Témoignage PaperCut MF – Mairie de Mauguio Carnon
Mauguio Carnon est une commune du département de l’Hérault qui compte 20 000 habitants.
Le projet d’optimisation des systèmes d’impression et des usages associés a commencé à voir le jour en 2014. L’enjeu était avant tout écologique puisque la copie et l’impression ont des conséquences importantes sur le développement durable en raison de l’usage du papier, de l’encre et de la consommation électrique des appareils. Bien entendu, cette démarche permettait par la même occasion d’engager un plan de maîtrise et de rationalisation des coûts d’impression. Nous avons donc décidé de supprimer progressivement les imprimantes individuelles et de créer des points d’impression partagés. Il se trouve que la création de ces points d’impression partagés était en cohérence avec la volonté de travailler sur la santé au travail, puisque cette nouvelle organisation permettait aux agents de se déplacer pour récupérer leurs impressions plutôt que de rester à leurs postes. Et afin de nous permettre de suivre, d’analyser et d’agir sur les usages d’impression, nous avons dés 2014 lancé une consultation afin de disposer d’un logiciel qui pour des raisons évidentes de pérennité devait être indépendant des constructeurs de copieurs et d’imprimantes. PaperCut NG s’est imposé de lui-même.
Lors de la première mise en place de PaperCut NG, nous avons immédiatement constaté que le logiciel était très performant pour déployer une politique écoresponsable et cela même si nous n’utilisions pas encore toutes les fonctionnalités. Dans un premier temps la solution avait été déployée sans le système d’authentification qui permet aux utilisateurs de libérer leurs travaux en attente lorsqu’ils sont devant le copieur multifonctions. Alors en 2016, à l’occasion du remplacement de notre parc de copieurs multifonctions, nous avons demandé aux soumissionnaires d’ajouter cette option de PaperCut sur les copieurs qu’ils proposaient. Nous avions aussi compris que pour mettre en place une politique d’impression maîtrisée, il était plus simple de tout rationaliser autour d’un même fournisseur et d’avoir une date d’échéance unique pour l’ensemble du parc. Buro systèmes a remporté la consultation en proposant du matériel Sharp.
Ce déploiement a permis de renouveler les 22 copieurs multifonctions de la ville et de les équiper avec PaperCut MF. Ainsi, les utilisateurs bénéficient de l’impression suivie et sécurisée en s’authentifiant sur les copieurs. Cette fonction est géniale car elle offre du confort et de la confidentialité ! Dans un premier temps, il a fallu gérer le changement auprès des utilisateurs et ensuite c’est devenu naturel. Grâce au mode Direct Print proposé par PaperCut MF, l’impression suivie a même pu être mise en place sur un site distant, tout en s’affranchissant du transit par le serveur et du risque de surcharger la bande passante. Seul le service comptabilité qui produit des travaux volumineux est exempté de cette fonction.
En 4 ans, à la Mairie le volume d’impression a baissé de 30%, le recto verso a atteint 55% et 75% des travaux sont en noir et blanc. La Ville de Maugio Carno est très satisfaite de la solution PaperCut MF qui a permis de renforcer la politique de développement durable et d’atteindre les objectifs fixés. L’accompagnement de Buro Systèmes assisté de Bluemega pour conduire ce projet a été bon. Il existe encore des marges de progression sur ce projet, après avoir nettoyé le système de la toutes les traces des anciennes imprimantes, nous souhaitons mieux utiliser le module de rapports de PaperCut MF, par exemple en envoyant un rapport automatique et personnalisé à chaque utilisateur et en mettant en place un challenge autour de la consommation ce qui irait totalement dans le sens d’une politique écoresponsable. Sur la maîtrise des dépenses, il reste des leviers concernant l’usage de l’impression en couleur qui est 10 fois plus chère qu’en noir. L’objectif serait de mettre en place des règles sous Papercut MF afin de nous assurer que la couleur est utilisée que lorsque c’est vraiment nécessaire.
Nicolas De Bodinat – Responsable Informatique