Comment les logiciels de gestion d’impression peuvent réduire les coûts d’impression ?
Comment les logiciels de gestion d’impression peuvent réduire les coûts d’impression ?
novembre 19, 2024
Une entreprise qui privilégie des processus rentables est une entreprise qui peut rester compétitive. Et bien que vos imprimantes puissent parfois être mises en mode « automatique », si vous imprimez beaucoup, les coûts d’impression peuvent rapidement s’accumuler. Heureusement, les logiciels de gestion d’impression ont considérablement évolué ces dernières années, devenant des outils essentiels (et des héros improbables) pour les entreprises grâce à leur capacité à améliorer l’efficacité opérationnelle en centralisant le contrôle technologique, en optimisant les ressources et en facilitant l’application des politiques internes de l’entreprise.
Les logiciels de gestion d’impression réduisent les coûts d’impression grâce à :
Contrôle et surveillance centralisés
Les logiciels de gestion d’impression permettent un contrôle et une surveillance centralisés, de sorte que toutes les imprimantes peuvent être gérées depuis une seule plateforme. Cela signifie plus de données, un meilleur suivi et la possibilité d’identifier les appareils inefficaces et les travaux d’impression inutiles. Les données sont essentielles ici, permettant aux organisations de prendre des décisions éclairées concernant les ressources, leur allocation, la gestion des déchets et l’optimisation de l’utilisation des imprimantes. De nombreux clients de PaperCut constatent des économies considérables en réduisant le nombre d’imprimantes, sans nuire aux utilisateurs, grâce à ces informations. Des ajustements simples et stratégiques comme ceuxcipeuvent avoir un impact majeur sur les coûts d’impression globaux.
Rapports d’impression détaillés et analyses
Les rapports d’impression détaillés et les analyses permettent d’analyser les habitudes d’impression et de repérer où les coûts augmentent. Cette connaissance permet aux parties prenantes de déterminer où des limites doivent être fixées et d’identifier les zones où les fonds peuvent être alloués plus efficacement. Il s’agit de comprendre qui imprime quoi, quand et comment, puis de développer des stratégies ciblées qui s’alignent avec les données collectées pour optimiser l’infrastructure d’impression.
Mise en place de quotas et restrictions d’impression
Les quotas et restrictions d’impression peuvent être plus facilement mis en place grâce aux logiciels de gestion d’impression. Cela fonctionne en limitant le nombre de pages qu’un individu ou un département peut imprimer, soutenant ainsi l’élimination des impressions excessives et inutiles. Les économies de coûts sont une conséquence naturelle, et les quotas peuvent être adaptés aux besoins spécifiques, une fois de plus en fonction des données fournies par ce logiciel.
Routage automatisé des travaux d’impression
Besoin d’imprimer un travail volumineux ? Le logiciel de gestion d’impression peut automatiquement diriger les gros travaux d’impression vers des imprimantes haute capacité ayant des coûts d’exploitation plus bas. Cette automatisation garantit que chaque travail d’impression est pris en charge par l’imprimante la mieux adaptée, réduisant l’usure sur les équipements haut de gamme et diminuant le coût à long terme par impression, sans imposer aux utilisateurs la responsabilité de prendre cette décision.
Authentification des utilisateurs et impression sécurisée
L’authentification des utilisateurs et la libération sécurisée des impressions sont des fonctionnalités des logiciels de gestion d’impression qui exigent que les utilisateurs s’authentifient avant de libérer un travail d’impression. Vous pensez que cela n’aura pas d’impact sur les coûts ? Pensez simplement au nombre de fois où vous avez imprimé un document pour ensuite l’oublier, ou découvrir qu’un autre utilisateur l’a récupéré avec ses impressions, vous obligeant à imprimer à nouveau. Ce système permet aux entreprises d’éviter les impressions non réclamées (c’est-à-dire le gaspillage), ce qui réduit l’utilisation de papier et de toner et diminue considérablement les coûts d’impression globaux.
Solutions d’impression mobiles et à distance intégrées
Les environnements de travail post-pandémie exigent une certaine flexibilité que le logiciel de gestion d’impression soutient grâce à des solutions d’impression mobiles et à distance. Cela signifie essentiellement que les employés peuvent envoyer des travaux d’impression à distance avec la même facilité qu’ils le feraient dans les locaux de l’entreprise. Le résultat est moins d’imprimantes, une meilleure gestion des ressources et des coûts de maintenance et d’exploitation réduits.
