Axens, filiale d’IFP Energies Nouvelles (IFPEN), est une ETI française spécialisée dans la fourniture de technologies pour le raffinage, la pétrochimie, le gaz, les biocarburants et dans le développement, la fabrication et la vente de catalyseurs et adsorbants. Son effectif se compose d’environ 1200 personnes, dont 600 personnes au siège de Rueil Malmaison en Ile de France.

Axens a profité du renouvellement de son parc de copieurs multifonctions en 2015 pour offrir une meilleure qualité de service à ses utilisateurs tout en s’engageant dans une démarche d’amélioration des usages. Pour mener à bien ce projet, Axens a choisi de s’appuyer sur le distributeur Qualis et le logiciel PaperCut MF représenté en France par Bluemega.

Le périmètre du projet comprend le siège social et un site secondaire, pour 50 multifonctions et 50 imprimantes de deux marques différentes, et près de 600 utilisateurs. La mise en production de PaperCut MF qui a été simple et efficace, a permis d’optimiser les usages et de sécuriser l’accès aux multifonctions tout en simplifiant la méthode d’authentification.

La politique d’impression qui a été mise en place avec PaperCut MF a permis de réduire le volume de pages imprimées de 20%, le retour sur investissement de la solution s’est fait en moins de 1 an.

Aujourd’hui, nous ajoutons régulièrement des nouvelles machines sous PaperCut MF, le support de Bluemega est disponible et réactif pour répondre à toutes nos demandes.

Mickaël Hamelin 

Chef de projet OSI (Optimisation des Systèmes d’Impression)

Sciences Po Lyon: Témoignage du 1er utilisateur de PaperCut MF avec le porte-monnaie électronique IZLY

Historiquement, Sciences Po Lyon offre à ses 2000 étudiants un quota de pages à produire en impression et en copie, au-delà, les étudiants doivent acheter des crédits afin de pouvoir continuer à imprimer. L’ancien système basé sur un rechargement par un monnayeur était coûteux, il offrait un faible ROI à l’école et cela sans aucune réelle valeur ajoutée pour les étudiants, alors que contrairement aux idées reçues, les besoins en impressions sont en croissance. Pour améliorer cela, PaperCut MF a tout d’abord été mis en place en 2013 pour gérer les périphériques d’impression du site qui produisent environ 200 000 pages par an, puis à l’occasion d’un renouvellement de marché en 2016, la solution PaperCut MF a été maintenue et s’est vue rajoutée la passerelle vers le porte-monnaie électronique IZLY du CNOUS développée par Bluemega. Etant donné que tous nos étudiants disposent d’un compte IZLY pour déjeuner au restaurant du CROUS, la transition a été très simple à mener. Les étudiants bénéficient d’un système plus simple avec en plus des fonctions évoluées comme la possibilité d’imprimer facilement à partir de leurs appareils mobiles (téléphones, tablettes). À noter qu’avec PaperCut MF, les administratifs et les enseignants bénéficient aussi d’avantages comme le système d’authentification et d’impression suivie qui permet d’offrir à ces utilisateurs de la confidentialité et de la disponibilité.

Emmanuel Brenas

Directeur du Sytème d’information de l’IEP Sciences Po Lyon

Business France est chargé du développement international des entreprises françaises, des investissements internationaux en France et de la promotion économique de la France. Son effectif se compose de 1500 employés répartis sur 150 sites dont 90 à l’étranger.

PaperCut NG fonctionne sur le parc des systèmes d’impression de Business France depuis 2011, il sert à produire des rapports d’activité pour informer les directeurs et leur permettre de maîtriser les usages ou il sert à la direction des systèmes d’information afin d’établir ses budgets. Comme son fonctionnement est simple et efficace, nous avons exigé dans l’appel d’offres que les nouveaux copieurs soient compatibles avec PaperCut MF. Cette version permet aux utilisateurs de libérer leurs impressions avec le badge dont ils disposent déjà, cela afin d’éviter les impressions orphelines, d’offrir des fonctions de confidentialité et faciliter la mobilité. La direction des systèmes d’information a pour objectif de réduire l’usage des impressions qui représente un budget important, c’est le rôle du module clients qui s’installe sur les postes et a pour objectif de sensibiliser les utilisateurs sur les usages.

