Gestion des impressions : les coûts cachés d’un parc d’imprimantes professionnelles
Gestion des impressions : les coûts cachés d’un parc d’imprimantes professionnelles
novembre 16, 2022
Vous avez un parc d’impression qui génère des coûts démesurés ? La réduction des coûts d’impression fait partie des principaux intérêts de la gestion des impressions. La question étant : « qu’est-ce qui génère autant de dépenses ? ». Pour maîtriser votre budget d’impression, focus sur les coûts cachés d’un parc d’imprimantes professionnelles.
Quels sont les coûts cachés d’un parc d’impression ?
Découvrez quels sont les coûts cachés générés par votre parc de périphériques d’impression et de copie.
Les utilisations excessives du parc d’impression
L’un des principaux coûts cachés d’un parc d’impression est le gaspillage des consommables ou des fournitures (cartouches d’encre et de toner). Cela se produit lorsque tous les collaborateurs ont un libre accès aux imprimantes et photocopieurs. Ils peuvent donc imprimer des documents comme bon leur semble. Sans une surveillance et un contrôle strict des activités d’impression, et sans une politique bienveillante qui éduque avant tout sur les méfaits de telles pratiques, les collaborateurs peuvent même effectuer des travaux d’impression à usage personnel. En plus d’augmenter le volume d’impression, la sécurité des données d’impression et des documents imprimés est compromise.
Pour éviter les gaspillages, équipez votre entreprise d’une solution d’impression permettant de surveiller et gérer l’impression.
Le surplus en stockage des consommables
Par peur de manquer de papiers ou d’encres, certaines entreprises font un réapprovisionnement avant l’heure. C’est ce type de pratique qui engendre des coûts élevés. Cela peut s’avérer être une dépense inutile dans la mesure où le consommable n’est pas utilisé. C’est notamment le cas pour une cartouche d’encre ou de toner qui a dépassé sa durée de vie, soit 2 ans. Par ailleurs, que faire si l’imprimante jet d’encre ou laser adaptée à la cartouche est en panne ou est remplacée ? En devenant inutilisable, ces cartouches sont alors une surcharge dans l’environnement de travail.
Pour un meilleur contrôle du réapprovisionnement des consommables d’impression, effectuez un audit de votre parc d’impression et adoptez une impression éco-responsable.
Parc d’impression surdimensionné
En général, un parc d’impression se compose de différents types de machines : imprimantes, copieurs, scanners, fax, etc. Toutefois, demandez-vous si les services d’impression de votre entreprise requièrent autant d’équipements ?
Parc d’imprimantes hétérogène
Un parc d’impression peut générer des coûts additionnels avec des imprimantes et des photocopieuses de différentes marques. Les dépenses vont se faire sentir, car vous devez contacter différents fournisseurs (ex : réapprovisionnement en consommable et contrat de maintenance). Cela va demander beaucoup de travail et d’argent. Ajoutez à cela les problèmes de connectivité et compatibilité des systèmes et des pilotes d’imprimantes. Cela peut s’avérer contraignant pour imprimer un document à partir d’un appareil mobile (impression mobile).
Notez qu’un parc hétérogène peut être géré aisément avec un logiciel de gestion centralisée de systèmes d’impression multimarques.
La maintenance du matériel d’impression
Le coût de la maintenance est un coût important à étudier de près. Effectivement, un périphérique d’impression peut présenter un dysfonctionnement ou une panne à tout moment. D’où l’intérêt de passer un contrat de maintenance avec le fournisseur. Néanmoins, il est pertinent de se demander si les services proposés répondent réellement aux besoins. En général, les coûts de maintenance incluent des services comme la mise à jour du matériel et les pièces détachées. La facturation comprend aussi la main d’œuvre, le déplacement des techniciens et d’autres frais supplémentaires.
Ainsi, selon le coût de la maintenance, une externalisation ou une infogérance avec un Managed Print Services (MPS) peut être intéressante.
Où trouver une solution de gestion des impressions ?
Vous avez besoin d’une solution logicielle pour réduire les coûts de votre service d’impression ? Adressez-vous à Bluemega, votre fournisseur de solutions de gestion des impressions et copies.
Bluemega met à votre disposition des solutions d’impression adaptées à des parcs d’imprimantes multimarques et à tous types de structures. Nos solutions logicielles permettent de gérer le flux d’impression et de limiter les accès aux périphériques. À cela s’ajoutent d’autres fonctions pour faire respecter votre politique d’impression et suivre les normes NF en vigueur.
Aussi, n’attendez plus pour vous procurer chez Bluemega un gestionnaire d’impression sur mesure pour votre entreprise ou organisation.
« Mon arrivée chez Bluemega est le fruit d’un
concours de circonstances : un soir de réveillon, en discutant boulot avec Marion (développeuse chez
KPAX), j’ai réalisé que j’avais besoin de changement. Après 12 ans dans une entreprise « à
l’ancienne », j’ai postulé chez Bluemega, un milieu technologique où je savais que je me sentirais
plus à l’aise.
Dès les entretiens, le courant est passé. Pas
de filtres, pas de retenue, juste de l’écoute et de la confiance – une ambiance de travail que je
n’avais jamais connue. Dès la première semaine, un kick-off en Tunisie m’a permis de créer des liens
solides avec les équipes.
