Les meilleurs outils collaboratifs pour augmenter la productivité de vos équipes
Les meilleurs outils collaboratifs pour augmenter la productivité de vos équipes
août 15, 2018
Quels sont les meilleurs outils collaboratifs pour augmenter votre productivité ? On vous dit tout ce qu’il y a à savoir à travers cet article.
L’importance de la productivité au XXIe siècle
L’ère du XXIe siècle est celle de l’amélioration de la productivité. Avec la multiplicité des acteurs sur un même segment et la concurrence féroce entre les entreprises, la productivité est la seule issue pour s’en sortir. Pour ce faire, de nombreuses méthodes sont disponibles pour que les entreprises accroissent leur productivité. Parmi ces méthodes, se trouve en très bonne place l’optimisation de la collaboration entre les travailleurs. Collaborer autrement pour augmenter la productivité de l’entreprise ne peut se faire sans des outils adéquats. De la centralisation des données aux tâches calendaires en passant par le partage des données, les outils collaboratifs sont indispensables dans l’atteinte des objectifs.
Un espace de travail collaboratif virtuel
Les géants du web l’ont déjà créé et mis en pratique. Travailler en équipe et à distance, même en mobilité, est devenu une réalité depuis bientôt quelques années. Encore connue sous le nom de SaaS (Software as a Service), la solution collaborative ou groupeware permet le partage d’informations professionnelles et de documents par le biais de la plateforme collaborative virtuelle. Les plateformes DropBox ou Google Drive en sont de parfaits exemples. Ainsi, la gestion des tâches et le partage des informations sont orchestrés à la perfection et sans difficulté grâce aux différents outils de gestion et de partage. On assiste alors à un nouveau type de collaboration : le réseautage.
L’impact des nouveaux outils collaboratifs
En associant la Gestion Electronique des Documents ou GED (qui permet le partage virtuel) et les outils web de même que les RSE (Réseaux Sociaux d’Entreprise), la communication entre les participants connait un degré d’interactivité supplémentaire. En d’autres termes, les nouveaux outils collaboratifs permettent de booster la productivité tout en étant proactif. Grâce à la messagerie instantanée par exemple, d’innombrables aller/retour de mails sont évités et permettent une coordination et une gestion plus efficace des travaux. C’est le cas par exemple des applications telles que Yammer (microblogage) et exoplatform (intranet social).
Quelques caractéristiques des outils collaboratifs virtuels
L’outil (ou le logiciel) collaboratif a pour fonction principale d’apporter une amélioration substantielle du processus de travail. Il permet de centraliser sur une même plateforme l’organisation du projet à travers la planification des tâches et l’analyse des données. Ainsi, différents outils collaboratifs peuvent se distinguer suivant leurs caractéristiques et leurs contenus.
Le sharing de fichier :
c’est une caractéristique collaborative par excellence, car elle permet de partager des données entre les utilisateurs. Elle est la base même de l’outil collaboratif à cause de sa capacité à rendre disponibles les documents et autres informations professionnelles utiles. Ainsi, elle permet de centraliser les diverses données (fichier documentaire ou multimédia) pour ensuite définir les droits d’accès individuels par le manager du projet. Ceci permet de garder la main quant à l’accès des données par les utilisateurs.
La communication live :
c’est aussi une particularité non moins négligeable, car elle propose une fonction de communication en temps réel. De cette manière, les acteurs peuvent se réunir et discuter de zones d’ombre ou de données techniques relatives à leur projet. Les outils communicationnels du direct fleurissent ces dernières années à cause d’une demande en quasi croissance. Il s’agit entre autres des applications comme Skype qui proposent des appels visio, ou de la messagerie instantanée.
Le Mind mapping :
le principe fondamental dans ce cas est le partage d’idées novatrices et de création. C’est en quelque sorte du brainstorming collectif et partagé. Les acteurs du projet peuvent ainsi partager leurs idées sur des sujets aussi techniques que variés.
