Compte tenu des avancées technologiques, les documents authentiques aussi se font désormais de façon électronique. Et pour donner une valeur juridique complète à ces documents, la signature électronique tombe à point nommé. Elle est pratiquée de nos jours par plusieurs personnes, morales ou physiques, sur des documents électroniques. Son utilisation nécessite néanmoins une certaine maitrise des textes qui encadrent cette nouvelle formule d’authentification des documents.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
Comme toute signature traditionnelle, la signature électronique témoigne de votre approbation par rapport au document sur lequel elle est posée. C’est un acte juridique fort, car cela signifie que le document a été authentifié par vous. Votre signature est unique et vous représente. Elle ne pourra être modifiée ou imitée par un tiers sous peine de subir les rigueurs de la loi. En signant donc un document, vous apportez ainsi votre accord de principe sur le contenu de ce dernier. Avec le développement des technologies nouvelles, l’influence sur l’authenticité des signatures est très grande. Pour des documents échangés par mail par exemple, on a du mal à s’assurer de l’identité de l’émetteur du message. Ainsi, la signature électronique est apparue comme la solution idoine pour référencer et
authentifier les documents électroniques.
L’authentification grâce à la signature électronique
La dématérialisation des documents et le développement des échanges virtuels ces dernières années, a fait ressortir quelques failles du système, qui, heureusement ont été corrigées immédiatement. Le monde du numérique est le monde de l’anonymat. On ne voit ni n’entend l’interlocuteur alors qu’il est quand même nécessaire d’assurer une certaine confiance et d’éviter les dérapages lors des échanges documentaires numériques. Pour y remédier, l’Union Européenne a défini un cadre communautaire avec la directive 1999/93/CE pour les signatures électroniques. Sa mise en place a été effective en 2001 à l’intérieur des frontières européennes. Ainsi, un document numérique comportant une signature électronique a la même valeur qu’un document physique sur lequel est apposée une signature manuscrite. Les documents électroniques sont dès lors authentifiés et ont une valeur juridique.
Les bases réglementaires de la signature électronique
À l’origine, la signature manuscrite a été apposée dans le marbre. C’était en 1804. Deux siècles après, le législateur mit fin à cette pratique grâce à la vulgarisation de l’écrit sur papier et qui fait référence de preuve. À l’orée du XXIe siècle, les Nations Unies (CNUDCI) mirent en place une loi type relative à la reconnaissance juridique d’un document ou d’une signature numérique. En France, c’est le Programme d’Action gouvernemental pour l’entrée de la France dans la Société de l’Information (PAGSI) qui s’en occupe. Plusieurs dispositions législatives et réglementaires ont été adoptées à savoir la loi du 13 mars 2000 et le décret du 30 mars 2001 relatifs à la preuve et la signature électronique. Il y a aussi la loi du 15 novembre 2001 relative à la cryptologie et la sécurité quotidienne. Toutes ces dispositions réglementaires relèvent de la directive européenne 1999/93/CE du 13 décembre 1999. Aux États-Unis par exemple, la signature électronique a été légalisée, sur toute la fédération américaine, par le E-Sign Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) depuis le 1er octobre 2000.
Comment est faite une signature électronique ?
La signature électronique répond au besoin d’authentification des documents. Pour apporter sa signature sur un document numérique, il suffit de suivre des étapes clés de sécurité pour éditer le document, le sécuriser et l’enregistrer avec la signature électronique. Plusieurs logiciels d’édition de document permettent d’y arriver sans problème. Au final, le document doit remplir les trois critères d’authentification à savoir :
- l’authentification directe du signataire ;
- l’intégrité du document numérique ;
- le caractère irrévocable du document.
Les différentes formes de signature électronique
Il existe plusieurs
formes de signatures électroniques. La signature électronique ordinaire : cette forme de signature électronique ne permet pas d’identifier avec certitude l’émetteur de la signature. Bien qu’elle soit une méthode d’authentification et liée à d’autres données électroniques, la signature électronique ordinaire ne permet que de localiser et d’identifier l’ordinateur (via l’adresse IP) ayant servi à émettre la signature. Ceci ne permet pas d’identifier à coup sûr la personne qui a émis la signature. La signature électronique sécurisée : comme son nom l’indique, cette forme de signature électronique est plus fiable. Elle permet d’identifier aisément le signataire qui garde le contrôle exclusif des moyens de création de la signature électronique. Pour mettre en place sa signature électronique sécurisée, des normes en la matière doivent être respectées. Il faudra donc l’intervention des prestataires de service de certification.
Quelques documents d’application de la signature électronique
La signature électronique est appliquée dans plusieurs domaines et secteurs. Elle peut être utilisée pour :
- les factures dématérialisées ;
- les contrats en ligne ;
- les déclarations d’impôts et de TVA ;
- les déclarations sociales dématérialisées pour les entreprises ;
- la dématérialisation des fiches de paie.
Qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ?
Une facture dématérialisée est à différencier d’une facture électronique. La première existe déjà en version papier et elle sera scanné ensuite pour des raisons d’archivage. Par contre, la facture électronique est celle qui n’existe qu’en version numérique.
Les étapes clés pour réussir la dématérialisation des factures
Des effets de la mondialisation et de la révolution digitale que subit le monde des affaires, on ne retient qu’une chose : l’adaptation de l’organisation à son époque. Pour toute entreprise qui souhaite atteindre ses objectifs, il est crucial d’ores et déjà d’élaborer une méthode de dématérialisation pour ses factures. Cette action instaurée dans un souci de traçabilité permet à l’entreprise de gagner en temps et en argent. Pour réussir la dématérialisation de ses factures, voici les étapes clés à adopter.
Procéder à un état des lieux
Avant d’entamer tout projet de dématérialisation, il faut mettre en place un système d’audit. Ce n’est qu’un exercice simple qui vise à contrôler les processus administratifs existants. Ainsi, les dirigeants devront au préalable déterminer comment est établi tout le processus papier existant des documents, ainsi que les émetteurs et bénéficiaires de ces documents. Ils devront dans une certaine mesure identifier aussi les contraintes administratives liées à chaque document.
Se poser les bonnes questions
Une fois que vous avez identifié toute la procédure relative au papier existant, vous devrez vous poser quelques questions règlementaires. En tant que dirigeant, il vous faudra déterminer avec certitude la technique idéale de dématérialisation. Il peut s’agir de la Gestion Electronique des Documents (GED), de l’Échange de Données Informatisées (EDI), de solutions de scanning ou de système de Lecture Automatique de Documents (LAD). De plus, il serait préférable pour le manager de choisir la signature ou le certificat horodaté qui convient à son projet de dématérialisation. Enfin, le dirigeant devra aussi trouver la bonne méthode d’archivage maximal au regard de la durée légale de conservation. De ce fait, pour une facture entrante, l’entreprise aura pour obligation en vue de réussir la dématérialisation de ses factures, d’accompagner ses fournisseurs et de prendre en compte leurs contraintes. Et pour la facture sortante, il lui faudra communiquer avec tous les clients et faire usage de toutes les plateformes de communication pouvant faciliter la compréhension des différents acteurs.
S’acquitter des détails techniques
Ceux-ci concernent la plateforme de réception des factures à dématérialiser. Souhaitez-vous donc choisir un système d’exploitation comme Windows, Linux, Mac OS sur des applications comme Sage ou ERP ? Préférez-vous des formats comme le PDF, le XML ou le Spool ? Telles sont les interrogations qui doivent animer votre démarche. L’un des autres détails techniques à prendre en compte est la manière dont vos destinataires pourront récupérer les factures de manière efficace.
Sensibiliser ses fournisseurs
C’est une étape très importante. La dématérialisation des factures ne saurait être réalisée sans la participation de vos partenaires. Vous devrez donc en amont préparer des actions de sensibilisation et d’information pour ces derniers. En réalité, certains fournisseurs pourraient être réfractaires à ce changement. Il vous revient la tâche primordiale de leur faire accepter progressivement la dématérialisation de vos factures. On ne saurait également oublier le personnel qui doit aussi être l’un des premiers acteurs de ce processus nouveau à être informé. Ils doivent être convaincus du bien-fondé de votre initiative. Beaucoup redoutent en effet que l’automatisation des factures entrantes et sortantes ne soit une opération illégale et dont la preuve faible pourrait créer des litiges entre les entreprises. N’hésitez donc pas à mener des formations régulières pour expliquer en long et en large cette opération qui finira par se démocratiser à tous. Les services d’un consultant externe en la matière pourront même vous être utiles.
Les avantages de la dématérialisation des factures
Numériser ses factures ou ses documents offre de nombreux avantages. Nous remarquons tout d’abord que le passage à une facturation essentiellement électronique permet de faire économiser au moins 60 % et 50 % des frais respectifs de gestion pour factures sortantes et entrantes. Cet avantage est énorme quand on sait qu’une facture sur papier coûte trois fois le prix d’un timbre. Par ailleurs, automatiser ses factures vous permet de :
- respecter vos délais de règlement ;
- diminuer vos temps de traitement.
N’oublions pas que la dématérialisation des factures permet de suivre de manière détaillée les états de frais. Vos factures sont également mieux sécurisées et peuvent être mises en alerte en cas de problème avant la date de l’échéance. En conclusion, s’il est vrai que la numérisation des factures semble être une tâche ardue, sa réalisation est obligatoire, car d’ici 3 ans, tous les systèmes d’informations ne seront exécutés que sur ce mode particulier. Faites donc tout votre possible pour réussir la dématérialisation des factures au sein de votre organisation. Les factures dématérialisées seront valables bientôt partout en Europe.
Dimitri Moreau