Finalement, c’est Ricoh qui a remporté le projet, ils ont formé les utilisateurs à cette nouvelle approche et ont missionné Bluemega pour déployer et configurer la solution. Le projet s’est déroulé avec professionnalisme et sérieux, il a permis de moderniser l’infrastructure et de réduire le nombre de files d’impression. Une difficulté a été rencontrée lors de la mise en œuvre, Bluemega a escaladé l’incident chez PaperCut qui a rapidement identifié l’origine du problème et proposé une résolution.

PaperCut MF est en production depuis Février 2018 et tous les appareils du site de Marseille sont équipés de PaperCut MF. Le 1er mois 10 000 impressions ont été évitées, soit une réduction immédiate de 20% des volumes. Il est important de noter que l’adhésion des utilisateurs aux fonctions proposées par PaperCut MF a été rapide et forte, les utilisateurs apprécient particulièrement l’aspect mobilité et confidentialité qui est offert. Le déploiement nous a permis de supprimer les imprimantes individuelles au profit de print corner équipés de gros multifonctions et de plus petits multifonctions pour certains groupes de travail.

Thomas Therin – Chef de projet, Business France

 

Mauguio Carnon est une commune du département de l’Hérault qui compte 20 000 habitants.

Le projet d’optimisation des systèmes d’impression et des usages associés a commencé à voir le jour en 2014. L’enjeu était avant tout écologique puisque la copie et l’impression ont des conséquences importantes sur le développement durable en raison de l’usage du papier, de l’encre et de la consommation électrique des appareils. Bien entendu, cette démarche permettait par la même occasion d’engager un plan de maîtrise et de rationalisation des coûts d’impression. Nous avons donc décidé de supprimer progressivement les imprimantes individuelles et de créer des points d’impression partagés. Il se trouve que la création de ces points d’impression partagés était en cohérence avec la volonté de travailler sur la santé au travail, puisque cette nouvelle organisation permettait aux agents de se déplacer pour récupérer leurs impressions plutôt que de rester à leurs postes. Et afin de nous permettre de suivre, d’analyser et d’agir sur les usages d’impression, nous avons dés 2014 lancé une consultation afin de disposer d’un logiciel qui pour des raisons évidentes de pérennité devait être indépendant des constructeurs de copieurs et d’imprimantes. PaperCut NG s’est imposé de lui-même.

Lors de la première mise en place de PaperCut NG, nous avons immédiatement constaté que le logiciel était très performant pour déployer une politique écoresponsable et cela même si nous n’utilisions pas encore toutes les fonctionnalités. Dans un premier temps la solution avait été déployée sans le système d’authentification qui permet aux utilisateurs de libérer leurs travaux en attente lorsqu’ils sont devant le copieur multifonctions. Alors en 2016, à l’occasion du remplacement de notre parc de copieurs multifonctions, nous avons demandé aux soumissionnaires d’ajouter cette option de PaperCut sur les copieurs qu’ils proposaient. Nous avions aussi compris que pour mettre en place une politique d’impression maîtrisée, il était plus simple de tout rationaliser autour d’un même fournisseur et d’avoir une date d’échéance unique pour l’ensemble du parc. Buro systèmes a remporté la consultation en proposant du matériel Sharp.

Ce déploiement a permis de renouveler les 22 copieurs multifonctions de la ville et de les équiper avec PaperCut MF. Ainsi, les utilisateurs bénéficient de l’impression suivie et sécurisée en s’authentifiant sur les copieurs. Cette fonction est géniale car elle offre du confort et de la confidentialité ! Dans un premier temps, il a fallu gérer le changement auprès des utilisateurs et ensuite c’est devenu naturel. Grâce au mode Direct Print proposé par PaperCut MF, l’impression suivie a même pu être mise en place sur un site distant, tout en s’affranchissant du transit par le serveur et du risque de surcharger la bande passante. Seul le service comptabilité qui produit des travaux volumineux est exempté de cette fonction.