Réduction de l’impact environnemental et des coûts globaux
Les logiciels de gestion d’impression soutiennent des pratiques respectueuses de l’environnement, et une approche plus durable des processus d’impression nécessite de privilégier des fonctionnalités qui ont également l’avantage de réduire les coûts. L’impression recto-verso, l’impression par défaut en noir et blanc et la définition de quotas d’impression conduisent à moins d’impact sur les budgets et sur l’environnement.
Application rigoureuse des politiques d’impression à l’échelle de l’entreprise
L’application des politiques d’impression est essentielle pour réduire et maintenir les budgets d’impression. Le bon logiciel de gestion d’impression soutient automatiquement l’implémentation et l’application des politiques. C’est la manière intelligente de s’assurer que tous les utilisateurs respectent les directives d’impression, de la définition des paramètres d’impression par défaut à l’application de quotas d’impression, en passant par la restriction de l’impression en couleur à certains départements ou personnels. Et, en fin de compte, la normalisation des pratiques d’impression à l’échelle de l’entreprise réduit considérablement le gaspillage et les coûts.
Amélioration de l’efficacité énergétique et de la longévité des imprimantes
L’efficacité énergétique contribue à la réduction des coûts en diminuant l’impact des équipements d’impression et en prolongeant leur durée de vie. Le bon logiciel optimisera l’utilisation pour réduire les travaux d’impression inutiles et diminuer la consommation d’énergie de toutes les imprimantes. L’extension de la durée de vie est une conséquence naturelle de ce processus, car l’usure des imprimantes est minimisée lorsque les travaux sont répartis plus uniformément sur tous les appareils. Le résultat final est une réduction des coûts de maintenance et des équipements qui durent plus longtemps.
Conclusion
Dans un marché difficile, où l’accent est mis sur les marges bénéficiaires, le logiciel de gestion d’impression offre une solution complète pour réduire les coûts d’impression tout en améliorant simultanément l’efficacité et la durabilité. Les logiciels dotés de fonctionnalités qui s’alignent avec le fonctionnement d’une entreprise peuvent aider de manière exponentielle à rendre les opérations commerciales plus efficaces, à améliorer la sécurité, à atteindre des objectifs de durabilité, et à gérer et réduire les coûts d’impression pour vous permettre de rester compétitif en tant que fournisseur, collaborateur et employeur.
« Avant d’arriver chez Bluemega en 2018, je faisais (déjà) du support technique chez un petit éditeur de logiciel, rien de spécial, jusqu’à ce qu’une boîte de recrutement me contacte et me présente Bluemega, son esprit, ses valeurs, et ce qu’ils cherchaient, et tout avait l’air de coller à ce que je cherchais également.
J’ai pu faire un premier entretien téléphonique avec le DG en personne, qui m’a fait comprendre que j’arriverai dans un endroit peu conventionnel, un esprit familial, un travail intéressant, et beaucoup d’humour… il en a profité pour me raconter une blague un peu « trash » d’un des développeurs pour me mettre dans l’ambiance… je ne vais pas la raconter ici, mais elle était trash (ça m’a mis dans l’ambiance) …
L’entretien a duré plusieurs heures, j’ai eu droit a des questions classiques, des questions moins classiques, et a un froissage/balançage de CV accompagné d’un « ça va pas le faire » lorsqu’ils ont appris que je ne jouais pas (encore) à StarCraft.
J’étais assez septique au début, j’imaginais la « Start-up Silicon Valley », toute belle avec plein d’avantages dont personne ne profite jamais, mais en réalité loin de là ! Tout le monde m’a très bien accueilli, partage de bons moments dans la bonne humeur, et concrètement, chaque service est libre de travailler un peu « comme il veut », tant que le travail est bien fait.
Les premiers jours (comprendre « les premières années »), j’ai été formé par Arthur (parti chez KPAX depuis), qui m’a tout appris et qui est devenu mon héros. À mon arrivée nous avions tout un tas de projets et de chantiers en cours pour améliorer le plus possible la qualité du support et l’expérience de nos partenaires. Aujourd’hui, Bluemega a pas mal évolué, l’équipe a grandi, les services se sont structurés, et c’est maintenant à moi d’apprendre tout ce que je sais aux nouveaux supports.
