PaperCut MF à l’Université Clermont Auvergne
PaperCut MF est déployé depuis 2018 sur un serveur central et des serveurs multisites. Il est couplé au système de paiement IZLY qui est très pratique pour les étudiants. En marche normale, nous produisons 100 000 pages par jour pour 80 000 utilisateurs en base (actifs ou non).
Nous sommes organisés avec une Direction du Système d’Information qui comprend un pôle qui gère les équipes de proximité. En cohérence avec cette organisation, l’idée de ce projet était de mettre en place un service centralisé de gestion des impressions tout en donnant l’administration locale aux équipes sur les équipements, les utilisateurs, les rapports, la mise en place de règles et de quotas, ce que PaperCut MF a permis de faire. Quelques fonctionnalités ne peuvent pas être déléguées aux équipes locales comme par exemple les règles d’accès aux périphériques.
Pour conduire ce projet, nous avons profité du marché de renouvellement des copieurs mais en gérant d’abord et à part la couche logicielle afin de nous permettre de pérenniser dessus et ainsi de conserver la solution quel que soit le constructeur. L’Université avait la volonté de n’avoir qu’une seule et unique solution pour disposer d’une vision d’ensemble et offrir un service homogène. À cette occasion, nous avons donc remis à plat les besoins et nous avons fait une présélection de 2 solutions avant de prendre une décision finale. PaperCut MF a été retenu principalement pour ses fonctionnalités autour de la mobilité et sa facilité de mise en œuvre à l’échelle de l’Université.
La libération par badge partout et pour tous a été généralisée. L’impression en web est très utilisée par les étudiants ainsi que l’impression Mobility. Concernant la partie numérisation, le système PaperCut MF permet de scanner vers l’email ou vers le Cloud interne en s’authentifiant avec son badge et sans crédit. PaperCut MF a aussi permis de couvrir les besoins des impressions prépayées dans les bibliothèques et de remplacer le vieux système traditionnel. Aujourd’hui, il nous reste à investir dans les rapports issus de PaperCut MF afin de mieux suivre les indicateurs d’évolution de la politique d’impression, pour l’instant c’est surtout utilisé à la demande.
Le déploiement s’est déroulé facilement avec nos ressources internes et sans aucune difficulté. Aujourd’hui PaperCut MF tourne tout seul, nous intervenons très peu dessus et cela avec seulement 2 compétences. Il y a très peu d’incidents. Lors du prochain renouvellement du parc de copieurs multifonctions, nous ferons le point sur les fonctionnalités et peut-être que nous automatiserons certains flux métiers à partir de la numérisation ou que nous activerons le service d’impression Cloud.
Pierre Baridon
Responsable Informatique