En 4 ans, à la Mairie le volume d’impression a baissé de 30%, le recto verso a atteint 55% et 75% des travaux sont en noir et blanc. La Ville de Maugio Carno est très satisfaite de la solution PaperCut MF qui a permis de renforcer la politique de développement durable et d’atteindre les objectifs fixés. L’accompagnement de Buro Systèmes assisté de Bluemega pour conduire ce projet a été bon. Il existe encore des marges de progression sur ce projet, après avoir nettoyé le système de la toutes les traces des anciennes imprimantes, nous souhaitons mieux utiliser le module de rapports de PaperCut MF, par exemple en envoyant un rapport automatique et personnalisé à chaque utilisateur et en mettant en place un challenge autour de la consommation ce qui irait totalement dans le sens d’une politique écoresponsable. Sur la maîtrise des dépenses, il reste des leviers concernant l’usage de l’impression en couleur qui est 10 fois plus chère qu’en noir. L’objectif serait de mettre en place des règles sous Papercut MF afin de nous assurer que la couleur est utilisée que lorsque c’est vraiment nécessaire.

 

Nicolas De Bodinat – Responsable Informatique

THE BABEL COMMUNITY est un concept de résidences hybrides conçues pour des occupants jeunes, nomades, libres mais néanmoins exigeants. On y trouve des espaces de coliving et de coworking où l’on peut dormir, manger, faire du sport, travailler et vivre. Le tout s’intègre dans un écosystème plus large de services et de loisirs (conciergerie, événements/ animation de la communauté, services de ménage, room-service…). THE BABEL COMMUNITY a inauguré sa première résidence en Novembre 2017 sur le Vieux port de Marseille. Depuis, une résidence a vu le jour à Montpellier et 25 résidences seront ouvertes en Europe d’ici 2025.

Le projet relatif à l’impression au sein des espaces de coworking qui a abouti à la mise en place de PaperCut MF était assez challenging. Tout d’abord, la solution devait-être hébergée dans le cloud et devait pouvoir fonctionner à partir d’appareils mobiles. Un utilisateur devait pouvoir déclencher facilement son impression où qu’il soit (transport, domicile…) à partir de son ordinateur ou encore de son smartphone. Enfin il devait pouvoir libérer son impression une fois sur place grâce à son badge et cela quel que soit le bâtiment en France. Le but étant aussi d’interfacer le logiciel de gestion des impressions avec le logiciel de facturation de THE BABEL COMMUNITY.

La simplicité de l’interface du logiciel PaperCut MF  ainsi que son module Mobility Print, très intuitif pour un public non averti, ont été des éléments déterminants dans le choix de cette solution. L’API de PaperCut MF a permis très facilement de l’interfacer avec notre logiciel de facturation et ainsi de savoir qui a imprimé et combien cela a coûté. L’authentification sur les copieurs multifonctions Ricoh se fait à partir de badges déjà utilisés pour le contrôle d’accès et la restauration.

Le serveur PaperCut MF est sur un serveur haute performance et grâce à un réseau desservi par la fibre, le temps de libération des travaux d’impression est très acceptable, il est même meilleur que lorsque la solution était hébergée en local. Une fois le serveur central en place et les multifonctions installés, il fallut 10 minutes pour déployer une résidence. L’impression est pour nous un sujet critique et l’équipe de Bluemega a toujours été très active et impliquée dans la recherche de solutions et d’améliorations. La solution sera généralisée aux espaces de coliving en plus des espaces de coworking et à toutes les nouvelles résidences (2 à 3 copieurs multifonctions par résidence).

