Les étapes pour mettre en place une bonne gestion de parc d’imprimantes
Les étapes pour mettre en place une bonne gestion de parc d’imprimantes
décembre 28, 2022
Votre société dispose d’un parc d’impression et vous souhaitez améliorer sa gestion ? Une bonne gestion de parc d’imprimantes est capitale pour assurer la productivité de votre service d’impression. La question étant : « comment mettre en place une gestion réussie ? ». À cet effet, découvrez les étapes à suivre pour gérer l’impression de votre structure.
Faire un audit du parc d’impression
Chaque parc d’imprimantes fait face à des problèmes spécifiques et nécessite une solution d’impression dédiée. C’est pourquoi un état des lieux s’impose pour identifier les faiblesses de votre parc d’impression. En pratique, cela consiste à faire une cartographie du parc d’imprimantes pour obtenir les informations essentielles à la bonne gestion.
Parmi les informations à voir, il y a le nombre et le type de périphériques présents dans l’environnement d’impression. Il faut s’assurer que le nombre d’imprimantes professionnelles et de photocopieurs soit proportionnel aux activités d’impression. Attardez-vous aussi sur le volume d’impression de la structure, les habitudes des utilisateurs et les coûts d’impression.
Pour faire un audit de votre parc d’impression, utilisez un logiciel de gestion de l’impression qui fournit des rapports détaillés.
Définir les besoins et fixer des objectifs en MPS
Grâce aux rapports de l’audit, vous pouvez maintenant identifier les points à améliorer dans votre parc d’impression et de copie. Selon les besoins, déterminez un objectif spécifique. Par exemple, si le besoin concerne la réduction des coûts liés à l’impression, fixez comme objectif la rationalisation du parc d’impression. En pratique, cela peut consister à réduire le nombre d’imprimantes locales ou les travaux d’impression.
Pour gérer correctement votre parc d’impression, fixez-vous les objectifs suivants :
Maîtriser votre budget et les coûts liés aux impressions (ex : consommables)
Créer un environnement d’impression sécurisée (ex : outil de GED avec alertes)
Faciliter l’activité d’impression (ex : impression mobile)
Booster la productivité (ex : gestion déléguée avec contrat de maintenance)
Réduire l’impact environnemental (ex : numérisation et moins de gaspillage)
Rédiger une politique d’impression sur mesure
Pour atteindre vos objectifs, mettez en place des règles à cet effet. Par exemple, pour améliorer la sécurité des documents imprimés, il faut limiter l’accès aux données et au matériel d’impression. En pratique, vous pouvez utiliser un gestionnaire d’impression avec une fonction d’authentification des utilisateurs comme un badge. Ainsi, seules les personnes autorisées peuvent lancer une impression.
Dans le jargon professionnel, il s’agit de la politique d’impression. Cet outil de gestion des impressions vise à ce que les collaborateurs adoptent des comportements responsables. Pour cela, la politique d’impression établit un ensemble de bonnes pratiques à suivre au sein de l’environnement de travail. Chaque société ou organisation est libre d’établir sa politique d’impression selon ces besoins et ces objectifs.
Pour aller plus loin, découvrez que mettre dans une bonne politique d’impression.
Informer et former les utilisateurs sur les nouvelles pratiques
Les collaborateurs sont les acteurs principaux d’une bonne gestion de l’impression. S’ils appliquent à la lettre votre politique d’impression, la gestion des impressions est assurée. En revanche, s’ils ne suivent pas les règles, vous héritez d’une mauvaise gestion des flux d’impression. Aussi, prenez le temps de sensibiliser vos collaborateurs sur le respect des règles en vigueur.
Pour que vos collaborateurs intègrent facilement les protocoles à suivre, une période de formation est à prévoir. Si votre société ou organisation traite des données sensibles et confidentielles, la formation des collaborateurs est fortement recommandée. L’objectif est de prévenir la perte et le vol de données d’impression et de documents imprimés.