Comme Bluemega aime que ses équipes soient heureuses et épanouies, ils m’ont autorisé à ramener quelques plantes, j’en ai mis quelques-unes à côté de mon bureau (j’appelle ça « le bureau des plantes »), et d’autres un peu partout, ça me donne l’occasion d’aller papoter avec les collègues quand je vais les arroser (les plantes, pas les collègues), ou de papoter avec les plantes quand les collègues ne sont pas là.
Je pourrai également parler d’un tas de souvenirs incroyables, le kick-off stage de survie, la soirée des 10 ans, ou une sombre histoire de koala, mais on m’a demandé de ne pas dépasser une copie double. »
Aymeric
Support technique
« 22 ans de boîte… et pas une ride (enfin, presque) !
Mars 2003, je fais mon entrée dans ce qui était alors l’ancien Bluemega, sans me douter que je venais de signer pour une aventure hors du commun. 22 ans plus tard, me voilà toujours là, fidèle au poste, avec une multitude de souvenirs, des moments forts, des défis relevés, et surtout des rencontres inoubliables.
On a traversé des périodes compliquées, mais c’est quand l’équipe a repris les rênes que tout a changé.
À ce moment-là, nous sommes devenus une famille. Et dans une famille, il faut bien une maman, non ? C’est ainsi que mon surnom « Mam’s » est né ! Toujours là pour veiller sur les autres, pour assurer que tout le monde a ce qu’il faut pour bien travailler, et parfois, pour râler un peu, heuuu beaucoup… mais avec amour, bien sûr ! (C’est la comptable qui parle).
Avec le temps, la société a grandi, évolué, et moi aussi.
La routine ? Très peu pour moi ! J’aime optimiser, améliorer, simplifier, que ce soit avec de nouveaux outils ou en repensant les processus.
À tel point qu’on a fini par créer notre propre outil de gestion (merci mes talentueux développeurs), et cerise sur le gâteau… il me fait même le café ! (Oui, j’ai des priorités dans la vie).
La devise de Bluemega ? « Être sérieux sans se prendre au sérieux. » Une devise qui me va comme un gant, Parce qu’un bon équilibre entre rigueur et bonne humeur, c’est le secret pour tenir 22 ans… et plus encore !
Et maintenant ? On continue l’aventure, avec toujours autant de passion et, bien sûr, un bon café à la main »
Hélène
Responsable administrative & RH
« Avant de rejoindre Bluemega, je faisais partie de la société NEWDOC depuis 7 ans. En juillet 2022, Bluemega nous a rachetés et j’étais vraiment ravie car je connaissais déjà certaines personnes de l’équipe et la culture de l’entreprise via les réseaux sociaux. Chez NEWDOC, nous formions une petite équipe de 4 personnes, et en rejoignant Bluemega, j’ai intégré une entreprise avec beaucoup plus de collaborateurs, ce qui m’a fait énormément de bien ! Mes 3 autres collègues de NEWDOC ont également rejoint Bluemega, et nous avons été très bien accueillis.
Mes missions étaient assez similaires à celles que j’avais chez NEWDOC, et comme je venais du monde de l’impression, cela a facilité mon adaptation. J’ai rapidement ressenti la confiance de mes collaborateurs et de ma responsable, ce qui m’a permis de m’intégrer rapidement.
Après quelques changements dans l’équipe, j’ai pris en charge l’assistanat commercial et j’ai formé une nouvelle collaboratrice. Nous avons également élargi nos missions, en prenant en charge une partie du marketing et la communication sur les réseaux sociaux ainsi que l’organisation des événements comme les kick-offs et réunions générales, et çà c’est plutôt sympa !
L’un des projets dont je suis plutôt fière est d’avoir organisé le kick-off de l’ensemble de la société quelques mois après mon arrivée. Nous avons passé un super moment à Annecy, ce qui a renforcé nos liens.
Ce que j’apprécie le plus chez Bluemega, c’est l’ambiance et l’entraide entre les collaborateurs, ainsi que la transparence et la sincérité dans nos échanges. Les relations sont basées sur la confiance, et même si des « clashs » peuvent survenir, il n’y a jamais de rancune.