Flavien Maillot – Directeur des nouvelles technologies

En 2015, le Conseil départemental des Hauts-de-Seine disposait d’un parc éditique avec un très faible taux de mutualisation des équipements. Ainsi, pour 5500 utilisateurs répartis sur 5 sites centraux et 120 sites distants, on trouvait 2200 imprimantes individuelles, 200 multifonctions A4 de proximité et 400 multifonctions départementaux A3. En plus de cela, les copieurs départementaux étaient très anciens et les utilisateurs ne bénéficiaient donc pas des dernières technologies.

Face à cette situation, le projet REMMI a été engagé (Rationalisation de l’Éditique et Modernisation des Moyens d’Impression). L’objectif est de mutualiser les équipements et de permettre aux utilisateurs d’accéder aux dernières technologies tout en les sensibilisant sur l’usage. Tout cela afin de rationaliser les dépenses en éditique et réduire l’empreinte environnementale des impressions.

Ce projet qui a été engagé en 2015 se déploie progressivement. Nous avons d’abord commencé par la suppression progressive des imprimantes individuelles en fin de vie, tout en restant vigilant sur les besoins spécifiques de certains métiers.

Ensuite et avant de nous occuper du renouvellement du matériel, nous avons mis en compétition plusieurs éditeurs de logiciels de gestion des flux d’impression. Le logiciel devait répondre à nos attentes de suivi sur l’usage et proposer des fonctions visant à accompagner les utilisateurs dans la mutualisation (Impression suivie) et l’optimisation des usages (règles, quotas, rapports sur l’impact de l’environnement). L’éditeur devait être indépendant des constructeurs de copieurs et d’imprimantes afin de nous permettre de pérenniser et de garantir un fonctionnement en environnement multimarques. Nous avons présélectionné 3 logiciels indépendants et après une phase de tests, nous avons fait le choix de la simplicité et de l’efficacité avec PaperCut MF. Le logiciel a été acheté fin 2017. Il nous permet entre autres de suivre et d’analyser les usages, afin d’engager des discussions avec les services sur certains processus métiers. Ces discussions ont pour but de trouver des méthodes qui permettent de rationnaliser l’usage de l’impression, mais aussi de permettre aux services de gagner en efficacité.

Ensuite, nous avons lancé un marché pour renouveler la totalité du parc des multifonctions et Canon a été retenu. Nous avons donc déployé avec l’aide de Bluemega les embarqués PaperCut MF sur les copieurs multifonctions de la marque Canon. Les utilisateurs peuvent ainsi libérer leurs travaux en attente dans PaperCut MF en s’authentifiant sur les multifonctions par code et par badge. Les impressions en attente après 12h sont supprimées de la file d’attente, ce qui contribue à la diminution des volumes imprimés.

Nous allons prochainement renouveler les appareils du centre de reprographie et il est prévu que PaperCut MF facilite l’orientation des travaux d’impression vers ce centre qui va devenir un véritable centre de services à disposition des besoins des agents du Conseil départemental des Hauts-de-Seine.

Nous constatons déjà des résultats sur la baisse des volumes imprimés, sur la baisse des impressions en couleur et sur la généralisation du recto verso. Le déploiement du projet REMMI va nous permettre à terme de supprimer la totalité des imprimantes individuelles, de tendre vers uniquement 500 systèmes d’impression et de réduire drastiquement le volume de pages qui est imprimé. La gestion du changement lors de la première phase du projet a certes été facilitée par le déménagement du bâtiment principal, mais les utilisateurs sont conscients des enjeux écologiques et le retour des services est très positif. Le projet se déploie progressivement sur les bâtiments annexes.

Frédéric Zemmour – Responsable Éditique DSI du Conseil départemental des Hauts-de-Seine

Aujourd’hui, Metz Métropole regroupe 3000 utilisateurs du système d’impression pour un parc hétérogène d’environ 240 équipements de 5 marques différentes.

