De nos jours, externaliser la gestion de parc d’imprimantes est devenue monnaie courante pour les entreprises. Quelle que soit la taille ou le secteur d’activité de la société, cette solution d’impression séduit le plus grand nombre, y compris les administrations et les collectivités. Il faut dire que cette solution de gestion des impressions présente de nombreux avantages pour la structure bénéficiaire. La question étant : « quels sont les avantages d’une infogérance ou gestion déléguée ? ». Découvrez les 5 bonnes raisons d’externaliser la gestion de vos périphériques d’impression.
Raison principale : La réduction des coûts d’impression
La première
utilité d’une solution de gestion de parc d’imprimantes et multifonction est la
réduction des coûts d’impression. Cette réduction des coûts s’explique par la
résolution du problème de gaspillage et l’optimisation de l’utilisation des périphériques d’impressions.
Moins de gaspillage avec une gestion déléguée
Startup, PME ou
grande entreprise, les impressions représentent un coût considérable dans le budget d’une société. L’une des raisons à cela est l’utilisation du service d’impression à d’autres fins. Dans ce contexte, l’entreprise se retrouve avec des copies inutiles (copies orphelins) qui finissent à la poubelle après chaque journée. Pour
éviter les gaspillages de consommables d’impression, la gestion documentaire déléguée de l’
infrastructure d’impression est fortement recommandée.
Utilisation optimisée des imprimantes et multifonctions (MFP)
Un autre aspect pratique de l’infogérance est l’
optimisation de la qualité des services d’impression. Vous pouvez mettre en place des règles d’utilisation (authentification) et définir des normes de qualité pour
assurer un usage responsable. Pour réduire les coûts d’impression, privilégiez le noir et blanc à l’impression couleur. Imprimez vos documents internes en mode brouillon. Mettez en place des modèles de reprographie pour réduire le gaspillage de cartouches d’encre.
Raison valable : L’augmentation de la productivité
Pour se concentrer sur le corps du métier, les collaborateurs doivent se libérer de toutes les contraintes techniques. Une
gestion centralisée et
déléguée du parc d’imprimantes et de photocopies participe à cela par le
gain de temps et une meilleure maîtrise de l’infrastructure d’impression.
Gain de temps via la gestion déléguée
Les problèmes de
gestion de parc d’imprimantes sont multiples et complexes. Un collaborateur qui n’est pas un technicien en matière d’impression peut s’y perdre en tentant de trouver la solution. Or, c’est justement cette situation qu’il faut éviter, car elle génère une grande perte de temps. Avec l’infogérance, les
problèmes d’impression sont
pris en charge par des professionnels qualifiés. Libérez vos équipes des contraintes d’impression pour se concentrer sur des tâches importantes.
Maîtrise de l’infrastructure d’impression
Pour maîtriser les dépenses liées à l’impression, il faut déjà identifier les besoins. Pour cela, la
mise en place d’une politique d’impression s’impose pour contrôler les usages et augmenter la productivité. L’accès à une solution
logicielle de gestion d’impression est tout indiqué pour
maîtriser son environnement d’impression. Cet outil met à votre disposition des fonctionnalités très pratiques pour
rationaliser le parc d’impression comme le contrôle des relevés des compteurs des copieurs.
Raison utile : La gestion de parc d’imprimantes avec une meilleure sécurité
La
numérisation ou
dématérialisation des documents imprimés permet de
faciliter le partage des données en local ou sur réseau. Protégez vos données sensibles avec un service de sécurité qui assure le fonctionnement de votre parc d’imprimante, du logiciel de gestion au matériel.
Un accès limité aux périphériques d’impression
Disposer d’une
cybersécurité performante est un enjeu majeur pour chaque entreprise afin d’
éviter la perte ou la fuite de données confidentielles. Une infogérance assure une impression sécurisée avec un accès limité aux
imprimantes laser et multifonctions (MFP). C’est possible avec une « authentification », une fonctionnalité d’impression qui crée des profils d’utilisateurs. Ainsi, le travail d’impression est effectué uniquement par les collaborateurs autorisés (cadres ou les chefs de projet).
Un service d’impression sans interruption
L’évolution technologique donne lieu à toutes sortes de menaces pour la sécurité des données. En
confiant la gestion des impressions à des professionnels externes, vous assurez l’accès à une protection de haut niveau. La sécurité proposée se décline en plusieurs niveaux allant de la
sécurité de l’infrastructure à la
sécurité des données sur les serveurs d’impression. Cette
solution de gestion de l’impression permet de disposer d’alertes techniques en temps réel pour une intervention rapide.
Raison pratique : La gestion de parc d’imprimantes avec maintenance régulier
À l’instar du service informatique, le
service d’impression requiert une maintenance et un entretien régulier. Une infogérance permet de disposer de plusieurs services à cet effet pour disposer d’un parc d’imprimante fonctionnel à tout moment.
La maintenance Hardware du parc d’imprimantes
Une
maintenance régulière du parc d’impression est essentielle pour assurer le
bon fonctionnement des équipements. Même sans des défaillances, la maintenance préventive s’impose pour optimiser et assurer la pérennité des imprimantes multifonctions. Sachez que chaque matériel d’impression possède une durée de vie spécifique qui peut être réduite selon les volumes d’impression.
Confiez la gestion de votre parc d’imprimantes à des experts pour en profiter sur le long terme.
La maintenance Software du parc d’imprimantes
Un parc d’imprimante doit également être
entretenu sur le plan software pour être opérationnel et s’adapter aux évolutions technologiques. Cela passe notamment par la mise à jour des pilotes et des systèmes d’impression des appareils comme les photocopieurs. Or, ce
travail chronophage peut avoir un impact sur la disponibilité des périphériques d’impression si elles ne sont pas planifiées et conduit rigoureusement. Aussi, soulagez votre service informatique de ces lourdes tâches avec l’infogérance.
Raison bonus : La gestion de parc d’imprimantes avec une assistance aux utilisateurs
Les utilisateurs finaux rencontrent toutes sortes de
problèmes d’impression dans l’utilisation des périphériques d’impression. On cite notamment le classique bourrage de papier, un message d’erreur ou le manque de consommables d’impression (encre, papier, toner). Si rien n’est fait, ce
type d’imprévu peut bloquer les travaux d’impression et freiner les activités de l’entreprise. D’où l’intérêt de l’
infogérance offrant un support technique et des solutions d’impression.
Bluemega, la référence pour des solutions d’impression
Pour
disposer d’une gestion déléguée de qualité, adressez-vous à des
professionnels disposant d’un panel de solutions logicielles à cet effet. Ainsi, n’hésitez pas à
faire appel à Bluemega pour accéder aux meilleures options en
gestion de parc imprimantes et en gestion des documents. Nos solutions répondent à tous les besoins d’impression pour maîtriser votre infrastructure d’impression et booster de la productivité de votre entreprise.
