À l’ère du digital, dématérialiser les documents papier est devenue une pratique courante, voire indispensable pour les entreprises et les organisations. Il faut dire que la transformation numérique offre de nombreux avantages en matière de traitement des documents.  Découvrez les bonnes raisons de passer du document papier au document électronique.

Pour quelles raisons dématérialiser les documents ?

Découvrez pourquoi il est dans l’intérêt de votre entreprise ou organisation de dématérialiser vos documents.

Une obligation légale en France

Si autrefois, la dématérialisation de documents était surtout prisée pour ses avantages, aujourd’hui elle devient une obligation pour les entreprises. En effet, depuis le 1^er janvier 2020, la facturation électronique est en vigueur, en particulier les factures fournisseurs. Cette loi sur les factures électroniques concerne toutes les entités de l’Union européenne. Ainsi, pour mener à bien vos activités, il est indispensable d’effectuer la transition numérique de votre structure. D’ailleurs, l’envoi et la réception de documents dématérialisés se généralisent dans le secteur public et privé. La numérisation de l’ensemble des documents est donc à faire. Aussi, n’attendez plus pour contacter un expert pour un projet de dématérialisation de votre société.

Un atout pour l’archivage des documents

L’archivage des documents est essentiel pour pérenniser le patrimoine documentaire et faciliter l’exploitation des données. La dématérialisation des documents est tout à fait en accord avec ces principes. L’archivage électronique permet de réduire les contraintes en matière de gestion des documents et des dossiers. Grâce à l’indexation des documents numériques, il devient plus facile de retrouver un document parmi tant d’autres. De cette manière, les processus métiers de traitement et de diffusion des documents sont plus simples et plus rapides. À cela s’ajoute le gain de place par la suppression d’entrepôt de stockage de documents papier. Pour profiter des atouts de l’archivage numérique, appliquez scrupuleusement les étapes d’une bonne dématérialisation de documents.

Une réduction des coûts de traitement des documents

Le traitement des documents physiques peut prendre beaucoup de temps, surtout pour les factures et les bulletins de paie. C’est d’autant plus vrai si le flux documentaire de votre entreprise est conséquent. Avec les documents dématérialisés, le processus de traitement est accéléré et surtout moins coûteux. De plus, vous faites des économies sur les fournitures (papier et encre) en sollicitant moins le service d’impression. En dernier, mais non le moindre, on cite le gain de place, car vous n’avez plus besoin de local d’archives. De ce fait, vous supprimez les coûts de gestion de ce type d’entrepôt. Selon votre activité, vous pouvez même effectuer du zéro papier.

Une meilleure sécurité pour les données sensibles

Peu importe le secteur d’activité, la protection des données doit être une priorité pour une entreprise ou organisation. Il faut surtout craindre la destruction, la perte et le vol de données sensibles. La dématérialisation des documents est tout à fait en raccord avec la sécurisation d’un système d’information. En effet, les documents électroniques disposent d’une meilleure protection par rapport aux documents papier. L’archivage numérique permet de sécuriser vos données confidentielles via un logiciel de GED (gestion électronique de documents). Cette solution logicielle assure la disponibilité, la confidentialité, l’intégrité et la traçabilité des documents numérisés. Attention, pour une sécurité optimale des données, adoptez les pratiques essentielles sur la sécurité internet.

Une optimisation de la productivité de la structure

La dématérialisation des documents implique également la dématérialisation des processus métiers. De ce fait, une formation peut s’avérer nécessaire pour que les collaborateurs se familiarisent avec la transformation digitale. Mais une fois les connaissances acquises, la digitalisation va à coup sûr améliorer le travail collaboratif. Grâce aux solutions de GED, il y a automatisation de la gestion des tâches chronophages et optimisation du workflow documentaire. Vos collaborateurs peuvent donc se concentrer sur le cœur du métier et développer les activités de votre société. Le gain de temps et la productivité offerte par la dématérialisation est donc mesurable à tous les niveaux.

Dématérialiser les documents avec BLUEMEGA

Vous cherchez un logiciel de dématérialisation pour effectuer la transition numérique de votre structure ? Faites appel à Bluemega, le spécialiste des solutions logicielles pour la gestion des documents. Nos solutions de dématérialisation s’adressent à tout type de structure comme les entreprises privées, les administrations et les collectivités territoriales. Vous pouvez numériser tous types de documents imprimés avec nos solutions logicielles. On cite notamment la dématérialisation des factures fournisseurs, des bulletins de paie, des contrats de travail et des documents administratifs. N’attendez plus pour contacter Bluemega et disposer de la solution sur mesure à votre projet de dématérialisation des documents.

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