Un de mes meilleurs souvenirs reste notre première sortie d’équipe à Lyon, où nous avons travaillé dans la maison d’Olivier (et profiter de la piscine pendant la pause déjeuner !). Ce n’étaient pas les provinciaux qui venaient à nous, mais nous qui venions à eux, ce qui a permis de casser la routine. Cela m’a permis de mieux connaître mes collègues et de passer un très bon moment.
Au quotidien, je m’efforce de faciliter la communication au sein de notre équipe, car elle est la clé d’une collaboration réussie. J’aime organiser et mettre de l’ordre dans les dossiers, même si mon impatience avec les outils est souvent source de blagues. Ce que j’apprécie le plus chez mes collègues, c’est leur transparence et leur volonté constante d’améliorer nos processus. »
Elodie
Assistante Administrative et Commerciale
« Mon arrivée chez Bluemega est le fruit d’un
concours de circonstances : un soir de réveillon, en discutant boulot avec Marion (développeuse chez
KPAX), j’ai réalisé que j’avais besoin de changement. Après 12 ans dans une entreprise « à
l’ancienne », j’ai postulé chez Bluemega, un milieu technologique où je savais que je me sentirais
plus à l’aise.
Dès les entretiens, le courant est passé. Pas
de filtres, pas de retenue, juste de l’écoute et de la confiance – une ambiance de travail que je
n’avais jamais connue. Dès la première semaine, un kick-off en Tunisie m’a permis de créer des liens
solides avec les équipes.
J’ai eu l’opportunité de faire du
télétravail, ça a été un défi majeur car il a fallu changer mes habitudes mais j’ai appris à mieux
gérer mon autonomie, tout en bénéficiant de la confiance accordée par Bluemega. Bien sûr, le
télétravail a eu ses inconvénients, comme mes quelques kilos en trop – heureusement reperdus depuis
!
Ce qui m’a marqué chez Bluemega, c’est la
fluidité des échanges entre services, et l’efficacité des réunions trimestrielles qui vont à
l’essentiel. Ici, chacun contribue équitablement et dans un esprit de collaboration.
L’arrivée d’un nouveau responsable en 2022 a
été un vrai tournant pour moi. Son écoute et ses échanges constructifs m’ont apporté un « vent de
fraîcheur ». Grâce à sa bienveillance et au soutien constant de mon équipe, je me sens épaulé et
encouragé à progresser.
Mon conseil à quelqu’un qui souhaiterait nous
rejoindre ? Restez authentique ! Ici, on valorise l’authenticité et l’esprit familial. J’ai trouvé
l’équilibre parfait entre professionnalisme et ambiance conviviale – un équilibre rare et précieux.
»
Clément
Consultant technique
« J’ai rejoint Bluemega en 2002. Deux ans
plus tard, j’ai souhaité découvrir de nouveaux horizons, mais en 2006, j’ai fait mon retour… cette
fois pour de bon. Cette fidélité reflète la culture unique de Bluemega, fondée sur des valeurs
essentielles à mes yeux : l’autonomie, la bienveillance, et un véritable esprit collectif.
Ce que j’apprécie le plus ici, c’est
l’autonomie qu’on nous accorde et la collaboration qui unit les équipes. L’ambiance est vraiment
collective, sans barrières entre les services, ce qui facilite les échanges. Peu importe d’où l’on
vient ou notre âge, une bienveillance commune nous unit. Des moments forts comme les réunions
trimestrielles ou le kick-off annuel renforcent cette alchimie et contribuent à notre succès.
Bluemega évolue sur un marché très
spécifique, et c’est grâce à cela que nous avons développé des compétences uniques. C’est ce qui
nous distingue et nous permet d’avancer en confiance.
Je suis particulièrement fier d’avoir
contribué à transformer Bluemega : de ses débuts parfois complexes, nous avons construit une
entreprise solide et performante. Pour ceux qui souhaitent nous rejoindre, mon conseil est simple :
pour réussir, il suffit de s’investir et de bien communiquer car le travail paie toujours. »
Olivier
Directeur commercial
Parce que j’ai grandi autant professionnellement que personnellement très proche d’Olivier, il m’a toujours demandé pourquoi je ne venais pas rejoindre l’équipe Bluemega.
J’ai voulu suivre mon chemin mais en 2019 j’ai enfin compris qu’au-delà de notre amitié, il y avait surtout ce petit truc qui nous lie : notre état d’esprit… et qui est aussi celui de Bluemega.
