nécessiter la dématérialisation des processus métier (ex : la facturation électronique). Aussi, prenez le temps de prendre en compte tous les paramètres de votre projet pour éviter les problèmes durant la transition numérique.
Erreur n° 2 : Ne pas faire un état des lieux/audit
Tout projet d’entreprise nécessite de faire un état des lieux afin de bien définir les besoins et les objectifs à atteindre. Un projet de dématérialisation des documents ne déroge pas à la règle. Prenez le temps d’analyser tous les paramètres comme le type de documents à dématérialiser. En effet, la dématérialisation ne concerne pas forcément l’ensemble des documents d’entreprise (zéro papier). Cela concerne certains documents comme : les factures clients, les factures fournisseurs, les bulletins de paie, les contrats, etc. Pensez aussi aux documents RH (ressources humaines ) et techniques.
Erreur n° 3 : Ne pas informer tous les acteurs concernés
L’un des objectifs de la dématérialisation des documents est d’automatiser et de simplifier les tâches chronophages pour les collaborateurs. Toutefois, avec les nouveaux processus métiers, les habitudes de travail en interne changent. Aussi, tenez informés les collaborateurs sur votre projet de dématérialisation des documents d’entreprise. Et surtout, impliquez-les dans le déploiement pour gagner du temps et éviter l’arrêt de votre activité. Pour cela, prévoyez une formation avec le fournisseur de la solution logicielle. Cela permet aux collaborateurs de se familiariser rapidement avec les nouveaux outils et les processus métiers propres aux fichiers numériques.
Outre les salariés, prévenez également les acteurs externes en relation avec l’entreprise comme les fournisseurs, les clients et les autres prestataires.
Erreur n° 4 : Négliger la compatibilité des outils
Pour numériser vos documents, vous avez le choix entre plusieurs solutions de dématérialisation. Néanmoins, sachez que tous les logiciels ne se valent pas entre eux en matière de performances et de fonctionnalités. Aussi, prenez le temps d’analyser les caractéristiques du logiciel de dématérialisation avant de choisir. Parmi les points à vérifier, pensez à la compatibilité de la solution avec les logiciels tiers utilisés par l’entreprise. Parmi les outils tiers, on cite le système ERP (progiciel de gestion intégré) et le CRM (Gestion de la relation client). Un outil doté de ce type de fonctionnalité permet d’optimiser le workflow documentaire et la productivité de votre entreprise.
Erreur n° 5 : Ne pas se faire aider par un expert
TPE ou grande entreprise, chacun est libre d’effectuer la numérisation des documents par ses propres moyens. Mais posez-vous cette question : l’entreprise a-t-elle l’expertise nécessaire à ce projet ? Il faut savoir que la dématérialisation ne consiste pas uniquement à capturer les documents imprimés pour les convertir sous format électronique. Vous avez aussi besoin d’une méthode de classement et d’indexation pour archiver les documents numérisés. Ajoutez à cela la gestion des droits d’accès aux documents pour les risques liés à cette démarche. Ainsi, contacter un service de dématérialisation est conseillé pour disposer de l’expertise d’un professionnel.
Où se procurer une solution de dématérialisation ?
Vous ne savez pas quel fournisseur contacter pour se procurer une solution logicielle de dématérialisation ? Adressez-vous à BLUEMEGA, un fournisseur spécialisé dans les solutions de gestion documentaire, des impressions et des copies.
Nos solutions logicielles en mode SaaS permettent de dématérialiser tous les types de documents, allant des documents comptables aux documents administratifs. Nous vous proposons des outils faciles à utiliser et dotés de fonctionnalités personnalisables selon vos besoins. Outre la numérisation, nos solutions assurent aussi la gestion des documents dématérialisés. Il est question d’un archivage électronique sécurisé (ex : chiffrement et signature électronique).
Contactez BLUEMEGA pour vous procurer la solution de dématérialisation adapté votre entreprise ou organisation.
« Mon arrivée chez Bluemega est le fruit d’un
concours de circonstances : un soir de réveillon, en discutant boulot avec Marion (développeuse chez
KPAX), j’ai réalisé que j’avais besoin de changement. Après 12 ans dans une entreprise « à
l’ancienne », j’ai postulé chez Bluemega, un milieu technologique où je savais que je me sentirais
plus à l’aise.
Dès les entretiens, le courant est passé. Pas
de filtres, pas de retenue, juste de l’écoute et de la confiance – une ambiance de travail que je
n’avais jamais connue. Dès la première semaine, un kick-off en Tunisie m’a permis de créer des liens
solides avec les équipes.
J’ai eu l’opportunité de faire du
télétravail, ça a été un défi majeur car il a fallu changer mes habitudes mais j’ai appris à mieux
gérer mon autonomie, tout en bénéficiant de la confiance accordée par Bluemega. Bien sûr, le
télétravail a eu ses inconvénients, comme mes quelques kilos en trop – heureusement reperdus depuis
!
