Numérisation de documents : qu’est-ce que la technologie OCR ?
Numérisation de documents : qu’est-ce que la technologie OCR ?
avril 19, 2023
Vous procédez à la digitalisation de vos documents d’entreprise ? Pour obtenir des documents numérisés de qualité, équipez-vous d’une solution logicielle dotée de fonctionnalités OCR. Il s’agit d’une technologie de traitement d’image très pratique pour numériser les documents papier en fichiers numériques. Pour vous aider à y voir clair, focus sur OCR, la nouvelle référence en technologie de numérisation de documents.
Qu’est-ce que la technologie OCR ?
La technologie OCR est un procédé informatique permettant de convertir une image avec du texte en un fichier texte modifiable. En d’autres mots, vous pouvez extraire le contenu textuel sur une image pour créer un PDF ou d’autres formats de fichier texte. Cette procédure peut être réalisée à partir d’un appareil d’impression ou de copie dotée d’un logiciel d’OCR intégré. Il peut s’agir d’un scanner, d’un photocopieur ou d’une multifonction. Notez que certains appareils photos numériques et smartphones permettent la capture de documents papier pour les convertir en fichier numérique.
Pour aller plus loin, découvrez quels les formats choisir pour numériser.
Comment fonctionne la technologie OCR ?
En pratique, l’OCR utilise des algorithmes capables de détecter et de reconnaître les différents types de caractères présents sur une image. D’où l’appellation « Optical Character Recognition », en français ROC ou « Reconnaissance Optique de Caractères ». Aujourd’hui, il existe sur le marché plusieurs types de logiciels d’OCR allant du basique au plus sophistiqué. Les scanners et les imprimantes professionnelles sont notamment dotés de la version basique. Ce type d’OCR peut reconnaître les caractères alphanumériques les plus courants.
Pour profiter de la version la plus avancée, équipez d’une solution de numérisation de documents basée sur le Cloud.
Pour quelle application utiliser la technologie OCR ?
L’OCR possède de nombreuses applications dans le domaine professionnel comme un projet de numérisation de documents d’entreprise. En effet, une entreprise ou une organisation peut utiliser cet outil afin de numériser différents types de documents professionnels. Vous pouvez l’utiliser pour la dématérialisation des factures clients et fournisseurs, des documents RH (contrats ou bulletins de paie) et autres. Grâce à cette digitalisation, les entreprises et les organisations garantissent la conservation de documents originaux avec une solution d’archivage électronique.
Pour partir sur de bonnes bases dans votre projet, découvrez les étapes à suivre pour la numérisation de documents.
Quels sont les avantages de l’OCR pour numériser ?
L’arrivée de la technologie OCR fut une aubaine pour la dématérialisation des documents, et ce, pour plusieurs raisons.
Gain de temps et productivité
Avant l’arrivée des logiciels OCR, la numérisation était une tâche complexe et fastidieuse. D’abord, il fallait faire une copie électronique de chaque document papier à l’aide de scanners ou de copieurs. Ensuite, des opérateurs saisissent manuellement le contenu de chaque fichier électronique. En plus de la perte de temps, cette méthode génère aussi un coût conséquent pour la saisie des documents. Avec l’OCR, vous n’avez plus à vous soucier d’extraire le contenu textuel de chaque document papier. Le logiciel automatise l’extraction des données et réduit les coûts liés à la numérisation.
Précision et fiabilité des documents dématérialisés
Le fait de saisir manuellement le contenu de chaque document dématérialisé peut engendrer des erreurs humaines. En effet, même le plus doué des opérateurs de saisie peut faire des fautes par négligence ou fatigue. En utilisant l’OCR sophistiqué, vous réduisez, voire éliminez, les erreurs de données extraites. Il faut savoir que les OCR ne font pas que détecter les caractères, ils peuvent aussi corriger les erreurs via une correction automatique. Cette précision et fiabilité sont capitales dans plusieurs secteurs d’activité comme l’administration publique, la santé, la finance, etc.
Accès et recherche de documents optimisés
Une fois les données extraites, il faut les ajouter à une base de données de l’entreprise. En pratique, il ne suffit pas de stocker tous les documents dans un coffre-fort numérique ou un système d’archivage électronique. Vous devez ajouter des métadonnées (mots-clés ou tags) à tous les fichiers numériques pour faciliter le tri et le classement. C’est ce qu’on appelle l’indexation de documents. L’OCR facilite cette étape par l’extraction de toutes les informations spécifiques sur chaque document numérisé. Ensuite, vous choisissez quelles données extraites utiliser pour créer les index de recherche.
Où acheter des solutions de numérisation de documents ?
Besoin d’un outil pour numériser vos documents d’entreprise ? Adressez-vous à BLUEMEGA, le fournisseur de référence pour les solutions logicielles de numérisation et de gestion de documents.
Nos solutions logicielles s’adressent à tous les professionnels (entreprises privées, administrations ou collectivités territoriales) à la recherche d’outils performants et riches en fonctionnalités. Personnalisables, les logiciels proposés s’adaptent à vos besoins et à vos objectifs. De plus, nos solutions sont compatibles avec un large panel de périphériques d’impression et de copie.
Aussi, commandez sans plus attendre votre logiciel de numérisation de documents chez BLUEMEGA.
« Mon arrivée chez Bluemega est le fruit d’un
concours de circonstances : un soir de réveillon, en discutant boulot avec Marion (développeuse chez
KPAX), j’ai réalisé que j’avais besoin de changement. Après 12 ans dans une entreprise « à
l’ancienne », j’ai postulé chez Bluemega, un milieu technologique où je savais que je me sentirais
plus à l’aise.