Des outils de communication avancés pour échanger et collaborer
L’apparition de la visioconférence a ouvert une nouvelle ère en matière de collaboration avancée et par la même occasion, a permis d’explorer de nouveaux horizons pour une meilleure productivité. Par le biais d’une interface, les collaborateurs, même à des milliers de kilomètres, peuvent échanger et interagir sur un même projet. Les plateformes collaboratives sont assez évoluées pour couvrir un large spectre de workflow. Qu’il s’agisse
De la collaboration au sein d’une même entreprise ;
Avec des partenaires (fournisseurs ou interlocuteurs ou client).
Quelques outils collaboratifs existants
Aujourd’hui, les outils collaboratifs se comptent par centaines. C’est la conséquence de l’appréhension de son importance par les entreprises et les gestionnaires de projet. Voici quelques solutions collaboratives intéressantes :
Trello : spécialisé dans la répartition des tâches et planification des délais ;
Slack : mise en place de canaux privés de communication et accessibilité (sur autorisation) des collaborateurs ;
Wrike : disponibilité de flux d’activité en temps réel.
Les solutions collaboratives sont devenues essentielles pour la bonne marche de l’entreprise d’aujourd’hui. Compte tenu du fonctionnement, des besoins propres de l’entreprise et des objectifs à atteindre, l’adoption sans condition des solutions collaboratives de dernière génération est essentielle, voire indispensable. C’est la clé pour gagner en productivité et rester évolutive.
Gestion de l’impression : optimisation des ressources documentaires
Un aspect souvent sous-estimé mais crucial pour de nombreuses entreprises est la gestion de l’impression. Les logiciels dédiés comme Papercut permettent de surveiller et contrôler l’utilisation des imprimantes. Ils offrent des fonctionnalités pour gérer les files d’attente, établir des quotas et générer des rapports d’utilisation. Cela contribue à réduire les coûts d’impression et à améliorer l’efficacité des processus documentaires.
« Tout a commencé en 2010, lors de mon entretien, qui s’est déroulé à côté d’une grosse peluche en singe, l’emblème de KPAX. Ça m’a marqué !
À la base, j’avais été recruté pour gérer la reprise commerciale des clients de CNMB, rachetée par Bluemega. L’année suivante, nous avons doublé le chiffre d’affaires, un vrai succès ! J’ai ensuite continué en me consacrant à la vente de solutions comme ECP et Megaform.
En 2013, j’ai eu l’opportunité de rejoindre l’aventure Bluemega en reprenant, avec une poignée de salariés, la société Bluemega elle-même, un défi de taille ! En 2014, j’ai pris en charge la gestion commerciale de la solution KPAX, en plus des autres solutions. Au fil des années, j’ai accompagné commercialement les nouveaux arrivants et j’ai vu la famille Bluemega grandir. Aujourd’hui, je continue cette belle aventure avec la même motivation, entouré de personnes que j’apprécie.
Le succès de Bluemega repose sur notre accompagnement, notre réactivité, notre souplesse et la transparence que nous offrons à nos partenaires. Ce sont ces éléments qui font une réelle différence et créent une relation de confiance.
Ce qui me plaît le plus chez Bluemega, c’est l’ambiance, la bienveillance et ce côté solidarité/famille. L’accompagnement constant et la relation de continuité que nous avons avec nos partenaires, que nous avons vus grandir et évoluer, est une expérience enrichissante. C’est une véritable relation de confiance, parfois même d’amitié avec certains.
Parmi mes meilleurs souvenirs, il y a les sorties canyoning lors des kick-offs, surtout celle aux Baléares, avec une descente en rappel successive. Le paysage était magnifique, c’était une expérience incroyable que je n’oublierai jamais.
Pour quelqu’un qui viendrait nous rejoindre, je lui dirais de bien aimer le babyfoot pour participer aux battles ! Mais au-delà de ça, on recherche des personnes avec des valeurs humaines qui correspondent à celles de Bluemega. Les compétences professionnelles sont évidemment importantes, mais ce sont les valeurs humaines qui font toute la différence dans notre équipe. »
Damien
Responsable partenaires
« Avant de rejoindre Bluemega, je faisais partie de la société NEWDOC depuis 7 ans. En juillet 2022, Bluemega nous a rachetés et j’étais vraiment ravie car je connaissais déjà certaines personnes de l’équipe et la culture de l’entreprise via les réseaux sociaux. Chez NEWDOC, nous formions une petite équipe de 4 personnes, et en rejoignant Bluemega, j’ai intégré une entreprise avec beaucoup plus de collaborateurs, ce qui m’a fait énormément de bien ! Mes 3 autres collègues de NEWDOC ont également rejoint Bluemega, et nous avons été très bien accueillis.