Ce qui m’a marqué chez Bluemega, c’est la
fluidité des échanges entre services, et l’efficacité des réunions trimestrielles qui vont à
l’essentiel. Ici, chacun contribue équitablement et dans un esprit de collaboration.
L’arrivée d’un nouveau responsable en 2022 a
été un vrai tournant pour moi. Son écoute et ses échanges constructifs m’ont apporté un « vent de
fraîcheur ». Grâce à sa bienveillance et au soutien constant de mon équipe, je me sens épaulé et
encouragé à progresser.
Mon conseil à quelqu’un qui souhaiterait nous
rejoindre ? Restez authentique ! Ici, on valorise l’authenticité et l’esprit familial. J’ai trouvé
l’équilibre parfait entre professionnalisme et ambiance conviviale – un équilibre rare et précieux.
»
Clement
Responsable partenaires
« J’ai rejoint Bluemega en 2002. Deux ans
plus tard, j’ai souhaité découvrir de nouveaux horizons, mais en 2006, j’ai fait mon retour… cette
fois pour de bon. Cette fidélité reflète la culture unique de Bluemega, fondée sur des valeurs
essentielles à mes yeux : l’autonomie, la bienveillance, et un véritable esprit collectif.
Ce que j’apprécie le plus ici, c’est
l’autonomie qu’on nous accorde et la collaboration qui unit les équipes. L’ambiance est vraiment
collective, sans barrières entre les services, ce qui facilite les échanges. Peu importe d’où l’on
vient ou notre âge, une bienveillance commune nous unit. Des moments forts comme les réunions
trimestrielles ou le kick-off annuel renforcent cette alchimie et contribuent à notre succès.
Bluemega évolue sur un marché très
spécifique, et c’est grâce à cela que nous avons développé des compétences uniques. C’est ce qui
nous distingue et nous permet d’avancer en confiance.
Je suis particulièrement fier d’avoir
contribué à transformer Bluemega : de ses débuts parfois complexes, nous avons construit une
entreprise solide et performante. Pour ceux qui souhaitent nous rejoindre, mon conseil est simple :
pour réussir, il suffit de s’investir et de bien communiquer car le travail paie toujours. »
Oliver
Responsable partenaires
A mon arrivée chez Bluemega, j’ai été chaleureusement accueilli pour mes compétences techniques et mes
atouts personnels.Depuis, la culture du challenge, couplée à l’exigence de communications saines et
productives, m’ont permis de m’épanouir professionnellement.
Mon évolution contribue à l’évolution de Bluemega, et cette concordance des destins génère une efficacité
redoutable.
Etienne
Développeur web leader
En 2010, Séb m’a proposé une mission en me précisant « bon ça peut faire pschit ».
On m’a confié la mission de « récupérer » et « poursuivre » l’activité de la société CNMB que nous venions de racheter.
En 2011, cette activité faisait X2.
En 2013, nous étions une poignée de salariés à reprendre les rênes de Bluemega.
En 2021 … quel chemin parcouru, quelle chance de participer à cette belle aventure professionnelle et humaine.
Damien
Responsable partenaires
Arrivé chez Bluemega en tant que première recrue externe, je me suis vite rendu compte que cette société était différente des autres quand, à la première réunion générale mon président était déguisé en « télétubbies » et mon directeur général en « bob l’éponge » (photo disponible).
Bluemega m’a d’abord permis d’évoluer du métier d’administrateur système et réseau à consultant avant-vente. Et ce nouveau challenge m’a donné la chance de parcourir la France pour installer et faire la promotion de ces solutions. Aujourd’hui pour développer le business KPAX, j’ai la chance de voyager et d’échanger avec gens dans le monde. Ils devaient être des collègues et se sont devenu des amis 🙂
Dimitri
Consultant technique
Parce que j’ai grandi autant professionnellement que personnellement très proche d’Olivier, il m’a toujours demandé pourquoi je ne venais pas rejoindre l’équipe Bluemega.
J’ai voulu suivre mon chemin mais en 2019 j’ai enfin compris qu’au-delà de notre amitié, il y avait surtout ce petit truc qui nous lie : notre état d’esprit… et qui est aussi celui de Bluemega.
J’ai rejoint l’équipe commerciale en janvier 2020 et depuis ce jour pas une seule fois je ne regrette mon choix.
Sauf peut-être de ne pas l’avoir fait avant 😊
Je me sens à ma place ! Nous sommes travailleurs, solidaires, enthousiastes, attentifs aux autres et surtout nous ne nous prenons pas au sérieux. Le cadre idéal pour se réaliser !
Chaque individu de la BueTeam est l’ingrédient spécial d’une recette qui fonctionne, « Luminomagifantastic » ! J’ai gardé mon âme d’enfant, je crois que tout est possible, et ici encore plus !
Mon évolution va de pair avec celle que je vise pour chacun de mes clients-partenaires : notre croissance, notre réussite !
(Et petit message à mes collègues qui rient de ma précision lors de mon entretien d’embauche sur le fait que je ne suis pas « une conquête » : c’est Vous qui m’avez conquise ! Merci ! 😊)
Anne peg
Responsable partenaires
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