À l’origine du projet, la Direction a souhaité mettre en place une politique de maîtrise des impressions et des coûts associés. La mise en œuvre de ce projet est passée par la réduction du nombre de systèmes d’impression, mais pour cela il fallait apporter une réponse aux utilisateurs concernant la confidentialité des documents sur les points d’impression partagés.

Dans un premier temps, c’est un logiciel constructeur qui a été retenu mais celui-ci s’est très vite avéré être trop propriétaire : À l’exception du constructeur concerné, le fonctionnement sur les autres copieurs multifonction nécessitait un boîtier externe ce qui était très complexe à gérer.

Metz Métropole a alors choisi PaperCut MF qui a été acquis directement auprès de l’UGAP ce qui nous offre une réelle indépendance. Le système qui permet la libération par badge est embarquée sur la plupart des copieurs présents à la Métropole ce qui simplifie considérablement le déploiement, la configuration et la gestion. Les constructeurs qui souhaitent rentrer sur le parc de Metz Métropole doivent être compatibles avec PaperCut MF. Actuellement, nous remplaçons progressivement le matériel pour uniformiser le parc existant avec des équipements Sharp. L’implémentation de PaperCut MF a été très simple et le nombre de pilote d’impression est réduit. En plus de la libération des impressions par badge, PaperCut MF nous permet d’établir des rapports détaillés pour le contrôle de gestion, d’ailleurs la solution est très ouverte et nous avons pu mettre en place des rapports personnalisés en nous appuyant sur un prestataire recommandé par Bluemega.

Nous estimons qu’il y a 30% d’impression en moins depuis la mise en place de ce projet. À terme, l’objectif est de pouvoir budgétiser l’impression et éventuellement facturer les services en cas de dépassement.

Patrick Riboulet Systèmes d’information Metz Métropole

La région Hauts-De-France a profité lors du 2ème trimestre 2015 du renouvellement de son marché photocopieurs multifonction pour faire évoluer la philosophie de ses systèmes d’impression. Suite au déploiement et à la configuration de la solution PaperCut MF par Bluemega, les 2500 agents de la Région Hauts-De-France bénéficient de badges d’authentification qui leurs permettent de libérer leurs impressions en attente sur l’un des 145 copieurs Xerox équipé.

Lors du précédent marché, un système d’impression confidentiel avec badge était déjà en place, mais le principe obligeait l’utilisateur à cibler l’équipement au moment de lancer l’impression, celui-ci n’offrait pas le même niveau de mobilité, aujourd’hui l’impression suit l’utilisateur sur n’importe quel équipement et sur n’importe quel site. Cette solution a aussi permis de considérablement simplifier la gestion des utilisateurs et des files d’impression.

Le principe de fonctionnement a été rapidement adopté par les utilisateurs car il offre plus de mobilité et une meilleure disponibilité du système d’impression. La configuration choisie permet aussi de maîtriser les volumes et les coûts, car l’impression suivie réduit considérablement les impressions orphelines et les utilisateurs sont sensibilisés au coût d’impression de chaque document avant de libérer l’impression. La mise en œuvre du projet s’est bien déroulée mais je confirme que le paramétrage sur les photocopieurs multifonction, la configuration de la solution et du réseau nécessite de s’appuyer sur des ressources compétentes.

Aujourd’hui, la gestion quotidienne de PaperCut MF est assurée par les équipes de la région et périodiquement le constructeur s’occupe de mettre à jour les licences embarquées sur les 145 multifonctions. Depuis le 3ème trimestre 2015, nous avons rencontré un incident sérieux qui a été escaladé et traité efficacement par le support Bluemega. Au regard de mon expérience sur ce projet, je pense que PaperCut MF est une solution simple et efficace.

Hervé Deuez

Direction des systèmes d’information Service usages et postes de travail

Precia Molen est une société familiale Française qui est présente sur les 5 continents et dont le siège se situe en Ardèche. L’entreprise a une activité de production et de commercialisation de systèmes de pesages industriels et une activité de services qui s’occupe de la mise en œuvre et de la maintenance des appareils.