J’ai eu l’opportunité de faire du
télétravail, ça a été un défi majeur car il a fallu changer mes habitudes mais j’ai appris à mieux
gérer mon autonomie, tout en bénéficiant de la confiance accordée par Bluemega. Bien sûr, le
télétravail a eu ses inconvénients, comme mes quelques kilos en trop – heureusement reperdus depuis
!
Ce qui m’a marqué chez Bluemega, c’est la
fluidité des échanges entre services, et l’efficacité des réunions trimestrielles qui vont à
l’essentiel. Ici, chacun contribue équitablement et dans un esprit de collaboration.
L’arrivée d’un nouveau responsable en 2022 a
été un vrai tournant pour moi. Son écoute et ses échanges constructifs m’ont apporté un « vent de
fraîcheur ». Grâce à sa bienveillance et au soutien constant de mon équipe, je me sens épaulé et
encouragé à progresser.
Mon conseil à quelqu’un qui souhaiterait nous
rejoindre ? Restez authentique ! Ici, on valorise l’authenticité et l’esprit familial. J’ai trouvé
l’équilibre parfait entre professionnalisme et ambiance conviviale – un équilibre rare et précieux.
»
Clement
Responsable partenaires
« J’ai rejoint Bluemega en 2002. Deux ans
plus tard, j’ai souhaité découvrir de nouveaux horizons, mais en 2006, j’ai fait mon retour… cette
fois pour de bon. Cette fidélité reflète la culture unique de Bluemega, fondée sur des valeurs
essentielles à mes yeux : l’autonomie, la bienveillance, et un véritable esprit collectif.
Ce que j’apprécie le plus ici, c’est
l’autonomie qu’on nous accorde et la collaboration qui unit les équipes. L’ambiance est vraiment
collective, sans barrières entre les services, ce qui facilite les échanges. Peu importe d’où l’on
vient ou notre âge, une bienveillance commune nous unit. Des moments forts comme les réunions
trimestrielles ou le kick-off annuel renforcent cette alchimie et contribuent à notre succès.
Bluemega évolue sur un marché très
spécifique, et c’est grâce à cela que nous avons développé des compétences uniques. C’est ce qui
nous distingue et nous permet d’avancer en confiance.
Je suis particulièrement fier d’avoir
contribué à transformer Bluemega : de ses débuts parfois complexes, nous avons construit une
entreprise solide et performante. Pour ceux qui souhaitent nous rejoindre, mon conseil est simple :
pour réussir, il suffit de s’investir et de bien communiquer car le travail paie toujours. »
Oliver
Responsable partenaires
A mon arrivée chez Bluemega, j’ai été chaleureusement accueilli pour mes compétences techniques et mes
atouts personnels.Depuis, la culture du challenge, couplée à l’exigence de communications saines et
productives, m’ont permis de m’épanouir professionnellement.
Mon évolution contribue à l’évolution de Bluemega, et cette concordance des destins génère une efficacité
redoutable.
Etienne
Développeur web leader
En 2010, Séb m’a proposé une mission en me précisant « bon ça peut faire pschit ».
On m’a confié la mission de « récupérer » et « poursuivre » l’activité de la société CNMB que nous venions de racheter.
En 2011, cette activité faisait X2.
En 2013, nous étions une poignée de salariés à reprendre les rênes de Bluemega.
En 2021 … quel chemin parcouru, quelle chance de participer à cette belle aventure professionnelle et humaine.
Damien
Responsable partenaires
Arrivé chez Bluemega en tant que première recrue externe, je me suis vite rendu compte que cette société était différente des autres quand, à la première réunion générale mon président était déguisé en « télétubbies » et mon directeur général en « bob l’éponge » (photo disponible).
Bluemega m’a d’abord permis d’évoluer du métier d’administrateur système et réseau à consultant avant-vente. Et ce nouveau challenge m’a donné la chance de parcourir la France pour installer et faire la promotion de ces solutions. Aujourd’hui pour développer le business KPAX, j’ai la chance de voyager et d’échanger avec gens dans le monde. Ils devaient être des collègues et se sont devenu des amis 🙂
Dimitri
Consultant technique
Parce que j’ai grandi autant professionnellement que personnellement très proche d’Olivier, il m’a toujours demandé pourquoi je ne venais pas rejoindre l’équipe Bluemega.
J’ai voulu suivre mon chemin mais en 2019 j’ai enfin compris qu’au-delà de notre amitié, il y avait surtout ce petit truc qui nous lie : notre état d’esprit… et qui est aussi celui de Bluemega.
J’ai rejoint l’équipe commerciale en janvier 2020 et depuis ce jour pas une seule fois je ne regrette mon choix.
Sauf peut-être de ne pas l’avoir fait avant 😊
Je me sens à ma place ! Nous sommes travailleurs, solidaires, enthousiastes, attentifs aux autres et surtout nous ne nous prenons pas au sérieux. Le cadre idéal pour se réaliser !
Chaque individu de la BueTeam est l’ingrédient spécial d’une recette qui fonctionne, « Luminomagifantastic » ! J’ai gardé mon âme d’enfant, je crois que tout est possible, et ici encore plus !
Mon évolution va de pair avec celle que je vise pour chacun de mes clients-partenaires : notre croissance, notre réussite !
(Et petit message à mes collègues qui rient de ma précision lors de mon entretien d’embauche sur le fait que je ne suis pas « une conquête » : c’est Vous qui m’avez conquise ! Merci ! 😊)
Anne peg
Responsable partenaires
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