Imprimez en toute sécurité en adoptant les bonnes pratiques de gestion des documents imprimés.
Choisir un prestataire expert en gestion de parc d’impression
La gestion de parc d’imprimantes peut s’avérer être une tâche complexe, surtout si les volumes d’impression sont conséquents. Dans ce contexte, l’infogérance ou l’externalisation de la gestion du parc est à envisager. Des services d’impression gérés (Managed Print Services) présentent plusieurs avantages comme le gain de temps. Ainsi, vous pouvez vous centrer entièrement sur votre activité.
Plusieurs critères sont à voir pour trouver le bon prestataire à qui confier la gestion déléguée et centralisée du parc. Parmi ces critères, il y a l’expérience et la flexibilité. Le premier critère garantit qu’il peut prendre en charge tout type de parc d’impression. Quant au second critère, il garantit que le prestataire soit capable de trouver des solutions d’impression à chaque problème.
Où trouver une solution de gestion de parc d’imprimantes ?
Besoin d’une solution de gestion de parc d’imprimantes ? Adressez-vous à Bluemega, un fournisseur de solutions logicielles pour la gestion des impressions et des copies.
Bluemega dispose d’un panel de solutions de gestion de parc d’impression adapté à tous les types de structures. Cela va des sociétés privées aux collectivités en passant par les administrations. Nos solutions logicielles sont compatibles avec différents types de périphériques et de systèmes d’impressions issues de différentes marques. Cela inclut les imprimantes laser ou jets d’encre, les copieurs, les scanners, les fax et les multifonctions (MFP et MFC).
Aussi, n’attendez plus pour contacter Bluemega et profiter d’un logiciel de gestion de parc d’impression répondant à vos besoins.
« Mon arrivée chez Bluemega est le fruit d’un
concours de circonstances : un soir de réveillon, en discutant boulot avec Marion (développeuse chez
KPAX), j’ai réalisé que j’avais besoin de changement. Après 12 ans dans une entreprise « à
l’ancienne », j’ai postulé chez Bluemega, un milieu technologique où je savais que je me sentirais
plus à l’aise.
Dès les entretiens, le courant est passé. Pas
de filtres, pas de retenue, juste de l’écoute et de la confiance – une ambiance de travail que je
n’avais jamais connue. Dès la première semaine, un kick-off en Tunisie m’a permis de créer des liens
solides avec les équipes.
J’ai eu l’opportunité de faire du
télétravail, ça a été un défi majeur car il a fallu changer mes habitudes mais j’ai appris à mieux
gérer mon autonomie, tout en bénéficiant de la confiance accordée par Bluemega. Bien sûr, le
télétravail a eu ses inconvénients, comme mes quelques kilos en trop – heureusement reperdus depuis
!
Ce qui m’a marqué chez Bluemega, c’est la
fluidité des échanges entre services, et l’efficacité des réunions trimestrielles qui vont à
l’essentiel. Ici, chacun contribue équitablement et dans un esprit de collaboration.
L’arrivée d’un nouveau responsable en 2022 a
été un vrai tournant pour moi. Son écoute et ses échanges constructifs m’ont apporté un « vent de
fraîcheur ». Grâce à sa bienveillance et au soutien constant de mon équipe, je me sens épaulé et
encouragé à progresser.
Mon conseil à quelqu’un qui souhaiterait nous
rejoindre ? Restez authentique ! Ici, on valorise l’authenticité et l’esprit familial. J’ai trouvé
l’équilibre parfait entre professionnalisme et ambiance conviviale – un équilibre rare et précieux.
»
Clement
Responsable partenaires
« J’ai rejoint Bluemega en 2002. Deux ans
plus tard, j’ai souhaité découvrir de nouveaux horizons, mais en 2006, j’ai fait mon retour… cette
fois pour de bon. Cette fidélité reflète la culture unique de Bluemega, fondée sur des valeurs
essentielles à mes yeux : l’autonomie, la bienveillance, et un véritable esprit collectif.