J’ai rejoint l’équipe commerciale en janvier 2020 et depuis ce jour pas une seule fois je ne regrette mon choix.
Sauf peut-être de ne pas l’avoir fait avant 😊
Je me sens à ma place ! Nous sommes travailleurs, solidaires, enthousiastes, attentifs aux autres et surtout nous ne nous prenons pas au sérieux. Le cadre idéal pour se réaliser !
Chaque individu de la BueTeam est l’ingrédient spécial d’une recette qui fonctionne, « Luminomagifantastic » ! J’ai gardé mon âme d’enfant, je crois que tout est possible, et ici encore plus !
Mon évolution va de pair avec celle que je vise pour chacun de mes clients-partenaires : notre croissance, notre réussite !
(Et petit message à mes collègues qui rient de ma précision lors de mon entretien d’embauche sur le fait que je ne suis pas « une conquête » : c’est Vous qui m’avez conquise ! Merci ! 😊)
Anne peg
Responsable partenaires
« Tout a commencé en 2010, lors de mon entretien, qui s’est déroulé à côté d’une grosse peluche en singe, l’emblème de KPAX. Ça m’a marqué !
À la base, j’avais été recruté pour gérer la reprise commerciale des clients de CNMB, rachetée par Bluemega. L’année suivante, nous avons doublé le chiffre d’affaires, un vrai succès ! J’ai ensuite continué en me consacrant à la vente de solutions comme ECP et Megaform.
En 2013, j’ai eu l’opportunité de rejoindre l’aventure Bluemega en reprenant, avec une poignée de salariés, la société Bluemega elle-même, un défi de taille ! En 2014, j’ai pris en charge la gestion commerciale de la solution KPAX, en plus des autres solutions. Au fil des années, j’ai accompagné commercialement les nouveaux arrivants et j’ai vu la famille Bluemega grandir. Aujourd’hui, je continue cette belle aventure avec la même motivation, entouré de personnes que j’apprécie.
Le succès de Bluemega repose sur notre accompagnement, notre réactivité, notre souplesse et la transparence que nous offrons à nos partenaires. Ce sont ces éléments qui font une réelle différence et créent une relation de confiance.
Ce qui me plaît le plus chez Bluemega, c’est l’ambiance, la bienveillance et ce côté solidarité/famille. L’accompagnement constant et la relation de continuité que nous avons avec nos partenaires, que nous avons vus grandir et évoluer, est une expérience enrichissante. C’est une véritable relation de confiance, parfois même d’amitié avec certains.
Parmi mes meilleurs souvenirs, il y a les sorties canyoning lors des kick-offs, surtout celle aux Baléares, avec une descente en rappel successive. Le paysage était magnifique, c’était une expérience incroyable que je n’oublierai jamais.
Pour quelqu’un qui viendrait nous rejoindre, je lui dirais de bien aimer le babyfoot pour participer aux battles ! Mais au-delà de ça, on recherche des personnes avec des valeurs humaines qui correspondent à celles de Bluemega. Les compétences professionnelles sont évidemment importantes, mais ce sont les valeurs humaines qui font toute la différence dans notre équipe. »
Damien
Responsable partenaires
Arrivé chez Bluemega en tant que première recrue externe, je me suis vite rendu compte que cette société était différente des autres quand, à la première réunion générale mon président était déguisé en « télétubbies » et mon directeur général en « bob l’éponge » (photo disponible).
Bluemega m’a d’abord permis d’évoluer du métier d’administrateur système et réseau à consultant avant-vente. Et ce nouveau challenge m’a donné la chance de parcourir la France pour installer et faire la promotion de ces solutions. Aujourd’hui pour développer le business KPAX, j’ai la chance de voyager et d’échanger avec gens dans le monde. Ils devaient être des collègues et se sont devenu des amis 🙂
Dimitri
Consultant technique
A mon arrivée chez Bluemega, j’ai été chaleureusement accueilli pour mes compétences techniques et mes
atouts personnels.Depuis, la culture du challenge, couplée à l’exigence de communications saines et
productives, m’ont permis de m’épanouir professionnellement.
Mon évolution contribue à l’évolution de Bluemega, et cette concordance des destins génère une efficacité
redoutable.
Etienne
Développeur web leader
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