La dématérialisation des documents est une des solutions de la
digitalisation des entreprises. Elle consiste à troquer les supports matériels par des fichiers numériques. Cette technique permet également de créer directement des documents numériques. Elle aide ainsi les entreprises à en finir avec le gaspillage des papiers et de la consommation excessive des encres. Elle présente encore l’avantage de faciliter la gestion et l’accès à des données internes et externes. Il existe des logiciels créés spécialement pour faciliter ce processus, notamment
Mintdoc.
Trouver le bon logiciel pour une dématérialisation réussie
Mintdoc est un logiciel de
dématérialisation de documents. Il a été conçu pour faciliter la gestion de factures clients, factures fournisseurs, bulletin de paie, contrat de travail, etc. Il accélère aussi la diffusion de documents électroniques et la gestion de courrier.
Mieux encore, il adopte des modules permettant l’archivage et la signature électronique. Avec cette solution, les
documents dématérialisés sont à disposition des entreprises à tout moment. Elles n’ont pas besoin d’investir dans d’autres logiciels complémentaires, ni dans des infrastructures pour bénéficier de ses avantages.
Quand la dématérialisation concerne plusieurs domaines
La
dématérialisation des documents n’est pas limitée à la numérisation. Elle concerne aussi de nombreux domaines. Elle propose de
faciliter le transfert des données à partir des supports analogiques vers des supports numériques. Elle s’applique ainsi sur les documents, les échanges, les activités ainsi que les processus. Pour ces derniers, l’on parle de la GED ou gestion électronique des documents.
La dématérialisation des données se résume par la numérisation des documents papiers, dont les courriers, factures et bulletins de salaire.
Dématérialiser les échanges signifie suivre un processus rapide via Internet. La dématérialisation des processus métier, quant à elle, booste la productivité des services métiers. Ils incluent les achats, la comptabilité, la gestion commerciale, le marketing, et tout service d’entreprise qui doit gérer des documents.
Les bonnes raisons de miser sur la dématérialisation
Plusieurs raisons incitent les entreprises à procéder à la dématérialisation :
- La GED rend la gestion de l’information plus rapide, efficace et fait gagner du temps à la fois.
- Les données sont archivées dans des meilleures conditions.
- La diffusion de l’information devient immédiate et facile.
- L’information est groupée dans un support unique, comme des pièces jointes, logiciels métiers, etc.
- La traçabilité des documents ainsi que de leur contenu est améliorée. Il est donc possible de les sécuriser et éviter les fraudes.
Les
avantages de la dématérialisation documents s’étendent aussi à l’économie et à la protection de l’environnement.
Devenue eune habitude auprès de certaines organisations, cette pratique réduit les dépenses consacrées au traitement manuel des documents. Elle permet d’amoindrir les coûts d’impression. Leur besoin en consommables, dont les toners, papiers et enveloppes sont réduits jusqu’à -50 %. De plus, avec le stockage numérique, elles impriment des documents beaucoup plus rarement.
La dématérialisation des documents constitue, par ailleurs, un bon geste pour le développement durable. Elle répond ainsi aux besoins des personnes soucieuses de l’avenir de l’environnement. D’ailleurs, la responsabilité environnementale n’est plus réservée uniquement aux grands groupes. Elle concerne aussi les entreprises de taille modeste PME et TPE.
La dématérialisation est un levier indispensable pour les soutenir dans leur objectif de réduction de la consommation de papier. Elle permet également d’amoindrir de manière significative l’empreinte carbone.
Les enjeux de la dématérialisation sur la relation fournisseurs
La plupart des entreprises d’aujourd’hui s’intéressent à la dématérialisation du processus fournisseurs. Elles prêtent aussi plus d’importance au processus clients. Avec ce choix, elles s’attendent à un retour sur investissement à court terme.
Avant l’apparition de cette pratique en vogue, les entreprises faisaient face à diverses contraintes. Elles incluent la lenteur du processus de traitement des factures fournisseurs et les pertes liées aux tâches chronophages. Les erreurs de saisies étaient aussi plus courantes : saisie, paiement, documents perdus, etc. Le traitement par facture demande également un coût collaborateur élevé.
La
dématérialisation des documents est idéale pour résoudre ces diverses problématiques. Elle intervient pour apporter des avantages non-négligeables. L’on peut citer la réduction du coût jusqu’à 60 % et la rapidité du traitement des factures.
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