Une entreprise qui privilégie des processus rentables est une entreprise qui peut rester compétitive. Et bien que vos imprimantes puissent parfois être mises en mode « automatique », si vous imprimez beaucoup, les coûts d’impression peuvent rapidement s’accumuler. Heureusement, les logiciels de gestion d’impression ont considérablement évolué ces dernières années, devenant des outils essentiels (et des héros improbables) pour les entreprises grâce à leur capacité à améliorer l’efficacité opérationnelle en centralisant le contrôle technologique, en optimisant les ressources et en facilitant l’application des politiques internes de l’entreprise. Les logiciels de gestion d’impression réduisent les coûts d’impression grâce à :

1. Contrôle et surveillance centralisés

Les logiciels de gestion d’impression permettent un contrôle et une surveillance centralisés, de sorte que toutes les imprimantes peuvent être gérées depuis une seule plateforme. Cela signifie plus de données, un meilleur suivi et la possibilité d’identifier les appareils inefficaces et les travaux d’impression inutiles. Les données sont essentielles ici, permettant aux organisations de prendre des décisions éclairées concernant les ressources, leur allocation, la gestion des déchets et l’optimisation de l’utilisation des imprimantes. De nombreux clients de PaperCut constatent des économies considérables en réduisant le nombre d’imprimantes, sans nuire aux utilisateurs, grâce à ces informations. Des ajustements simples et stratégiques comme ceuxcipeuvent avoir un impact majeur sur les coûts d’impression globaux.

2. Rapports d’impression détaillés et analyses

Les rapports d’impression détaillés et les analyses permettent d’analyser les habitudes d’impression et de repérer où les coûts augmentent. Cette connaissance permet aux parties prenantes de déterminer où des limites doivent être fixées et d’identifier les zones où les fonds peuvent être alloués plus efficacement. Il s’agit de comprendre qui imprime quoi, quand et comment, puis de développer des stratégies ciblées qui s’alignent avec les données collectées pour optimiser l’infrastructure d’impression.

3. Mise en place de quotas et restrictions d’impression

Les quotas et restrictions d’impression peuvent être plus facilement mis en place grâce aux logiciels de gestion d’impression. Cela fonctionne en limitant le nombre de pages qu’un individu ou un département peut imprimer, soutenant ainsi l’élimination des impressions excessives et inutiles. Les économies de coûts sont une conséquence naturelle, et les quotas peuvent être adaptés aux besoins spécifiques, une fois de plus en fonction des données fournies par ce logiciel.

4. Routage automatisé des travaux d’impression

Besoin d’imprimer un travail volumineux ? Le logiciel de gestion d’impression peut automatiquement diriger les gros travaux d’impression vers des imprimantes haute capacité ayant des coûts d’exploitation plus bas. Cette automatisation garantit que chaque travail d’impression est pris en charge par l’imprimante la mieux adaptée, réduisant l’usure sur les équipements haut de gamme et diminuant le coût à long terme par impression, sans imposer aux utilisateurs la responsabilité de prendre cette décision.

5. Authentification des utilisateurs et impression sécurisée

L’authentification des utilisateurs et la libération sécurisée des impressions sont des fonctionnalités des logiciels de gestion d’impression qui exigent que les utilisateurs s’authentifient avant de libérer un travail d’impression. Vous pensez que cela n’aura pas d’impact sur les coûts ? Pensez simplement au nombre de fois où vous avez imprimé un document pour ensuite l’oublier, ou découvrir qu’un autre utilisateur l’a récupéré avec ses impressions, vous obligeant à imprimer à nouveau. Ce système permet aux entreprises d’éviter les impressions non réclamées (c’est-à-dire le gaspillage), ce qui réduit l’utilisation de papier et de toner et diminue considérablement les coûts d’impression globaux.

6. Solutions d’impression mobiles et à distance intégrées

Les environnements de travail post-pandémie exigent une certaine flexibilité que le logiciel de gestion d’impression soutient grâce à des solutions d’impression mobiles et à distance. Cela signifie essentiellement que les employés peuvent envoyer des travaux d’impression à distance avec la même facilité qu’ils le feraient dans les locaux de l’entreprise. Le résultat est moins d’imprimantes, une meilleure gestion des ressources et des coûts de maintenance et d’exploitation réduits.

7. Réduction de l’impact environnemental et des coûts globaux

Les logiciels de gestion d’impression soutiennent des pratiques respectueuses de l’environnement, et une approche plus durable des processus d’impression nécessite de privilégier des fonctionnalités qui ont également l’avantage de réduire les coûts. L’impression recto-verso, l’impression par défaut en noir et blanc et la définition de quotas d’impression conduisent à moins d’impact sur les budgets et sur l’environnement.

8. Application rigoureuse des politiques d’impression à l’échelle de l’entreprise

L’application des politiques d’impression est essentielle pour réduire et maintenir les budgets d’impression. Le bon logiciel de gestion d’impression soutient automatiquement l’implémentation et l’application des politiques. C’est la manière intelligente de s’assurer que tous les utilisateurs respectent les directives d’impression, de la définition des paramètres d’impression par défaut à l’application de quotas d’impression, en passant par la restriction de l’impression en couleur à certains départements ou personnels. Et, en fin de compte, la normalisation des pratiques d’impression à l’échelle de l’entreprise réduit considérablement le gaspillage et les coûts.

9. Amélioration de l’efficacité énergétique et de la longévité des imprimantes

L’efficacité énergétique contribue à la réduction des coûts en diminuant l’impact des équipements d’impression et en prolongeant leur durée de vie. Le bon logiciel optimisera l’utilisation pour réduire les travaux d’impression inutiles et diminuer la consommation d’énergie de toutes les imprimantes. L’extension de la durée de vie est une conséquence naturelle de ce processus, car l’usure des imprimantes est minimisée lorsque les travaux sont répartis plus uniformément sur tous les appareils. Le résultat final est une réduction des coûts de maintenance et des équipements qui durent plus longtemps.  

Conclusion

Dans un marché difficile, où l’accent est mis sur les marges bénéficiaires, le logiciel de gestion d’impression offre une solution complète pour réduire les coûts d’impression tout en améliorant simultanément l’efficacité et la durabilité. Les logiciels dotés de fonctionnalités qui s’alignent avec le fonctionnement d’une entreprise peuvent aider de manière exponentielle à rendre les opérations commerciales plus efficaces, à améliorer la sécurité, à atteindre des objectifs de durabilité, et à gérer et réduire les coûts d’impression pour vous permettre de rester compétitif en tant que fournisseur, collaborateur et employeur.  

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