Gestion des impressions : comment choisir la solution adaptée à votre entreprise ?
Gestion des impressions : comment choisir la solution adaptée à votre entreprise ?
septembre 13, 2022
Vous souhaitez optimiser les performances de votre service d’impression ? Une bonne gestion des impressions est la réponse à votre requête. Grâce à une solution de gestion de l’impression, vous pouvez rationaliser le travail d’impression de votre entreprise ou organisation. Les avantages sont considérables comme la réduction des coûts d’impression et l’optimisation de la productivité. À cet effet, découvrez les critères pour choisir la solution de gestion des impressions (print management) adaptée à votre structure.
DANS QUEL SECTEUR L’ENTREPRISE EVOLUE ?
Les besoins d’impression sont différents en fonction de l’activité de l’entreprise. Voilà pourquoi, vous devez bien définir vos besoins en impression afin de sélectionner une solution d’impression sur mesure. Il faut savoir que certaines activités d’entreprise requièrent des fonctionnalités spécifiques. Par exemple, pour le secteur juridique, il faut un outil d’archivage électronique permettant l’organisation et le stockage des documents (contrats, bulletins de paie et factures).
Rechercher des fonctionnalités répondant aux besoins
Si votre besoin concerne les gaspillages des fournitures d’impression, optez pour une solution avec suivi et contrôle des impressions et des copies. Ainsi, vous pouvez savoir qui effectue un travail d’impression, à quel moment et sur quel document. Notez que certaines solutions de gestion offrent plusieurs fonctionnalités d’impression qui peuvent répondre aux besoins de différents types d’activités. Aussi, prenez le temps de choisir une solution adaptée aux besoins des utilisateurs finaux.
Adressez-vous à un fournisseur de solutions logicielles reconnu pour vous procurer une solution de gestion des impressions convenant à votre activité.
QUELS EQUIPEMENTS COMPOSENT LE PARC ?
Votre service d’impression dispose-t-il d’une seule imprimante ou d’un parc d’imprimantes ? En fonction du nombre de périphériques d’impression, le choix du logiciel de gestion est différent. Si vous disposez d’un parc d’impression, la tâche peut s’avérer plus complexe à cause des problèmes de compatibilité et de connectivité. C’est surtout à craindre pour les anciens modèles d’imprimantes professionnelles. L’achat d’une nouvelle gamme d’imprimantes multifonctions est donc à prévoir.
Faire l’inventaire des périphériques et des méthodes d’impression
Pour parer à toutes les éventualités, optez pour une solution universelle de gestion qui peut prendre en charge différents types de périphériques. On cite les photocopieurs, les scanners, les fax et les multifonctions (MFP et MFC). En outre, choisissez une solution de gestion centralisée prenant en charge tous les systèmes d’impression. Votre logiciel d’impression doit détecter les appareils connectés au serveur d’impression, les imprimantes réseaux et les imprimantes locales branchées sur les postes de travail.
QUEL NIVEAU DE SECURITE POUR LES DONNEES ?
Quelle que soit la taille de votre entreprise ou votre secteur d’activité, la sécurité des informations est un enjeu majeur. Pour assurer la protection des données sensibles et des documents imprimés, optez pour une solution disposant de mesures de sécurité. L’utilisation d’outil comme un système de gestion électronique des documents (GED) écarte les menaces liées aux imprimantes.
Étudier chacune des fonctionnalités d’impression disponibles
Parmi les fonctionnalités permettant de sécuriser les données imprimées, on cite la mise en place d’accès individuel. En pratique, pour imprimer sur une imprimante multifonction ou une photocopieuse, chaque utilisateur doit disposer d’un identifiant et d’un mot de passe. Cette solution d’impression limite les travaux d’impression à l’essentiel. Elle permet également d’éviter le gaspillage des consommables d’impression comme les cartouches d’encre et les papiers.
GESTION D’IMPRESSION INTERNE OU EXTERNE ?