Ce que j’apprécie le plus ici, c’est
l’autonomie qu’on nous accorde et la collaboration qui unit les équipes. L’ambiance est vraiment
collective, sans barrières entre les services, ce qui facilite les échanges. Peu importe d’où l’on
vient ou notre âge, une bienveillance commune nous unit. Des moments forts comme les réunions
trimestrielles ou le kick-off annuel renforcent cette alchimie et contribuent à notre succès.
Bluemega évolue sur un marché très
spécifique, et c’est grâce à cela que nous avons développé des compétences uniques. C’est ce qui
nous distingue et nous permet d’avancer en confiance.
Je suis particulièrement fier d’avoir
contribué à transformer Bluemega : de ses débuts parfois complexes, nous avons construit une
entreprise solide et performante. Pour ceux qui souhaitent nous rejoindre, mon conseil est simple :
pour réussir, il suffit de s’investir et de bien communiquer car le travail paie toujours. »
Oliver
Responsable partenaires
A mon arrivée chez Bluemega, j’ai été chaleureusement accueilli pour mes compétences techniques et mes
atouts personnels.Depuis, la culture du challenge, couplée à l’exigence de communications saines et
productives, m’ont permis de m’épanouir professionnellement.
Mon évolution contribue à l’évolution de Bluemega, et cette concordance des destins génère une efficacité
redoutable.
Etienne
Développeur web leader
En 2010, Séb m’a proposé une mission en me précisant « bon ça peut faire pschit ».
On m’a confié la mission de « récupérer » et « poursuivre » l’activité de la société CNMB que nous venions de racheter.
En 2011, cette activité faisait X2.
En 2013, nous étions une poignée de salariés à reprendre les rênes de Bluemega.
En 2021 … quel chemin parcouru, quelle chance de participer à cette belle aventure professionnelle et humaine.
Damien
Responsable partenaires
Arrivé chez Bluemega en tant que première recrue externe, je me suis vite rendu compte que cette société était différente des autres quand, à la première réunion générale mon président était déguisé en « télétubbies » et mon directeur général en « bob l’éponge » (photo disponible).
Bluemega m’a d’abord permis d’évoluer du métier d’administrateur système et réseau à consultant avant-vente. Et ce nouveau challenge m’a donné la chance de parcourir la France pour installer et faire la promotion de ces solutions. Aujourd’hui pour développer le business KPAX, j’ai la chance de voyager et d’échanger avec gens dans le monde. Ils devaient être des collègues et se sont devenu des amis 🙂
Dimitri
Consultant technique
Parce que j’ai grandi autant professionnellement que personnellement très proche d’Olivier, il m’a toujours demandé pourquoi je ne venais pas rejoindre l’équipe Bluemega.
J’ai voulu suivre mon chemin mais en 2019 j’ai enfin compris qu’au-delà de notre amitié, il y avait surtout ce petit truc qui nous lie : notre état d’esprit… et qui est aussi celui de Bluemega.
J’ai rejoint l’équipe commerciale en janvier 2020 et depuis ce jour pas une seule fois je ne regrette mon choix.
Sauf peut-être de ne pas l’avoir fait avant 😊
Je me sens à ma place ! Nous sommes travailleurs, solidaires, enthousiastes, attentifs aux autres et surtout nous ne nous prenons pas au sérieux. Le cadre idéal pour se réaliser !
Chaque individu de la BueTeam est l’ingrédient spécial d’une recette qui fonctionne, « Luminomagifantastic » ! J’ai gardé mon âme d’enfant, je crois que tout est possible, et ici encore plus !
Mon évolution va de pair avec celle que je vise pour chacun de mes clients-partenaires : notre croissance, notre réussite !
(Et petit message à mes collègues qui rient de ma précision lors de mon entretien d’embauche sur le fait que je ne suis pas « une conquête » : c’est Vous qui m’avez conquise ! Merci ! 😊)
Anne peg
Responsable partenaires
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