Mes missions étaient assez similaires à celles que j’avais chez NEWDOC, et comme je venais du monde de l’impression, cela a facilité mon adaptation. J’ai rapidement ressenti la confiance de mes collaborateurs et de ma responsable, ce qui m’a permis de m’intégrer rapidement.
Après quelques changements dans l’équipe, j’ai pris en charge l’assistanat commercial et j’ai formé une nouvelle collaboratrice. Nous avons également élargi nos missions, en prenant en charge une partie du marketing et la communication sur les réseaux sociaux ainsi que l’organisation des événements comme les kick-offs et réunions générales, et çà c’est plutôt sympa !
L’un des projets dont je suis plutôt fière est d’avoir organisé le kick-off de l’ensemble de la société quelques mois après mon arrivée. Nous avons passé un super moment à Annecy, ce qui a renforcé nos liens.
Ce que j’apprécie le plus chez Bluemega, c’est l’ambiance et l’entraide entre les collaborateurs, ainsi que la transparence et la sincérité dans nos échanges. Les relations sont basées sur la confiance, et même si des « clashs » peuvent survenir, il n’y a jamais de rancune.
Un de mes meilleurs souvenirs reste notre première sortie d’équipe à Lyon, où nous avons travaillé dans la maison d’Olivier (et profiter de la piscine pendant la pause déjeuner !). Ce n’étaient pas les provinciaux qui venaient à nous, mais nous qui venions à eux, ce qui a permis de casser la routine. Cela m’a permis de mieux connaître mes collègues et de passer un très bon moment.
Au quotidien, je m’efforce de faciliter la communication au sein de notre équipe, car elle est la clé d’une collaboration réussie. J’aime organiser et mettre de l’ordre dans les dossiers, même si mon impatience avec les outils est souvent source de blagues. Ce que j’apprécie le plus chez mes collègues, c’est leur transparence et leur volonté constante d’améliorer nos processus. »
Elodie
Assistante Administrative et Commerciale
« J’ai rejoint Bluemega en 2002. Deux ans
plus tard, j’ai souhaité découvrir de nouveaux horizons, mais en 2006, j’ai fait mon retour… cette
fois pour de bon. Cette fidélité reflète la culture unique de Bluemega, fondée sur des valeurs
essentielles à mes yeux : l’autonomie, la bienveillance, et un véritable esprit collectif.
Ce que j’apprécie le plus ici, c’est
l’autonomie qu’on nous accorde et la collaboration qui unit les équipes. L’ambiance est vraiment
collective, sans barrières entre les services, ce qui facilite les échanges. Peu importe d’où l’on
vient ou notre âge, une bienveillance commune nous unit. Des moments forts comme les réunions
trimestrielles ou le kick-off annuel renforcent cette alchimie et contribuent à notre succès.
Bluemega évolue sur un marché très
spécifique, et c’est grâce à cela que nous avons développé des compétences uniques. C’est ce qui
nous distingue et nous permet d’avancer en confiance.
Je suis particulièrement fier d’avoir
contribué à transformer Bluemega : de ses débuts parfois complexes, nous avons construit une
entreprise solide et performante. Pour ceux qui souhaitent nous rejoindre, mon conseil est simple :
pour réussir, il suffit de s’investir et de bien communiquer car le travail paie toujours. »
Olivier
Directeur commercial
A mon arrivée chez Bluemega, j’ai été chaleureusement accueilli pour mes compétences techniques et mes
atouts personnels.Depuis, la culture du challenge, couplée à l’exigence de communications saines et
productives, m’ont permis de m’épanouir professionnellement.