Dès les entretiens, le courant est passé. Pas
de filtres, pas de retenue, juste de l’écoute et de la confiance – une ambiance de travail que je
n’avais jamais connue. Dès la première semaine, un kick-off en Tunisie m’a permis de créer des liens
solides avec les équipes.
J’ai eu l’opportunité de faire du
télétravail, ça a été un défi majeur car il a fallu changer mes habitudes mais j’ai appris à mieux
gérer mon autonomie, tout en bénéficiant de la confiance accordée par Bluemega. Bien sûr, le
télétravail a eu ses inconvénients, comme mes quelques kilos en trop – heureusement reperdus depuis
!
Ce qui m’a marqué chez Bluemega, c’est la
fluidité des échanges entre services, et l’efficacité des réunions trimestrielles qui vont à
l’essentiel. Ici, chacun contribue équitablement et dans un esprit de collaboration.
L’arrivée d’un nouveau responsable en 2022 a
été un vrai tournant pour moi. Son écoute et ses échanges constructifs m’ont apporté un « vent de
fraîcheur ». Grâce à sa bienveillance et au soutien constant de mon équipe, je me sens épaulé et
encouragé à progresser.
Mon conseil à quelqu’un qui souhaiterait nous
rejoindre ? Restez authentique ! Ici, on valorise l’authenticité et l’esprit familial. J’ai trouvé
l’équilibre parfait entre professionnalisme et ambiance conviviale – un équilibre rare et précieux.
»
Clement
Responsable partenaires
« J’ai rejoint Bluemega en 2002. Deux ans
plus tard, j’ai souhaité découvrir de nouveaux horizons, mais en 2006, j’ai fait mon retour… cette
fois pour de bon. Cette fidélité reflète la culture unique de Bluemega, fondée sur des valeurs
essentielles à mes yeux : l’autonomie, la bienveillance, et un véritable esprit collectif.
Ce que j’apprécie le plus ici, c’est
l’autonomie qu’on nous accorde et la collaboration qui unit les équipes. L’ambiance est vraiment
collective, sans barrières entre les services, ce qui facilite les échanges. Peu importe d’où l’on
vient ou notre âge, une bienveillance commune nous unit. Des moments forts comme les réunions
trimestrielles ou le kick-off annuel renforcent cette alchimie et contribuent à notre succès.
Bluemega évolue sur un marché très
spécifique, et c’est grâce à cela que nous avons développé des compétences uniques. C’est ce qui
nous distingue et nous permet d’avancer en confiance.
Je suis particulièrement fier d’avoir
contribué à transformer Bluemega : de ses débuts parfois complexes, nous avons construit une
entreprise solide et performante. Pour ceux qui souhaitent nous rejoindre, mon conseil est simple :
pour réussir, il suffit de s’investir et de bien communiquer car le travail paie toujours. »
Oliver
Responsable partenaires
A mon arrivée chez Bluemega, j’ai été chaleureusement accueilli pour mes compétences techniques et mes
atouts personnels.Depuis, la culture du challenge, couplée à l’exigence de communications saines et
productives, m’ont permis de m’épanouir professionnellement.
Mon évolution contribue à l’évolution de Bluemega, et cette concordance des destins génère une efficacité
redoutable.
Etienne
Développeur web leader
En 2010, Séb m’a proposé une mission en me précisant « bon ça peut faire pschit ».
On m’a confié la mission de « récupérer » et « poursuivre » l’activité de la société CNMB que nous venions de racheter.
En 2011, cette activité faisait X2.
En 2013, nous étions une poignée de salariés à reprendre les rênes de Bluemega.
En 2021 … quel chemin parcouru, quelle chance de participer à cette belle aventure professionnelle et humaine.
Damien
Responsable partenaires
Arrivé chez Bluemega en tant que première recrue externe, je me suis vite rendu compte que cette société était différente des autres quand, à la première réunion générale mon président était déguisé en « télétubbies » et mon directeur général en « bob l’éponge » (photo disponible).
Bluemega m’a d’abord permis d’évoluer du métier d’administrateur système et réseau à consultant avant-vente. Et ce nouveau challenge m’a donné la chance de parcourir la France pour installer et faire la promotion de ces solutions. Aujourd’hui pour développer le business KPAX, j’ai la chance de voyager et d’échanger avec gens dans le monde. Ils devaient être des collègues et se sont devenu des amis 🙂
Dimitri
Consultant technique
Parce que j’ai grandi autant professionnellement que personnellement très proche d’Olivier, il m’a toujours demandé pourquoi je ne venais pas rejoindre l’équipe Bluemega.
J’ai voulu suivre mon chemin mais en 2019 j’ai enfin compris qu’au-delà de notre amitié, il y avait surtout ce petit truc qui nous lie : notre état d’esprit… et qui est aussi celui de Bluemega.
J’ai rejoint l’équipe commerciale en janvier 2020 et depuis ce jour pas une seule fois je ne regrette mon choix.
Sauf peut-être de ne pas l’avoir fait avant 😊
Je me sens à ma place ! Nous sommes travailleurs, solidaires, enthousiastes, attentifs aux autres et surtout nous ne nous prenons pas au sérieux. Le cadre idéal pour se réaliser !
Chaque individu de la BueTeam est l’ingrédient spécial d’une recette qui fonctionne, « Luminomagifantastic » ! J’ai gardé mon âme d’enfant, je crois que tout est possible, et ici encore plus !
Mon évolution va de pair avec celle que je vise pour chacun de mes clients-partenaires : notre croissance, notre réussite !
(Et petit message à mes collègues qui rient de ma précision lors de mon entretien d’embauche sur le fait que je ne suis pas « une conquête » : c’est Vous qui m’avez conquise ! Merci ! 😊)
Anne peg
Responsable partenaires
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