La gestion des impressions n’est pas une tâche aisée, surtout si le nombre de pages imprimées par votre entreprise est considérable. Deux solutions s’offrent à vous, soit vous intégrez le service d’impression au service informatique, soit vous optez pour une gestion déléguée. La seconde option est à considérer si vous ne disposez pas des effectifs et des compétences nécessaires pour gérer l’impression correctement. Pour cela, une solution logicielle accessible en ligne (cloud) est recommandée.
Prendre en compte les avantages d’une gestion déléguée de l’impression
L’infogérance est une solution pratique à bien des égards pour les petites et les grandes entreprises privées. Confier la gestion de votre environnement d’impression à des experts est l’assurance d’une bonne prise en charge. Grâce à leur compétence dans le domaine, ils peuvent résoudre les problèmes d’impression rapidement, notamment en cas de panne. Les avantages de l’externalisation comprennent aussi la mise en place de la politique d’impression et la formation des collaborateurs sur les processus d’impression.
Vos solutions de gestion d’impression chez BLUEMEGA
Vous ne savez pas où vous procurer un logiciel de gestion des impressions ? La réponse est simple, faites appel à BLUEMEGA, le spécialiste des solutions logicielles pour gérer l’impression.
Nos solutions de gestion de l’impression permettent d’assurer le suivi et le contrôle de tous types de systèmes d’impression et de périphériques d’impression. À cela s’ajoutent des fonctionnalités pour faire une impression sécurisée comme le système d’authentification.
Notre catalogue de solutions d’impression s’adresse à tous les types de structure, des petites startups aux grands groupes en passant par les PME. Nous proposons également des solutions pour le secteur public comme les administrations et les collectivités territoriales.
N’attendez plus pour vous procurer chez Bluemega la solution de gestion des flux d’impression qui répond à vos besoins.
« Mon arrivée chez Bluemega est le fruit d’un
concours de circonstances : un soir de réveillon, en discutant boulot avec Marion (développeuse chez
KPAX), j’ai réalisé que j’avais besoin de changement. Après 12 ans dans une entreprise « à
l’ancienne », j’ai postulé chez Bluemega, un milieu technologique où je savais que je me sentirais
plus à l’aise.
Dès les entretiens, le courant est passé. Pas
de filtres, pas de retenue, juste de l’écoute et de la confiance – une ambiance de travail que je
n’avais jamais connue. Dès la première semaine, un kick-off en Tunisie m’a permis de créer des liens
solides avec les équipes.
J’ai eu l’opportunité de faire du
télétravail, ça a été un défi majeur car il a fallu changer mes habitudes mais j’ai appris à mieux
gérer mon autonomie, tout en bénéficiant de la confiance accordée par Bluemega. Bien sûr, le
télétravail a eu ses inconvénients, comme mes quelques kilos en trop – heureusement reperdus depuis
!
Ce qui m’a marqué chez Bluemega, c’est la
fluidité des échanges entre services, et l’efficacité des réunions trimestrielles qui vont à
l’essentiel. Ici, chacun contribue équitablement et dans un esprit de collaboration.
L’arrivée d’un nouveau responsable en 2022 a
été un vrai tournant pour moi. Son écoute et ses échanges constructifs m’ont apporté un « vent de
fraîcheur ». Grâce à sa bienveillance et au soutien constant de mon équipe, je me sens épaulé et
encouragé à progresser.
Mon conseil à quelqu’un qui souhaiterait nous
rejoindre ? Restez authentique ! Ici, on valorise l’authenticité et l’esprit familial. J’ai trouvé
l’équilibre parfait entre professionnalisme et ambiance conviviale – un équilibre rare et précieux.
»
Clement
Responsable partenaires
« J’ai rejoint Bluemega en 2002. Deux ans
plus tard, j’ai souhaité découvrir de nouveaux horizons, mais en 2006, j’ai fait mon retour… cette
fois pour de bon. Cette fidélité reflète la culture unique de Bluemega, fondée sur des valeurs
essentielles à mes yeux : l’autonomie, la bienveillance, et un véritable esprit collectif.
