Aujourd’hui, l’informatisation ou la numérisation est une nécessité pour mener à bien son activité professionnelle à l’ère du digital. Mais pour cela, encore faut-il mener à bien la transformation digitale de son entreprise ou organisation dans les règles de l’art. Parmi les éléments à voir en premier dans la transition numérique, il y a la dématérialisation des documents. Passer du support papier au format numérique ne se fait pas n’importe comment. La réussite de la dématérialisation des documents requiert la prise en compte de plusieurs paramètres. Découvrez les étapes pour dématérialiser vos documents d’entreprise.

Définir les objectifs de la dématérialisation des documents

Comme tout projet d’entreprise, la première étape d’un projet de dématérialisation des documents est la définition des objectifs. Toutes les entreprises et organisations ne fonctionnent pas de la même manière, ce qui fait que la situation est différente à chaque fois. Un diagnostic de la situation existante s’impose pour comprendre les priorités. Il faut savoir que la digitalisation ne concerne pas tous les documents de l’entreprise. La nature du document dématérialisé (données sensibles) et la fréquence de consultation par services ou collaborateurs sont des critères importants. Le reste est à mettre dans un entrepôt. De plus, sachez que la dématérialisation des documents possède un coût qui peut s’avérer considérable selon l’envergure du flux de documents. En plus du coût de numérisation, pensez aussi à la durée de la procédure qui peut impacter sur le cœur du métier. Un ciblage des documents et une organisation bien rodée sont les clés pour réussir votre projet.

Impliquer les collaborateurs dans la numérisation des documents

La dématérialisation des documents est un levier incontournable pour augmenter la productivité des entreprises, des administrations ou des collectivités territoriales. Et pour cause, la numérisation des documents facilite les échanges de documents et les processus métiers. À cela s’ajoute la réduction des coûts en limitant les volumes d’impression et en utilisant des documents numériques. Toutefois, pour tirer profit de ses avantages, il faut déjà que les collaborateurs soient intégrés à la transition numérique. En effet, pour améliorer un processus métier, vous devez connaître le métier en question. Sans connaissance des mécanismes, il est difficile de concevoir une solution d’optimisation et de rationalisation. De plus, si vos collaborateurs sont mis à l’écart, cela peut entraîner un mécontentement et une non-adhésion au projet. Aussi, impliquez vos collaborateurs au projet pour concevoir un outil de travail collaboratif assurant leur satisfaction et la productivité de l’entreprise.

Analyser les ressources à disposition pour un projet de dématérialisation

Faire l’inventaire des ressources disponibles est crucial pour déterminer l’ampleur du travail à effectuer. Cela permet de bien définir votre budget de dématérialisation et la durée du projet. Il est surtout question de ressources matérielles, de ressources humaines et de ressources financières. Pour les ressources matérielles, il faut lister tous les équipements disponibles pour faire la dématérialisation et traiter les documents dématérialisés. On cite notamment les scanners, les ordinateurs, les solutions logicielles comme un GED et un coffre-fort virtuel, etc. Pour les ressources humaines et financières, tout dépend de la taille de la structure. Une TPE ou une PME n’aura pas les mêmes moyens qu’un grand groupe. Si l’examen révèle que vous ne disposez pas des ressources nécessaires, cela confirme l’intérêt d’externaliser le projet en le confiant à des professionnels.

Établir une logistique  pour la gestion des documents dématérialisés

Avant même de convertir des documents papier sous forme électronique, vous devez proposer une solution de gestion électronique des documents. En plus d’utiliser un logiciel de gestion documentaire, vous devez aussi faire un plan de classement et de hiérarchisation de vos documents. Il faut attribuer une terminologie appropriée pour les métadonnées et l’indexation. De cette manière, il devient facile d’identifier tous les fichiers numériques en fonction de son contenu. Il faut aussi créer un protocole de sécurité ou un  circuit de validation pour s’assurer de la sécurité des documents confidentiels. En pratique, vous devez limiter l’accès aux documents en mettant en place un système d’authentification du personnel autorisé comme un badge, un identifiant et un mot de passe. Ainsi, le partage des documents dans le réseau d’entreprise se fait en toute sécurité.

Se faire accompagner par un expert en dématérialisation des documents

La numérisation de documents change radicalement la manière de travailler de l’entreprise, de l’échange au stockage à la diffusion des documents. Aussi, dans la mesure où le travail de numérisation requiert des ressources que vous n’avez pas, la gestion déléguée est recommandée. Faire appel à des professionnels pour effectuer la dématérialisation des documents est l’assurance d’un travail bien fait. C’est idéal pour bénéficier des meilleurs outils de gestion documentaire comme un logiciel d’archivage ou de signature électronique. De plus, sachez qu’il y a une réglementation et des normes NF à suivre pour les documents numériques. Vous devez vous conformer aux directives proposées par la RGPD comme la conservation de documents et l’obligation de sécurité. Ainsi, optez pour une infogérance pour disposer d’une solution opérationnelle rapide et conforme à la législation.

Bluemega, fournisseur de solution de dématérialisation des documents

Vous cherchez un professionnel pour piloter votre projet de dématérialisation des documents ? Bluemega met à votre disposition des logiciels de gestion de documentaire qui répondent à tous vos besoins. Cela va de la dématérialisation des documents à la capture des documents et l’archivage électronique. Nos solutions prennent en charge tous les types de documents comme des factures (factures clients et factures fournisseurs), des documents administratifs, documents comptables, les bulletins de paie, etc. Ainsi, vous pouvez solliciter nos services que vous soyez une entreprise privée ou une organisation dans le secteur public (collectivités territoriales et établissements publics). N’hésitez pas à contacter notre support technique pour de plus amples informations sur nos solutions.

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