PaperCut MF est utilisé depuis quelques mois sur l’ensemble des sites Français, soit plus de 80 copieurs de marque Ricoh répartis sur le siège et les 40 agences. Les copieurs multifonctions de l’ensemble des sites utilisent les fonctions de libération des impressions avec authentification par badge et de comptabilisation. Pour les agences qui ne disposent pas de serveur d’impression, les files d’impression sécurisées ont été déployées via le module Print deploy de PaperCut MF.

Le Print deploy a d’ailleurs été un élément différenciant dans le choix de la solution puisqu’il permet aux utilisateurs nomades de n’avoir plus qu’une seule imprimante installée sur leurs postes. L’utilisateur n’a plus à se préoccuper du choix de l’imprimante, dès qu’il est connecté au réseau d’une agence, alors l’imprimante est installée dynamiquement sans qu’il ne s’occupe de rien. Ceci a considérablement simplifié la vie des utilisateurs et a réduit le temps consacré par l’équipe informatique sur ce sujet car les demandes d’assistance étaient fréquentes. Le client Print deploy offre l’avantage d’embarquer aussi le paramétrage de l’imprimante (couleur, recto verso…) en amenant ainsi l’utilisateur à avoir un usage responsable.

L’impression suivie « suivez-moi » ou « find-me », utilisée sur les 25 copieurs multifonctions du siège est appréciée des utilisateurs car elle permet de récupérer les impressions en attente sur n’importe quel équipement du site, ce qui est idéal pour ceux qui se déplacent dans l’entreprise. Pour le siège comme pour les agences, en plus de la confidentialité qu’offre la fonction de libération par badge pour les services sensibles, la suppression des documents qui restent en attente au niveau de la file d’impression permet de réduire le gaspillage.

En synthèse, les arguments qui ont été déterminants dans le choix de PaperCut MF sont :

• Le débit de notre réseau avec les sites distants est préservé par le fait que PaperCut MF permette que le spool soit conservé en local et cela malgré l’absence d’un serveur d’impression. Seules les informations relatives à l’authentification et à la description des travaux transitent vers le serveur central.
• L’exactitude des comptabilisations.
• La sécurisation des accès aux terminaux d’impression grâce à l’authentification personnelle par badge.
• Le profil de numérisation qui suit l’utilisateur quel que soit l’appareil et qui leur permet de scanner automatiquement vers leurs emails.
• Et bien entendu toutes les fonctions qui permettent de mettre en place et de piloter une politique d’impression comme les règles et les tableaux de bord.

Concernant la mise en œuvre et le déploiement tout s’est bien déroulé, ça a été simple. Les équipes de Bluemega et de Ricoh étaient efficaces et disponibles. Le travail de préparation consiste essentiellement à installer les embarqués PaperCut MF sur les copieurs multifonctions en coordination avec les constructeurs et à configurer les imprimantes des sites distants afin qu’elles puissent bénéficier du Print Deploy. Ce travail est à réaliser une fois, ensuite le gain de temps est vraiment important.

L’objectif à terme est de produire des tableaux de bord afin de pouvoir faire des analyses et de mieux comprendre les usages au niveau des agences et des différents services. Je souhaite expérimenter la fonctionnalité d’OCR Cloud avant d’envisager de faire l’acquisition de la version OCR On premise, ceci pourrait offrir un véritable bénéfice aux utilisateurs. Nous avons aussi l’idée d’uniformiser le système d’authentification par badge des copieurs avec celui des accès aux locaux voire même des accès aux ordinateurs.

Mes souhaits d’améliorations sont d’aller plus loin au niveau de la numérisation, soit en proposant des fonctions plus avancées comme la suppression de pages blanches, ou simplement en permettant à PaperCut MF d’afficher dans son interface plus de fonctionnalités de numérisation natives du copieur.

Gérald Hayer

Chef de projet IT

Precia Molen