Ce que j’apprécie le plus ici, c’est
l’autonomie qu’on nous accorde et la collaboration qui unit les équipes. L’ambiance est vraiment
collective, sans barrières entre les services, ce qui facilite les échanges. Peu importe d’où l’on
vient ou notre âge, une bienveillance commune nous unit. Des moments forts comme les réunions
trimestrielles ou le kick-off annuel renforcent cette alchimie et contribuent à notre succès.
Bluemega évolue sur un marché très
spécifique, et c’est grâce à cela que nous avons développé des compétences uniques. C’est ce qui
nous distingue et nous permet d’avancer en confiance.
Je suis particulièrement fier d’avoir
contribué à transformer Bluemega : de ses débuts parfois complexes, nous avons construit une
entreprise solide et performante. Pour ceux qui souhaitent nous rejoindre, mon conseil est simple :
pour réussir, il suffit de s’investir et de bien communiquer car le travail paie toujours. »
Oliver
Responsable partenaires
A mon arrivée chez Bluemega, j’ai été chaleureusement accueilli pour mes compétences techniques et mes
atouts personnels.Depuis, la culture du challenge, couplée à l’exigence de communications saines et
productives, m’ont permis de m’épanouir professionnellement.
Mon évolution contribue à l’évolution de Bluemega, et cette concordance des destins génère une efficacité
redoutable.
Etienne
Développeur web leader
En 2010, Séb m’a proposé une mission en me précisant « bon ça peut faire pschit ».
On m’a confié la mission de « récupérer » et « poursuivre » l’activité de la société CNMB que nous venions de racheter.
En 2011, cette activité faisait X2.
En 2013, nous étions une poignée de salariés à reprendre les rênes de Bluemega.
En 2021 … quel chemin parcouru, quelle chance de participer à cette belle aventure professionnelle et humaine.
Damien
Responsable partenaires
Arrivé chez Bluemega en tant que première recrue externe, je me suis vite rendu compte que cette société était différente des autres quand, à la première réunion générale mon président était déguisé en « télétubbies » et mon directeur général en « bob l’éponge » (photo disponible).
Bluemega m’a d’abord permis d’évoluer du métier d’administrateur système et réseau à consultant avant-vente. Et ce nouveau challenge m’a donné la chance de parcourir la France pour installer et faire la promotion de ces solutions. Aujourd’hui pour développer le business KPAX, j’ai la chance de voyager et d’échanger avec gens dans le monde. Ils devaient être des collègues et se sont devenu des amis 🙂
Dimitri
Consultant technique
Parce que j’ai grandi autant professionnellement que personnellement très proche d’Olivier, il m’a toujours demandé pourquoi je ne venais pas rejoindre l’équipe Bluemega.
J’ai voulu suivre mon chemin mais en 2019 j’ai enfin compris qu’au-delà de notre amitié, il y avait surtout ce petit truc qui nous lie : notre état d’esprit… et qui est aussi celui de Bluemega.
J’ai rejoint l’équipe commerciale en janvier 2020 et depuis ce jour pas une seule fois je ne regrette mon choix.
Sauf peut-être de ne pas l’avoir fait avant 😊
Je me sens à ma place ! Nous sommes travailleurs, solidaires, enthousiastes, attentifs aux autres et surtout nous ne nous prenons pas au sérieux. Le cadre idéal pour se réaliser !
Chaque individu de la BueTeam est l’ingrédient spécial d’une recette qui fonctionne, « Luminomagifantastic » ! J’ai gardé mon âme d’enfant, je crois que tout est possible, et ici encore plus !
Mon évolution va de pair avec celle que je vise pour chacun de mes clients-partenaires : notre croissance, notre réussite !
(Et petit message à mes collègues qui rient de ma précision lors de mon entretien d’embauche sur le fait que je ne suis pas « une conquête » : c’est Vous qui m’avez conquise ! Merci ! 😊)
Anne peg
Responsable partenaires
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