Le Règlement européen sur la protection des données applicable depuis le 25 mai 2018 a un impact sur l’ensemble des systèmes d’information IT des organisations. Votre système d’impression doit donc être en conformité.
Avant de vous présenter l’impact direct sur votre système d’impression, nous vous rappelons les 3 objectifs recherchés par la mise en place de la réforme européenne de la protection des données personnelles.
1er objectif : Renforcer les droits des personnes, notamment par la création d’un droit à la portabilité des données personnelles et de dispositions propres aux personnes mineures
2ème objectif : Responsabiliser les acteurs traitant des données (responsables de traitement et sous-traitants)
3ème objectif : Crédibiliser la régulation grâce à une coopération renforcée entre les autorités de protection des données, qui pourront notamment adopter des décisions communes lorsque les traitements de données seront transnationaux et des sanctions renforcées
La priorité du RGPD est donc d’obliger les organisations à prendre en compte la confidentialité des données personnelles et à protéger les droits des utilisateurs.
Pour en savoir plus sur ces objectifs, consultez le site de la CNIL .
Bluemega vous présente quelques implications du nouveau règlement pour le secteur de l’impression :
Le délégué à la protection des données ou DPO pour Data protection office est le référent sur le sujet de l’impression : Ce Dpo, chargé d’une nouvelle mission dans votre organisation doit s’assurer que votre système d’impression est parfaitement sécurisé et que les données personnelles présents sur vos documents d’impression restent confidentiels.
Il sera l’interlocuteur privilégié des personnes internes, collaborateurs ou externes, clients, partenaires dont les données sont exploitées par votre organisation et aussi l’interlocuteur privilégié des auditeurs de la Cnil qui auront pouvoir de contrôler les organisations et de sanctionner celles qui seront non conformes au règlement RGPD.
Concernant vos démarches d’impression, le RGPD augmente le niveau de sécurité de l’ensemble de vos documents imprimés.
Votre système d’impression doit donc faire face aux nouvelles failles de cyber-sécurité facilitées par les usages des collaborateurs (Byod : « Bring your own device »), la multiplicité des appareils technologique sans fil connectés aux réseaux d’impression et la présence grandissante de l’Iot, l’internet des objets dans les entreprises.
Pour ce faire, des solutions fonctionnelles existent comme le contrôle d’accès aux périphériques d’impression limité à certains profils, l’impression sécurisée obligeant l’utilisateur à saisir son numéro de PIN, le cryptage des données…
Bluemega insiste sur une prise en compte globale de la sécurité de votre système d’impression reposant sur la détection de tous les appareils, la détection des documents imprimés, la prévention d’intrusion, et aussi la sensibilisation et la formation de tous les utilisateurs concernés par l’impression et leurs données.
En tant qu’organisation, vous êtes seul responsable du traitement des données personnelles lié au système d’impression. C’est vous qui devez indiquer dans votre documentation RGPD l’objectif et les moyens mis en œuvre par votre organisation pour le traitement et la sécurisation des données à caractère personnel.
Par contre, vous devez vous assurer que votre sous-traitant en impression qui a pour mission de traiter vos données pour le compte de votre établissement respecte lui aussi le RGPD. Ce sous-traitant en impression doit lui aussi disposer d’une documentation RGPD disponible en cas de contrôle par la CNIL.
En cas de manquement de votre part sur le contrôle de sous-traitant en impression, la responsabilité des parties devant le non-respect de la confidentialité des données collectées lors des impressions devra être prouvée. Autant éclaircir ce sujet au plus vite avec votre sous-traitant en impression.
Pour savoir davantage sur les impacts du Règlement européen sur la protection des données RGPD sur les systèmes de gestion de l’impression, Bluemega vous invite à prendre connaissance de son guide de conformité RGPD pour les systèmes d’impression
PaperCut MF est la solution idéale pour suivre et contrôler les impressions et les copies pour les entreprises, les collectivités et les administrations. La convivialité de l’interface d’administration en Français, lui confère une utilisation simple et intuitive.
PaperCut est compatible avec tout type de système d’exploitation et avec 15 constructeurs d’imprimantes et de photocopieurs. La solution de gestion d’impression PaperCut MF est conforme au règlement européen sur la protection des données RGPD.
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