Mon évolution contribue à l’évolution de Bluemega, et cette concordance des destins génère une efficacité
redoutable.
Etienne
Développeur web leader
« Mon arrivée chez Bluemega est le fruit d’un
concours de circonstances : un soir de réveillon, en discutant boulot avec Marion (développeuse chez
KPAX), j’ai réalisé que j’avais besoin de changement. Après 12 ans dans une entreprise « à
l’ancienne », j’ai postulé chez Bluemega, un milieu technologique où je savais que je me sentirais
plus à l’aise.
Dès les entretiens, le courant est passé. Pas
de filtres, pas de retenue, juste de l’écoute et de la confiance – une ambiance de travail que je
n’avais jamais connue. Dès la première semaine, un kick-off en Tunisie m’a permis de créer des liens
solides avec les équipes.
J’ai eu l’opportunité de faire du
télétravail, ça a été un défi majeur car il a fallu changer mes habitudes mais j’ai appris à mieux
gérer mon autonomie, tout en bénéficiant de la confiance accordée par Bluemega. Bien sûr, le
télétravail a eu ses inconvénients, comme mes quelques kilos en trop – heureusement reperdus depuis
!
Ce qui m’a marqué chez Bluemega, c’est la
fluidité des échanges entre services, et l’efficacité des réunions trimestrielles qui vont à
l’essentiel. Ici, chacun contribue équitablement et dans un esprit de collaboration.
L’arrivée d’un nouveau responsable en 2022 a
été un vrai tournant pour moi. Son écoute et ses échanges constructifs m’ont apporté un « vent de
fraîcheur ». Grâce à sa bienveillance et au soutien constant de mon équipe, je me sens épaulé et
encouragé à progresser.
Mon conseil à quelqu’un qui souhaiterait nous
rejoindre ? Restez authentique ! Ici, on valorise l’authenticité et l’esprit familial. J’ai trouvé
l’équilibre parfait entre professionnalisme et ambiance conviviale – un équilibre rare et précieux.
»
Clément
Consultant technique
Arrivé chez Bluemega en tant que première recrue externe, je me suis vite rendu compte que cette société était différente des autres quand, à la première réunion générale mon président était déguisé en « télétubbies » et mon directeur général en « bob l’éponge » (photo disponible).
Bluemega m’a d’abord permis d’évoluer du métier d’administrateur système et réseau à consultant avant-vente. Et ce nouveau challenge m’a donné la chance de parcourir la France pour installer et faire la promotion de ces solutions. Aujourd’hui pour développer le business KPAX, j’ai la chance de voyager et d’échanger avec gens dans le monde. Ils devaient être des collègues et se sont devenu des amis 🙂
Dimitri
Consultant technique
Parce que j’ai grandi autant professionnellement que personnellement très proche d’Olivier, il m’a toujours demandé pourquoi je ne venais pas rejoindre l’équipe Bluemega.
J’ai voulu suivre mon chemin mais en 2019 j’ai enfin compris qu’au-delà de notre amitié, il y avait surtout ce petit truc qui nous lie : notre état d’esprit… et qui est aussi celui de Bluemega.
J’ai rejoint l’équipe commerciale en janvier 2020 et depuis ce jour pas une seule fois je ne regrette mon choix.
Sauf peut-être de ne pas l’avoir fait avant 😊
Je me sens à ma place ! Nous sommes travailleurs, solidaires, enthousiastes, attentifs aux autres et surtout nous ne nous prenons pas au sérieux. Le cadre idéal pour se réaliser !
Chaque individu de la BueTeam est l’ingrédient spécial d’une recette qui fonctionne, « Luminomagifantastic » ! J’ai gardé mon âme d’enfant, je crois que tout est possible, et ici encore plus !
Mon évolution va de pair avec celle que je vise pour chacun de mes clients-partenaires : notre croissance, notre réussite !
(Et petit message à mes collègues qui rient de ma précision lors de mon entretien d’embauche sur le fait que je ne suis pas « une conquête » : c’est Vous qui m’avez conquise ! Merci ! 😊)
Anne peg
Responsable partenaires
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